خطوات ومراحل العملية الرقابية بالتفصيل

تعريف الإدارة 

الإدارة هى وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة و ذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة و فاعلية مع مراعاة المؤثرات الداخلية و الخارجية على بيئة العمل.

ولكن اولا نتعرض لمعنى الكفاءة والفاعلية والفرق بينهما:-

الكفاءة (Efficiency): هي فعل الأشياء الصحيحة بطريقة صحيحة وبالتالى تنخفض التكاليف، فيتم استخدام أقل كم ممكن من المدخلات والموارد كالوقت والجهد والمال للحصول على أكبر منفعة.

الفاعلية (Effectiveness): هي المتعلقة في مدى تحقيق أهداف المنظمة.

مقالة منفصلة  تعريف الكفاءة والفاعلية و الفرق بينهما ، ومثال على الكفاءة والفاعلية

يتضح من التعريف السابق أن هناك أربع وظائف أساسية تمارسها الإدارة ويطلق عليها العملية الإدارية (عناصر الإدارة) وهي التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة.

تعريف الرقابة

ويمكن تعريف الرقابة بأنها تشمل كل الأنشطة التي يمارسها المدير للتأكد من أن النتائج الفعلية تتطابق مع الخطط المحددة مقدماً.

العملية الرقابية 

مما سبق يتضح أن الرقابة تتكون من ثلاث خطوات أو مراحل أساسية يمكن أن تطبق على رقابة الأفراد، العمليات، الأقسام …. الخ.

1. تحديد المعايير التي تستخدم لقياس مدى التقدم أو عدم التقدم في اتجاه الأهداف المحددة.
2. قياس الأداء ومقارنته مع المعايير لتحديد الانحرافات عن هذه المعايير.
3. اتخاذ الإجراءات التصحيحية لتصحيح الانحرافات عن المعايير المحددة.

يوضح الشكل التالي العملية الرقابية :خطوات ومراحل العملية الرقابية بالتفصيلمقالة منفصلة  تعريف الرقابة وأنواعها والعملية الرقابية فى الإدارة

1. تحديد المعايير Establishing of Standards

يعد المعيار Standards وسيلة للقياس measuring device وقد يكون معياراً كمياً رقمياً Quantitative أو وصفياً نوعياً Qualitative للمساعدة في الرقابة على الأفراد، العمليات، المنتجات…. الخ، وطبيعي أن المعيار يختلف حسب الشيء المطلوب مراقبته، فعند رقابة الإنتاج نحتاج إلى معايير تختلف عن الرقابة على الأموال، المبيعات، الأفراد، ويمكن تقسيم المعايير إلي مجموعتين:-
الأولى : المعايير الإدارية Standards Managerial
الثانية : المعايير الفنية Standards Technical

أ, المعايير الإدارية Standards Managerial

وتشمل المعايير الإدارية، التقارير، التعليمات، تقارير تقييم الأداء
فمثلاً :

  • جملة المبيعات بالجنيه 100.000.000. جنيه.
  • جملة المبيعات الوحدة 10.000.000 وحدة.
  • المبيعات المتوقعة.
  • المبيعات التي لم يمكن تحقيقها.
  • عدد الزيارات البيعية.
  • خط سير مندوب المبيعات.
  • عدد العملاء الجدد.

ب. المعايير الفنية Standards Technical

أما المعايير الفنية فهي تستخدم في الرقابة على الإنتاج من حيث طرق الصنع، عمليات الصنع، الخامات المستخدمة، الآلات، الأمان والسلامة والصحة المهنية، التوريد، و تأتي المعايير الفنية من مصادر داخلية وخارجية للمنظمة.
فمثلاً:

– معايير الصحة والسلامة والأمان تأتي من تعليمات وزارة القوى العاملة.

أما معايير جودة المنتج تأتي من :

– رغبات المستهلكين .
– عدد الوحدات المنتجة في الساعة .
– معدلات الأعطال المقبولة .
– معدلات الهالك من الخامات المقبولة .
– نسبة الإنتاج المرفوض .

يتضح أن المعايير تحدد من Who، ماذا What، لماذا Why، متى When، كيف How

ماذا يحقق المعيار الرقابىوينطبق ذلك على المستويات الإدارية المختلفة، فمثلاً نجد أن المعايير التي تستخدم في الرقابة على أداء الإدارة العليا تختلف عن تلك التي تستخدم في الرقابة على أداء الإدارة الوسطى وهكذا .. كما يتضح من الشكل التالي :معايير الرقابة والمستويات الإداريةيتضح من الشكل السابق –الرقابة على المستويات الإدارية المختلفة– أن المعيار الأساسي للرقابة على الإدارة العليا هو معدل العائد على الاستثمار وفي الرقابة على أعمال البيع، هناك المعايير البيعية، وفي الرقابة على أعمال الإنتاج هناك المعايير الإنتاجية وهكذا.

2. قياس الأداء Measuring performance

بعد تحديد المعايير يتم قياس الأداء ومقارنته مع هذه المعايير للكشف عما إذا كان هناك انحرافات أم لا.
وتعد المعايير What Should أي النتائج المرغوب في تحقيقها، لتحديد كمية معينة Quantity، جودة معينة Quality، في زمن معين Time، وبتكلفة معينة Cost، وهذه هي الأبعاد المختلفة Dimension للمعيار.الأبعاد المختلفة للمعيار  فى الرقابةومما لا شك فيه أن هذه الأبعاد يجب توافرها في نفس الوقت، فلا فائدة من تحديد رقم معين للإنتاج بدون تحديد متى يجب تحقيقه وكذلك جودة الإنتاج والتكلفة. ويجب مراعاة الدقة عند إعداد المعايير وإعادة النظر في هذه المعايير من فترة لأخرى.
فمثلاً معايير الإنتاج عند بداية العمل في المصنع قد تكون منخفضة وذلك تمشياً مع قلة الخبرة والتدريب ويمكن النظر في رفع هذه المعايير فيما بعد. أيضاً قد تختلف المعايير طبقاً لحالة المعدات والماكينات، فعندما تكون المعدات والماكينات حديثة تكون المعايير أعلى ويعاد النظر فيها عندما تتدهور حالة المعدات والماكينات.
وأيضاً عند إعداد المعايير يجب ألا يكون المعيار سهلاً جداً بحيث يمكن للفرد العادي تحقيقه و تخطيه بسهولة وكذلك لا يجب يكون صعباً جداً أن بحيث لا يستطيع الفرد العادي تحقيقه ومن ثم يصاب بالإحباط

3. اتخاذ الإجراءات التصحيحية Taking Corrective Action

تختص هذه المرحلة بتحديد أسباب الانحرافات و الإجراء التصحيحي. ويعتمد الإجراء التصحيحي على المعيار نفسه، وعلى وسائل قياس الأداء التي حددت أن هناك انحرافاً، وأيضاً تشخيص الفرد لأسباب الانحراف.
المعيار قد يكون متواضعاً جداً (فضفاض)  Too Loose أو مغالى فيه (صارم) Too Strict. قد تكون وسائل قياس الأداء غير دقيقة، وقد يكون هناك أخطاء تشخيصية لأسباب الانحراف بواسطة الإدارة.
وقد تكون الإجراءات التصحيحية محددة مقدماً في شكل سياسات، إجراءات، لوائح … الخ، وفي حالة وجود هذه الإرشادات فإن ذلك يقلل من الوقت اللازم لاتخاذ الإجراءات التصحيحية، وقد تكون الإجراءات التصحيحية أوتوماتيكية وذلك في حالة استخدام الحاسب الآلي في الرقابة على التشغيل، وهنا اتخاذ يقوم الحاسب الآلي بتحديد الانحراف وأيضاً الإجراء التصحيحي .

ملحوظة: يجب ان يتم الرقابة وتشخيص الانحرافات عن المعايير ، واتخاذ الإجراءات التصحيحية خلال وبعد مرحلة التشغيل.

ويمكن تمثيل ذلك بجهاز تكييف الهواء الذي يوجد بداخله وحدة للرقابة فعندما تصل درجة حرارة الغرفة لدرجة معينة يقوم بشكل أوتوماتيكي إما بالتوقيت عن العمل أو زيادة سرعة التشغيل.
ومن المهم توخي الدقة عند اتخاذ الإجراء التصحيحي حتى لا يتم تحديد إجراء تصحيحي لمشكلة غير موجودة فقد يتعامل المدير مع الأعراض الخاصة بالمشكلة وليس بالسبب الرئيسي للمشكلة.

والشكل التالي يوضح أين يقع دور الإجراءات التصحيحية في العملية الرقابية:-العلاقة بين التخطيط والرقابةفى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.

عالم الأعمال

هل تريد ان تكون على إطلاع
بكل جديد فى

أسود البيزنس

أشترك فى قائمتنا البريدية الآن

1 فكرة عن “خطوات ومراحل العملية الرقابية بالتفصيل”

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

نحن نستخدم ملفات تعريف الارتباط لنمنحك أفضل تجربة ممكنة على موقعنا. بالمتابعة في استخدام هذا الموقع، فإنك توافق على استخدامنا لملفات تعريف الارتباط.
قبول
سياسة الخصوصية