أسود البيزنس

موقع يهتم بكل ما له علاقة بالبيزنس

عناصر الاتصالات الإدارية - مكونات الاتصالات الإدارية

عناصر الاتصالات الإدارية - مكونات الاتصالات الإدارية

عناصر الاتصالات الإدارية - مكونات الاتصالات الإدارية

مفهوم الاتصالات الادارية


الاتصالات هي الوسائل التي يتم بواسطتها تبادل أو نقل المعلومات ،الأفكار ، الحقائق ، المشاعر من جهة إلى أخرى حتى يتحقق فهم موحد وكذلك توافر نفس المعلومات والأفكار والحقائق لجميع الأطراف الذين تشملهم عملية الاتصالات.

أنصحك بالإطلاع على هذة المقالة المنفصلة بعنوان الاتصالات الادارية - المفهوم والأهداف والأهمية و المزيد


ويمكن تصوير عملية الاتصالات Communication Process كما هو موضح في الشكل التالي :


من هذا الشكل يتضح أن عملية الاتصالات تتكون من :

1-المرسل Sender
2-المستقبل Receiver
3-الرسالة Massage
4-الوسيلة Medium
5-التعبير Coding
6-فك الرموز Encoding
8-التغذية المرتدة Feedback
9-المؤثرات الخارجية Noise

المرسل


هي تلك الجهة التي تشعر أنها ترغب في إرسال معلومات ، أفكار . حقائق ، مشاعر لجهة أخرى أو قد تشعر على العكس أنها ترغب في الحصول على المعلومات ، الأفكار ... الخ من جهة أخرى

المستقبل


هي تلك الجهة المطلوب تزويدها بالأفكار والمعلومات ... الخ أو تلك الجهة المطلوب الحصول منها على معلومات معينة أو أفكار ... الخ

وهناك أربعة مواقف لذلك .

الموقف
(1)
(2)
(3)
(4)
المرسل
المستقبل
فرد واحد
فرد واحد
فرد واحد
جماعة
جماعة
فرد واحد
جماعة
جماعة

An individual to An individual
An individual to a group
A Group to an individual
A Group to a group
أمثلة لعمليات الإتصالات في المواقف المختلفة
- مقابلة بين رئيس ومرؤوس     لتوضيح   التعليمات ،
لتقييم الأداء ، لمراجعة أعماله
- مقابلة بين مرؤوس ورئيس لإبداء رأي معين أو تبليغه بشكوى معينة
- مقابلة بين رئيس عمال ومجموعة عمال لتوزيع العمل عليه ، لشرح طريقة العمل
- مقابلة بين مجموعة ورئيس عمل
- مقابلة مجموعة من المديرين لإختيار موظف جديد للشركة
- اجتماع بين ممثلي إدارة الإنتاج مع إدارة المبيعات

وفي داخل المنظمة تأخذ الإتصالات بين المرسل والمستقبل أربعة اتجاهات أساسية كما يوضحها الشكل التالي :

الإتجاهات المختلفة للإتصالات داخل المنظمة
ويتضح من الشكل السابق أنواع الاتصالات

أنواع الاتصالات


1 - اتصالات أفقية
2- اتصلات محورية
3- اتصالات رأسية الى أعلى
4- اتصلات رأسية الى أسفل

أن هناك اتصالات أفقية ويعبر عنها بالخط المتصل الأفقي horizontal وهي الاتصالات التي تتم بين الزملاء على نفس المستوى الإداري أو الأقسام التي تقع على نفس المستوى الإداري . فمثلاً بين قسم الإنتاج وقسم المبيعات وهي ضرورية للتنسيق بين الأعمال الخاصة بالإنتاج والبيع حيث لا فائدة من إنتاج منتج معين وال يمكن بيعه بسهولة .

والنوع الثاني من الاتصالات وهي الاتصالات الرأسية وهي تظهر في الشكل السابق بالخط المتقطع (ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ) وهي تأخذ اتجاهين: إما من أعلى إلي أسفل Downward أو من أسفل إلي أعلى upward،  تمثل الاتصالات من أعلى إلى أسفل التعليمات والسياسات والإجراءات واللوائح ونظم العمل التي يقوم المدير الأعـلى عـلى مـستـوى إدارة أعـلى Higher level ، بـتبليغها إلي المديرين الذين يقعون على مستويات إدارية أدنى . 

وكما تحتاج المنظمة إلي نظام الاتصالات من أعلى إلى أسفل تحتاج أيضاً إلي نظام الاتصالات من أسفل إلي أعلى فإنها وتمثل هذه الاتصالات محتويات صناديق الاقتراحات ، صندوق الشكاوى ، اجتماعات التطوير التي تتم في أدنى المستويات الإدارية وترفع نتائجها إلي الإدارة العليا ، مطالب العمال ، وفي حالة عدم وجود نظم للاتصالات من أسفل إلى أعلى فإن المستويات الإدارية تلجأ إلي نظم أخرى غير رسمية التي تكون غير كافية أو غير مناسبة لتوصيل الآراء والرغبات و الاهتمامات والمشاكل إلي الإدارة العليا. 

تحقق نظم الاتصالات من أسفل إلى أعلى ليس فقط شعور المستويات الإدارية الأدنى بأن لهم دور في بل إعداد السياسات والنظم وأنها ليست مفروضة عليهم فرضاً أكثر من ذلك فإن كثيراً من الأفكار الخاصة بتقديم منتجات جديدة في السوق إنما جاءت من المستويات الإدارية الدنيا .

 أما عن الاتصالات المحورية Diagonal التي تأخذ شكل الخط فإنها تتم مثلاً بين المدير المالي (على مستوى إداري أعلى) مع مدير مصنع على مستوى إداري أدنى ولكن لا يقع على نفس خط السلطة Authority line الخاص بالمدير المالي . هنا الهدف قد يكون تبليغ المصنع بالتعليمات المالية الواجب اتباعها عند تصريف الشئون المالية للمصنع .

الرسالة


المقصود بالرسالة هي المعلومات التي يرغب في أن يرسلها المرسل إلي المستقبل والتي تهدف التأثير على سلوك behavior المستقبل ، تزويده بمعلومات Information ، تغيير اتجاهاته Attitudes وهنا يتطلب الأمر صياغة الرسالة بدقة ووضوح واختيار الكلمات التي تتمشى مع المستقبل وزرع planting في الرسالة المشوقات والمؤثرات التي تجذب انتباه المستقبل وتأسر capture اهتمامه بحث يري ما يراه المرسل ويدرك ما يدركه المرسل تماماً طبق الأصل بل أكثر من ذلك نسخ نسخة مما فى ذهنك فى ذهن الاخرين copying a copy of what in your mind in the mind of others.

وفيما يلي أمثلة للرسالة التي قد تحتويها الاتصالات المختلفة داخل المنظمة :

الاتصالات مع الرؤساء
الاتصالات مع الزملاء
الاتصالات مع المرؤوسين
- تزويد الرؤساء بما يطلبه المرؤوس للرد علي رسالة الرئيس
 - إخبار الرؤساء بما تم تنقيذه ومدى تقدم العمل.
- طلب المعاونة فى حل مشكلة معينة.
- تقديم مجموعة من الافكار لتطوير العمل والاداء .
- طلب توضيح تعليماتهم واوامرهم .
- لتنسيق الاعمال والمجهودات معهم
- لتقديم المساعدة والعون في حل مشكلة معينة
- لتزويد بمعلومات تساعدد فى أداء أعمالهم وتحسين الاداء
- للتعرف عليهم كافراد
- إصداو أوامر وتعليمات
 - لإقناعهم بطرق عمل جديدة
- لتقييم الاداء
- لمكافائتهم ، عقابهم ، تأنيبهم
- لتوضيح التعليمات والاوامر
- للتعرف عليهم كافراد

الوسيلة


بعد أن تم تحديد الحاجة إلي إجراء الاتصالات وتحديد الهدف المطلوب تحقيقه من الاتصالات وذلك بناء على دراسة المستقبل ورغباته وحاجاته واهتماماته ، ثم صياغة الرسالة واختيار الكلمات فإن الأمر يتطلب وجود ناقلة Carrier ( وسيلة أو قناة) channel وذلك لنقل الرسالة من المرسل إلي المستقبل . هنا قد يتم نقل الرسالة شفاهه oral أو غير شخصية impersonal.

 و الاتصالات غير الشخصية هي تلك التي تتم دون تواجد المرسل والمستقبل في مقابلة شخصية ومن أمثلة ذلك الخطابات ، المذكرات ، مجلة المصنع ، النشرة األسبوعية و في جميع هذه المواقف يكون المرسل the sender غائباً Absent عندما يتسلم المستقبل Receiver الرسالة وبالتالي لا يمكن للمرسل أن يحصل على أي تغذية مرتدة فورية Feedback عن تقبل المستقبل للرسالة المرسلة ، بل أن الأمر يتطلب انقضاء بعض الوقت حتى يمكنه الحصول على هذه التغذية المرتدة .

 أما عن الاتصالات الشخصية وهي تلك التي تتم بتواجد المرسل والمستقبل معاً في مقابلة شخصية Face to Face أو من خلال محادثة تليفونية فإن المرسل يمكنه استخدام ليس فقط الكلمات في تبليغ رسالته إلي المستقبل ولكنه يمكنه استخدام لغة الجسد Body language لمساعدته في صياغة الرسالة حيث ثبت أن تأثير لغة الجسد والإشارات أقوى بكثير من تأثير الكلمات (words ) بل إن مصداقية هذه اللغة تفوق كثيراً مصداقية الكلمات .

أيضاً يمكن للمرسل أن يتعرف بسهولة على مدى قبول المستقبل للرسالة وإلي أي حد قامت بجذب انتباهه بل يمكنه إجراء تعديل في مضمون الرسالة عندما يشعر أن هناك حاجة ذلك، فهذا لا يمكن تحقيقه في حالة الاتصالات غير الشخصية الكتابية written، ففى الإتصالات الشخصية يمكن للمرسل أن يحصل على تغذية مرتدة فورية عن مدى اقتناع وفهم المستقبل للرسالة المرسلة إليه . 

وعموماً فإن المدير يجب أن يستخدم جميع الوسائل في الاتصالات الكتابية والشفهية أو غير الشفهية والشخصية وما يصلح لموقف لا يصلح أو قد يكون قليل الفاعلية في موقف آخر يبدو ذلك من الجدول الآتي .

الاتصالات الكتابية
Written , impersonal communications
الاتصالات الشفهية
Oral , face to face interpersonal communications

تشمل الحطابات ، المنكرات memo ، التقارير ، البريد ، لوحة الإعلانات ، النشرات ....الخ
تشمل المقابلات الشحصبة ، المكالمات التلبفونبة ، الاجتماعات ، المؤتمرات ، فرق حل المشاكل
انتباه أقل من المستقبل لا يوجد تغذية مرتدة فورية . المرسل غائب اثناء استلام المستقبل للرسالة ولا يبدو الاستعجال الموقف الرسمى Formal
تغذية مرتدة فورية ، التأكد من فهم المستغبل للرسالة . تزويد المستغبل بالتوضبح ، توافر المناخ غبو الرسمى  Informal
- الرسائل لا تحتاج إلى تغذية مرتدة فورية
– الرسائل التى تحتاج إلى توضبح او شرح
- الرسائل المتصلة بالاعمال الروتينبة او الاعمال التقليدبة
- الرسالة العاجلة
- الرسائل التى تحتاج أخذ وعطاء ببن المرسل والمستقبل Give and Take
- تأنبب أو مدح المرؤوسبن
- إعطاء الاوامر
- المسائل المعقدة التى تحتاج إلى شرح وتوضح

وفي كثير من الأحيان يستخدم المدير وسيلتي الاتصال معاً الشفهية والكتابية لتوصيل رسالة معينة . فمثلاً في حالة تقديم شكر للمرؤوس أو تأنيبه على أداء عمل معين يجب أن يتم شفاهه أولاً من خلال مقابلة معه على أن يعقبها خطاب مكتوب يحتوى على الشكر والثناء أو يحتوى على التأنيب وكذلك في حالة مقابلة شخصية بين أحد الخبراء وأحد العملاء وعندما يتفقون شفاهه على أسلوب العمل وتوقيتاته .. الخ فإن الأمر يتطلب من الخبير أن يقوم بكتابة هذا الاتفاق الشفهي ثم يرسله إلي العمل حتى يكون مرجعاً Reference يمكن الرجوع إليه مستقبلاً عند الحاجة إليه أو عندما تحدث مخالفات على أسلوب وتوقيتات العمل .

التعبير وفك الرموز


تعد عملية الاتصالات من أعقد العمليات الإدارية وذلك لأنها تتم بين أفراد وجماعات فكل فرد لـه جهاز إدراكي لإرسال واستقبال الرسائل ولا يوجد فردان متطابقين في هذه الخاصية . كل منا يستقبل الرسائل التي يتسلمها ويفسرها Interpret بطريقة ليست موضوعية objective وهذا ما يسمى بفك الرموز أي تفسير الرسالة والكلمات وتحديد معنى لها . فالرسالة الواحدة التي يتسلمها أكثر من فرد في نفس الوقت قد تعنى عدة معاني مختلفة بل متعارضة لهؤلاء الأفراد بل أكثر من ذلك – وهذا ما يجعل عملية الاتصالات في غاية التعقيد – أن نفس الرسالة يتسلمها الفرد في وقت معين – حيث تسيطر عليه متغيرات نفسية وبيولوجية معينة تجعله يتصرف تصرفاً معيناً – وهذا التصرف سوف يختلف تماماً بل قد تعارض إذا تسلم الرسالة في وقت آخر حيث تسيطر عليه مشاعر وأحاسيس مختلفة وتظهر هذه العمليات من الشكل التالي :

التعبير وفك الرموز - الاتصالات الادارية

ويمكن ان نستنتج من الشكل السابق العمليات العشر المكونة لنظام الاتصالات ومدى وجود ارتباط قوي بينها :

الرموز
العملية الاتصالية
1- مؤثر خارجي
وجود مؤثرات خارجية تظهر الحاجة إلي اتصال من نوع ما ، الحاجة إلي معلومات، الحاجة إلي إرسال معلومات.
2- الإدراك
يفوم المرسل بإدراك Perceive المؤثرات طبقأ لجهاز الإدراك الخاص به.
3- التفسير
طبقاً للإدراك الخاص بالمرسل فانه يفوم بتفسير المعاني التي يرغب في أن تصل الى المستقبل.
4- تركيب الرسالة
يقوم المرسل بوضع هذه المعاني في شكل مجموعة من الكلمات والإشارات وصياغتها في رسالة.
5- الوسييلة
ياتي دور هذا العنصر مبكراً عند تركيب الرسالة حتى بتم إعداد الرسالة وصياغتها في ضوء الوسيلة التي ستستخدم لنفلها للمستفبل.
6- الإدراك
يفوم المستفبل باستفبال الرسالة بواسطة حهاز الادراك الخاص به الذى يتوقف على ظروفه الشحصيةhis personalities ومجموعة القيم والعادات الاجتماعية التي يعتنقها.
7- فك الرموز
يقوم المستقبل بتتفريغ الرسالة وترحمتها الي اللغة التي بعرفها.
8- التفسير
يفور المستفبل بتحديد معنى الرسالة التي تسلمها طبقاً لجهازه الادراكي.
9- تركيبب الرسالة
يفوم المستفيل باعداد الرد أو طلب توضيح أكثر.
10- التغذية المرتدة
وهي تلك الاشارة أو الكلمات التي يصدرها المستفبل والتي تحمل رسالة إلى المرسل تفيده بمدى الاستجابة، المواففة، الرفض ..الخ.

فى النهاية اخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق

اعلان اول الموضوع

اعلان وسط الموضوع

إعلان اخر الموضوع