تعريف الإدارة
الإدارة هى وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة و ذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة و فاعلية مع مراعاة المؤثرات الداخلية و الخارجية على بيئة العمل.
ولكن اولا نتعرض لمعنى الكفاءة والفاعلية والفرق بينهما:-
الكفاءة (Efficiency): هي فعل الأشياء الصحيحة بطريقة صحيحة وبالتالى تنخفض التكاليف، فيتم استخدام أقل كم ممكن من المدخلات والموارد كالوقت والجهد والمال للحصول على أكبر منفعة.
الفاعلية (Effectiveness): هي المتعلقة في مدى تحقيق أهداف المنظمة.
مقالة منفصلة تعريف الكفاءة والفاعلية و الفرق بينهما ، ومثال على الكفاءة والفاعلية
يتضح من التعريف السابق أن هناك أربع وظائف أساسية تمارسها الإدارة ويطلق عليها العملية الإدارية (عناصر الإدارة) وهي التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة.
تعريف الرقابة
ويمكن تعريف الرقابة بأنها تشمل كل الأنشطة التي يمارسها المدير للتأكد من أن النتائج الفعلية تتطابق مع الخطط المحددة مقدماً.
مقالة منفصلة تعريف الرقابة وأنواعها والعملية الرقابية فى الإدارة
العملية الرقابية
مما سبق يتضح أن الرقابة تتكون من ثلاث خطوات أو مراحل أساسية يمكن أن تطبق على رقابة الأفراد، العمليات، الأقسام …. الخ.
1. تحديد المعايير التي تستخدم لقياس مدى التقدم أو عدم التقدم في اتجاه الأهداف المحددة.
2. قياس الأداء ومقارنته مع المعايير لتحديد الانحرافات عن هذه المعايير.
3. اتخاذ الإجراءات التصحيحية لتصحيح الانحرافات عن المعايير المحددة.
يوضح الشكل التالي العملية الرقابية :
مقالة منفصلة خطوات ومراحل العملية الرقابية بالتفصيل
مجالات وأدوات وأساليب الرقابة
مما تناولناه فى المقالات السابقة التي تم الإشارة إليها يتضح أن المدير مهما اختلف مستواه الإداري أو المجال الذي يقوم بالإشراف عليه فإنه يحتاج إلى ممارسة الوظيفة الرقابية حتى يتأكد من تحقيق الأهداف المحددة، الخطط المرسومة، الإجراءات المقررة وهكذا وبالتالي يمكن اتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة.
وبالتالي فإن معايير الرقابة ، أساليب الرقابة ، طبيعة التقرير الرقابي سوف تختلف حسب المستوى الإداري وحسب المجال الذي يقوم المدير بالإشراف عليه كما يتضح من الجدولين الآتيين :
|
الأهداف |
معايير الرقابة |
|
الإنتاجية |
1. قيمة الإنتاج إلي التكلفة. |
|
الربحية |
1. نسبة صافي الربح إلي المبيعات. |
|
التسويق |
1. الحصة التسويقية. |
|
التمويل |
1. نسبة التداول. |
|
الأسلوب |
المعايير |
المعلومات |
الإجراء التصحيحى |
|
1. كشف وصف الوظيفة |
– مواصفات الوظيفة – المهارات المطلوبة – الخبرة – المؤهلات – الصفات القيادية |
– معلومات تاريخية عن المتقدم لشغل الوظيفة |
تعيين أو عدم تعيين برامج تدريب |
|
2. فحص الخامات |
نسبة الخامات المعيبة التي يمكن التغاضي عنها. |
فحص العينات في الخامات |
قبول — رفض — إعادة اختيار |
|
3. الموازنة الرأسمالية |
– فترة الاسترداد |
التكاليف والإيرادات التقديرية |
قبول — رفض — إعادة تشكيل المشروع |
|
4. التوجيه |
الأداء المطلوب |
جمع بيانات عن الأداء الفعلي |
تغيير في الخطط، التدريب |
|
5. تحليل القوائم المالية |
المعايير النمطية السائدة في الصناعة |
– الميزانية العمومية |
تغيير في الخطط |
|
6. تحليل التكاليف المعيارية |
معايير نمطية من حيث الزمن والتكلفة |
نظام التكاليف |
تغيير فى النشاط |
|
7. الرقابة علي الجودة |
نسبة الانتاج المعيب المقبولة في الصناعة |
إجراءات العينة |
تعديل في نظام الإنتاج |
|
8. تقييم أداء العاملين |
أداء العاملين النمطي |
والملاحظات وتقارير التنفيذ |
تغيير في الاختصاصات |
مجالات وأدوات وأساليب الرقابة
وفيما يلي نتعرض لبعض أدوات الرقابة التي تستخدمها المستويات الإدارية المختلفة:-
1. العائد على الاستثمار Return on Investment
2. نقطة التعادل Break even Point
3. خرائط جانت Gantt Chart
4. شبكة الأعمال Network Analysis
5. الرقابة على المخزون Control Inventory
6. الموازنة التقديرية Budgeting
7. النقدي التدفق Cash Flow
8. النسب المالية Financial Ratios
9. حلقات الجودة Quality Cercules
10. تقارير تقييم الأداء Performance Appraisal
11. الرقابة على الوقت Control of time
وسوف نترك التفاصيل للمناقشة فى مقالات منفصلة سوف تلاحظ الروابط إليها باللون الأزرق وسوف يتم كتابتها قريباً ان شاء الله.
فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.
