الموارد متنوعة، فكل شيء من الأشخاص الذين تعمل معهم والمعدات التي يستخدمونها، إلى المواد والإمدادات الأخرى التي تحتاجها، وحتى الموقع الذي تعمل فيه، كل هذا يقع تحت مظلة الموارد؛ فهذه الموارد كثيرة وتحتاج الي تخصيص!. ولذلك في هذه المقالة سنوضح المقصود بتخصيص الموارد، وفوائدها، وتحدياتها، وخطوات تنفيذها بالتفصيل.
تعريف الإدارة الاستراتيجية
الإدارة الاستراتيجية Strategic Management هي مجموعة التصرفات والقرارات التى تعمل على إيجاد استراتيجيات فعالة لتحقيق أهداف المنظمة، ورغم أن هذا التعريف يميل أكثر إلى العمومية والتوصيف لطبيعة العمل الاستراتيجي الإداري، فإن هناك من عرّف إدارة الاستراتيجية من منطلق الأدوار والمراحل الضرورية لإتمامها، ومن هؤلاء (Fred R David) فريد داوود الذي عرفها بقوله: “فن وعلم صياغة، وتطبيق، وتقويم التصرفات والأعمال التي من شأنها أن تمكن المنظمة من وضع أهدافها موضع التنفيذ”.
ومن خلال ذلك يتضح أن هناك ثلاث مراحل أساسية لإتمام عملية إدارة الاستراتيجية وهي:-
أ. صياغة الاستراتيجية: Strategy Formulation
ب. تطبيق الاستراتيجية: Strategy Implementation
ج. تقويم الاستراتيجية: Strategy Evaluation
مقالة ذات صلة: الإدارة الإستراتيجية: التعريف، الأهمية، الأهداف، المراحل، التطور
مقالة ذات صلة: مراحل الإدارة الإستراتيجية
ما هي صياغة الاستراتيجية؟
صياغة الإستراتيجية strategy formulation هي عملية اختيار مسار العمل الأنسب لتحقيق الأهداف والغايات التنظيمية وبالتالي تحقيق الرؤية التنظيمية، وتعرف ايضاً صياغة الاستراتيجية بأنها هي عملية تحديد الأهداف وتحديد الخطة التنفيذية المناسبة لتحقيق تلك الأهداف× وتستخدم المنظمة صياغة الإستراتيجية للتخطيط للنجاح وإدخال تحسينات على استراتيجيات مكان العمل حسب الحاجة. وصياغة الإستراتيجية ضرورية لتحقيق وقياس إمكانية تحقيق الأهداف؛ وبعد إنشاء الاستراتيجيات، تقوم المنظمة عادةً بتعليم موظفيها حتى يعرفوا غرض المنظمة وأهدافها وغاياتها.
مقالة ذات صلة: صياغة الاستراتيجية: ما هي، مراحلها، الأساليب التحليلية، أثر النواحي السياسية
ما هي تنفيذ الاستراتيجية؟
تعرف تنفيذ الاستراتيجية strategy implementation بأنها :
- العمليات التي من خلالها يتم تنفيذ استراتيجيات المنظمة، والمتمثلة في وضع الهيكل التنظيمي والأهداف السنوية، ووضع السياسات، البرامج … الخ ..
- تحويل الخطة الاستراتيجية للمنظمة إلى فعل ثم إلى نتائج.
- وضع الاستراتيجيات موضع التنفيذ من خلال الهيكل التنظيمي، الأهداف السنوية، والسياسات، والبرامج، والموازنات، والإجراءات، والقواعد.
- سلسلة من الأنشطة والفعاليات المترابطة التي تمارس لوضع الاستراتيجية موضع التنفيذ من خلال البرامج التنفيذية والموازنات التقديرية والمؤشرات والإجراءات
- تهيئة المنظمة من كافة الجوانب الإدارية و الوظيفية بحيث تساعد على وضع الخطة موضع التنفيذ من خلال التركيز على بنية التنظيمات، والإطار العام لتنفيذ الاستراتيجية، والهياكل التنظيمية الداعمة للاستراتيجية، وبناء الهيكل الوظيفي، وتحديد درجة المركزية واللامركزية في المنظمة بالإضافة إلى التنسيق والتكامل بين مختلف الوحدات التنظيمية
مقالة ذات صلة: تنفيذ الاستراتيجية: ما هي،أهميتها، مراحلها، أسباب فشلها
مراحل تنفيذ الاستراتيجية
تتطلب تنفيذ الاستراتيجية الربط بين ما يجب أن تصل إليه والأسلوب الذي ينبغي أن تتبعه للوصول إلى ذلك الهدف. ولكي تستطيع المنظمة أن تقوم بتنفيذ الاستراتيجيات فإنها تحتاج إلى ما يلي:-
- أن تحدد المنظمة أهدافها التشغيلية.
- وضع السياسات.
- تحليل وإدارة الهيكل التنظيمي
- تخصيص الموارد بكفاءة لتنفيذ الاستراتيجيات التي تم صياغتها بنجاح. (موضوع مقالة اليوم)
- دفع العاملين وتحفيزهم للتنفيذ.
ما هو تخصيص الموارد؟
تخصيص الموارد resource allocation هو عملية تعيين الأصول وإدارتها بطريقة تدعم أهداف التخطيط الاستراتيجي للمنظمة، ويشمل تخصيص الموارد إدارة الأصول الملموسة مثل الأجهزة لتحقيق أفضل استخدام للأصول الأكثر مرونة مثل رأس المال البشري؛ ويتضمن تخصيص الموارد الموازنة بين الاحتياجات والأولويات المتنافسة، وتحديد أفضل مسار للعمل لتعظيم استخدام الموارد المحدودة والحصول على أفضل عائد على الاستثمار. فعند ممارسة تخصيص الموارد، يجب على المنظمات أولاً تحديد هدفها المنشود، مثل زيادة الإيرادات أو تحسين الإنتاجية أو التعرف على العلامة التجارية بشكل أفضل؛ ثم يجب عليهم تحديد الموارد التي ستكون مطلوبة للوصول إلى هذا الهدف.
بينما يشير تخصيص الموارد غالبًا إلى الأنشطة المتعلقة بإدارة المشاريع، يستخدم المصطلح أيضًا في سياقات أخرى، بما في ذلك ما يلي: الاقتصاد، حيث يكون أحد مكونات المالية العامة؛ وتخزين الكمبيوتر، حيث يصف كيفية إدارة أنظمة التشغيل لموارد تخزين البيانات.
خطوات تخصيص الموارد
الخطوات الخمس التالية مهمة عند تخصيص الموارد المتاحة كجزء من إدارة المشاريع:
- التخطيط. يجب على مديري المشروع أولاً رسم خريطة للمشروع، ويجب عليهم تقسيم المشروع إلى مهام منفصلة وتحديد المهارات المطلوبة، ويجب عليهم أيضًا فحص أي قيود، مثل المواعيد النهائية والميزانية، ويجب على مديري المشاريع أيضًا تحديد أعضاء الفريق المحتملين بناءً على مهاراتهم وتوافرهم، ويحتاج مديري المشروع أيضًا إلى تحديد تبعيات المهام التي قد تؤثر على إكمال خطوات معينة؛ ويتطلب التخطيط أيضًا تطوير هيكل تقسيم العمل work breakdown structure، والذي يطابق كل مهمة مع تواريخ البدء والانتهاء والميزانية الموضوعة.
- قياس التوفر. نؤثر الإجازات المرضية وأيام العطلة واللأعياد وغيرها من الأشياء على مدى توفر فريق العمل؛ وخلال هذه الخطوة، يجب على المديرين إنشاء خطوط اتصال مع أعضاء الفريق بحيث يمكن الإبلاغ عن تخصيص الموارد والتحولات والتغييرات في المشروع أو جدوله الزمني؛ ويعد التواصل المفتوح أمرًا بالغ الأهمية لتمكين التعاون المتبادل بين الموظفين وتحسين استخدام الموارد المشتركة، كما أنه يساعد في تحديد الموظفين الذين لديهم التزامات متضاربة أو يقومون بالعمل في مشاريع متعددة في نفس الوقت، وهذا من الممكن ان يؤدي إلى إبطاء المشروع.
- الجدولة. يقوم المديرون بتعيين المهام وتطوير الجداول الزمنية للمشروع، ويستخدمون أدوات إدارة الموارد لأتمتة هذه العملية وتبسيطها وتحسين إدارة عبء العمل؛ وإدارة أعباء العمل بشكل فعال يمكن أن تمنع الإرهاق، وتحدد الفرص لتعزيز مهارات أعضاء الفريق وتظهر الحاجة إلى موظفين إضافيين؛ وتتضمن جدولة الموارد حجز الوقت للمهام ذات الأولوية وتعيين مستوى الأولوية لكل مهمة.
- الرصد. بمجرد بدء المشروع، من المهم تتبع أداء أعضاء الفريق ومراقبة مدى فعالية إتمامهم للمهام، ويجب تعديل تخصيص الموارد لتعظيم الكفاءة والاستفادة من الفرص الجديدة التي تظهر؛ وتسهل برامج وأدوات إدارة المشاريع جمع البيانات في الوقت الفعلي اللازمة لضمان بقاء الفريق في الجدول الزمني للمشروع.
- التقييم. يتم تقييم نجاح المشروع بناءً على المقاييس التي توضح مدى نجاح المشروع في تلبية التوقعات؛ ويمكن استخدام البيانات من هذه النتائج لتحسين استراتيجيات تخصيص الموارد في المشاريع الجديدة.
فوائد تخصيص الموارد
يوفر التخصيص الفعال للموارد الفوائد التالية:
- التعاون. يساعد تخصيص الموارد على تسهيل التواصل بين الموظفين ويعزز التعاون؛ وتسمح إستراتيجية تخصيص الموارد بالتواصل مع أصحاب المصلحة، لإبقائهم على اطلاع بالتقدم المحرز نحو الأهداف الاستراتيجية.
- الكفاءة. يساعد توفر الموارد الفرق على إكمال المشروع في الوقت المحدد واستخدام الموارد اللازمة فقط لتحقيق كل هدف؛ وتساعد استراتيجية تخصيص الموارد الجيدة فرق عمل المشروع project teams على تجنب الأخطاء المتعلقة بالأطراف المتعارضة.
- معنويات الفريق. يحسن تخصيص الموارد مشاركة الموظفين ويحسن معنويات أعضاء فريق العمل، ويسمح تخصيص الموارد بتوزيع أكثر إنصافًا للمسؤوليات بحيث لا يعمل أي عضو من الفريق فوق طاقته؛ ويمكن أن يؤدي هذا النهج إلى تحسين الإنتاجية لأنه مع تحسن رفاهية أعضاء الفريق، فإن لديهم القدرة والسلطة للقيام بعمل إضافي.
- تقليل التكاليف. يمكن أن يؤدي التخصيص الفعال للموارد إلى توفير كبير في التكلفة لأنه يزيد من الكفاءة ويقلل من الهدر ويتجنب الأخطاء المكلفة والعوائق والتأخير.
تحديات تخصيص الموارد
هناك أيضًا تحديات مرتبطة بعملية تخصيص الموارد، بما في ذلك ما يلي:
- ندرة الموارد. في بعض الأحيان لا تتوفر موارد كافية لتحقيق المهام المنصوص عليها في خطة المشروع، وقد تكون بعض الموارد متاحة جزئيًا فقط في جميع أنحاء المشروع؛ وفي حالات أخرى، قد تكون موارد المشروع متاحة في بداية المشروع ولكن ليس لاحقًا أثناء تقدمه.
- نقص المهارات. إذا كان هناك نقص في مهارات معينة، فقد يكون لذلك تأثير سلبي على المشروع؛ ويمكن أن يستغرق التدريب الإضافي أو التوظيف المطلوب وقتًا قد لا يتم تضمينه في جدول المشروع.
- زيادة الموارد. يمكن أن تؤثر الموارد الكثيرة جدًا سلبًا على الكفاءة والإنتاجية؛ فإذا تم تخصيص المزيد من الموارد لمهمة أكثر مما هو مطلوب، فقد يشعر الموظفون بالارتباك في محاولة الاستفادة منهم جميعًا.
- الرؤية. يمكن أن يؤدي ضعف الرؤية في تفاصيل كيفية تقدم المشروع إلى عدم قيام مديري المشروع بتخصيص الموارد المناسبة حيث يحتاجون إليها، ويمكن أن يؤثر نقص الرؤية أيضًا سلبًا على قدرة الشركة على التنبؤ بمتطلبات المشروع المستقبلية، مما يؤدي إلى سوء تخصيص الموارد في المستقبل؛ وغالبًا ما يكون عدم وجود أداة مركزية لتخطيط الموارد هو سبب ضعف الرؤية.
- سوء الفهم. يمكن أن يتسبب ضعف التواصل بين أعضاء الفريق أو فرق العمل في حدوث مجموعة من المشكلات؛ فعلى سبيل المثال، هناك أرضية مشتركة من سوء التواصل بين فريق المبيعات وفريق التسليم؛ فإذا لم يتم إبلاغ الفريق الذي يقوم بتسليم المنتج للعميل بجميع متطلبات المشروع، فقد لا يتمكن من ضمان تخصيص الموارد بشكل صحيح والالتزام بالتسليمات حسب توقعات العملاء.
- تكنولوجيا عفا عليها الزمن. التكنولوجيا القديمة، مثل جداول الأكسيل قد لا توفر بيانات لحظية كافية للتتبع (الرصد) tracking، وقد يؤدي ذلك إلى ضياع الفرص أو الإفراط في تخصيص الموارد مع تغير متطلبات المشروع.
- اتساع نطاق المشروع. يمكن أن يتغير نطاق المشروع في أي مرحلة من دورة حياة المشروع ويؤدي إلى تقلبات في الطلب على الموارد؛ واتساع النطاق Scope creep هو تغيير في الأهداف أو المهام الأصلية للمشروع ويمكن أن يؤدي إلى تغييرات مستمرة أو نمو غير مستدام في نطاق المشروع؛ فإذا تمت إضافة متطلبات باستمرار، فقد يتم استنفاد الموارد ويمكن أن يتأثر أعضاء الفريق سلبًا.
فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.
