توسيع الوظائف تعد أداة تستخدمها العديد من الشركات لزيادة مشاركة الموظفين في مكان العمل، فمع نمو أعمال الشركات، تزداد المهام اللازمة لتلبية متطلبات المستهلكين، وهنا يصبح التوسع الوظيفي أداة قابلة للتطبيق لإدارة الموظفين؛ وقد يساعدك التعرف على هذا المفهوم في تحديد وقت الاستفادة منه مع موظفيك.
ما هو التوسع الوظيفي Job enlargement؟
توسيع الوظيفة Job enlargement هي عملية إضافة مسؤوليات وواجبات الي الوظيفة عن طريق توسيع نطاقها على نفس المستوى الوظيفي، وتتماشى طبيعة الواجبات المتزايدة مع المسؤوليات الحالية وفي أغلب الأحيان تكملها؛ ويتم توسيع نطاق الوصف الوظيفي لكي يغطي كلا من ملامح العمل القديمة والجديدة. وقد يعني مصطلح إضافة المسؤوليات والواجبات أن هذه المسؤوليات والواجبات قد تكون جديدة، أو قد يكون الموظف القائم قد قام بها سابقاً.
والحقيقة الهامة التي تجدر الإشارة إليها هنا هي أن هذه المسؤوليات والواجبات”على نفس المستوى الوظيفي”، وهذا يعني أن الموظفين الذين يعملون في مصنع قد يُعهد إليهم بتشغيل خط تجميع إضافي كجزء من توسيع الوظيفة، لكن لا يتم منحهم واجب إدارة فرع للشركة لأنه لن يكون على نفس المستوى الوظيفي؛ ويمكن أن يطلق علي توسيع الوظيفة أيضاً التوسع الأفقي لأنشطة العمل.
وفي بعض الحالات، نظراً لأن التوسع الوظيفي يمثل إضافة مسؤوليات جديدة، فقد يتم تقليل نطاق المسؤوليات الحالية، ومن المهم ملاحظة أنه على الرغم من منح الموظف مسؤولية وظيفية إضافية، فقد يحصل او لا يحصل علي زيادة في الأجر مقابل تلك المسؤوليات الإضافية؛ ويُعرف توسيع الوظيفة أيضاً بالتحميل الأفقي بسبب المسؤوليات المتزايدة التي تحدث على نفس المستوى الوظيفي.
ويتعارض مفهوم توسيع الوظيفة مع مبادئ تقسيم العمل وتخصص العمل لأنه في هذه المبادئ يتم تقسيم العمل عادةً إلى وحدات أصغر ويتم تنفيذه بشكل متكرر من قبل الموظف المعين بحيث يصبح متخصصاً في المهمة المحددة؛ وتوسيع الوظيفة أمر شائع في العديد من المنظمات، والعامل الحاسم الذي يجب أخذه في الاعتبار أثناء تعيين موظف لتوسيع الوظيفة هو قدرة الموظف على تحمل ضغوط وأعباء الواجبات الإضافية.
مقالة ذات صلة: ضغوط العمل – 16 نصيحة للتخلص من ضغوط العمل
أهمية التوسع الوظيفي
1. رتابة منخفضة
يساعد توسيع الوظيفة الموظفين على التغلب على الملل الوظيفي وتقليل الرتابة التي ربما تكون قد طوروها الموظفين في الوظيفة خلال فترة من الزمن، فالهدف من عملية توسيع الوظيفة هو جعل مهام الوظيفة أكثر إرضاءً وإثارة للاهتمام للموظف وأيضًا جعل الموظف أكثر تحملاً للمسؤولية، و يفضل أصحاب العمل توسيع الوظائف بحيث يكون لدى الموظفين شيئاً جديداً يتطلعون إليه في مكاتب عملهم وأيضاً لأنه يقلل من تشتيت انتباه الموظفين.
2. زيادة مرونة الموظفين
الدافع الأساسي لتنفيذ توسيع الوظيفة هو زيادة مرونة الموظفين من خلال تنفيذ إعادة الهيكلة الأفقية وجعل الموظفين فى نفس المستوى الوظيفي يقومون بأدوار زملائهم الموظفين في اي وقت، وغالباً في كل المنظمات يتم تنفيذ توسيع الوظيفة لفترة مؤقتة من الوقت، كفي حالة غياب الموظف أو عدم توفره، وهذا يحدث عادة عندما تغيب بعض الموظفات بسبب إجازة الحمل أو عندما يغيب بعض الموظفين بسبب إجازة طبية، ويمكن تنفيذ توسيع الوظيفة في الحالات التي تتطلب فيها الشركة ترقية مرشح معين، ويمكن اعتبار التوسع الوظيفي نوعاً من تدريب ما قبل الترقية.
مقالة ذات صلة: إعادة الهيكلة: ما هي، فوائدها، أسبابها، أنواعها
3. زيادة مرونة العمل
في التوسع الوظيفي هناك زيادة في عدد المهام التي يؤديها الفرد، وبالتالي هناك احتمالية كبيرة لتنفيذ المهام المتنوعة والمتشابهة جداً في جوانب معينة.
4. لا يوجد تدريب مطلوب على المهارات
بصرف النظر عن هذا الانخفاض في الرتابة وزيادة المرونة في العمل، فإن الميزة الأخرى لتوسيع الوظيفة هي أنه لا توجد مهارات معقدة مطلوبة لتحمل مسؤولية إضافية، فالموظف سيتعرض لمجموعة واسعة من الواجبات والمسؤوليات تقع ضمن نطاق مهاراته، وللعلم قد تقوم بعض المنظمات بتدريب متخصص للموظفين عند القيام بالتوسع الوظيفي أو قد لا تفعل ذلك ويكون التوسع الوظيفي إجراءً روتينياً.
أمثلة على التوسع الوظيفي
- مثال موظف البنك: يتم منح الموظف في أحد البنوك الذي يعتني بقسم الحسابات المدينة توسيعاً للوظيفة، ومن المفترض الآن أن يتعامل مع قسم الحسابات المدينة بالإضافة إلى قسم الحسابات الدائنة وقسم إنشاء كشوف الحسابات للعملاء، وسيتولى هذا الموظف عدداً قليلاً من المسؤوليات في الأقسام الجديدة بالإضافة الي المسؤوليات الحالية التي يتولاها في قسم الحسابات المدينة.
- مثال مندوب المبيعات: هناك مندوب مبيعات مسؤول عن توليد المبيعات فقط، وسوف يتم توسيع وظيفته ومن المفترض الآن أن يقوم بتحصيل مبلغ عملية البيع وكذلك تسليم الطلب للعميل؛ وفي هذه الحالة، يمكن للموظف الذي كان يدير المبيعات في وقت سابق لمنطقة تضم خمس مدن، يمكنه الآن إدارة المبيعات وتحصيل المدفوعات وكذلك تسليم الطلبات لثلاث مدن فقط لأنه قد لا يكون من الممكن بشرياً تلبية احتياجات العملاء بهذا الحجم الهائل.
- مثال موظفي الحكومة: ينظر إلى العديد من المكاتب الحكومية علي انها تقدم مزيجاً من التوسع الوظيفي والتدوير الوظيفي للموظفين.
- مثال مدير المنتجات: يتم تكليف مدير المنتجات الذي من المقرر ترقيته قريباً بإدارة ميزانية الإعلان لقسم آخر، وسيؤدي ذلك إلى تعريضه لمسؤولية إضافية، ولقسيم جديد، وسيتعرف علي نمط عمل الموظفين في هذا القسم الجديد، كما سيكون جاهز للحصول علي الترقيه.
- مثال الغياب:- الغياب المؤقت للموظف يتطلب أيضا القيام بالتوسع الوظيفي.
- مثال خفض التكاليف: التوسع الوظيفي شائع في حالة خفض التكاليف، حيث من المرجح أن تحجم الشركة عن إجراء تعيينات جديدة وتتجه إلى توسيع الوظائف.
مقالة ذات صلة: تصميم الوظيفة: تعريف وأهمية ومبادئ واستراتيجيات تصميم الوظائف
مساوئ التوسع الوظيفي
لتوسيع الوظيفة بعض العيوب، لذلك من المهم أن يكون لديك خطة في حالة حدوث هذه المواقف؛ وتشمل بعض عيوب توسيع الوظيفة ما يلي:
1. احتمال انخفاض الروح المعنوية
قد يفقد الموظفين الذين يتم تكليفهم بمزيد من المسؤوليات وهم يتقاضون نفس معدل الأجور مع الحفاظ على نفس المنصب الدافع بمرور الوقت؛ ولتعويض هذا التأثير، ضع في اعتبارك تقديم برامج حوافز لفريقك. فعلى سبيل المثال، يمكنك تقديم زيادات في الأجور مع زيادة مسؤوليات الوظيفة لموظفين معينين.
مقالة ذات صلة: 10 طرق لتحفيز الموظفين – نصائح حول كيفية تحفيز الموظفين
2. الزيادة المستمرة في المهام
أحد العيوب الشائعة للتوسع الوظيفي هو الزيادة المستمرة في المهام المتعلقة بالوظيفة دون وسائل لتحقيق التوازن بينها بشكل فعال، وبمرور الوقت يمكن أن تؤدي الزيادة المستمرة في المهام إلى استياء بعض الأشخاص من العمل؛ ولتجنب الزيادة المستمرة في المهام، يمكنك تصميم أنظمة لتسريع الطرق التي يتم بها أداء المهام الوظيفية وتشجيع التعاون بين الموظفين الذين يؤدون أدوارًا مماثلة.
3. كفاءة أقل
يؤدي التوسع في الوظيفة إلى تقليل التخصص، مما يؤدي إلى انخفاض الكفاءة؛ فببساطة، عندما تقوم بنشاط واحد طوال اليوم، كل يوم، فإنك تحصل على أداء جيد في زمن قياسي، ولذلك يؤدي توسيع الوظيفة إلى انخفاض الكفاءة.
4. زيادة التوتر
يمكن للكثير من المهام أحيانًا أن تجعل العمل مرهقًا ومجهدًا للموظفين، ولتقليل التوتر المرتبط بالعمل، يمكن للمديرين تحديد وقت للموظفين للتواصل بينهم أو الاسترخاء بهدوء.
الفرق بين التوسع الوظيفي Job enlargement والتدوير الوظيفي Job Rotation؟
التدوير الوظيفي Job Rotation هو تغيير منصب الموظف داخل الشركة من أجل زيادة فرص النمو والتعلم والترقية للموظف وأيضاُ من أجل زيادة فرص الاحتفاظ بالموظفين؛ ويمكن اعتبار التدوير الوظيفي إستراتيجية مفيدة حيث يتم تكليف الموظف بمهام جديدة في فترات زمنية معينة حتى لا يتراخى في واجباته، فالتحدي المتمثل في تحمل مسؤوليات جديدة هو لصالح الموظف لأنه يزيد من المشاركة والمرونة لديه.
وأثبت التدوير الوظيفي أنه مفيد لكل من أصحاب العمل والموظفين على حد سواء، حيث سيمنح التدوير الوظيفي الموظفين فرصة العمل في بيئات وسياقات مختلفة بينما يمكن للشركة توسيع مجموعة مهارات موظفيها لعدة مناصب دون أي تكاليف فورية، وللعلم مصطلح التدوير الوظيفي Job Rotation له ترجمات مختلفة بنفس المعنى وهي تدوير الموظفين، والتناوب الوظيفي؛ أما التوسع الوظيفي Job enlargement ناقشناه فى هذه المقالة بالتفصيل.
مقالة ذات صلة: التدوير الوظيفي – التعريف والأهمية والمميزات والعيوب وكيفية تنفيذه
ما هو الفرق بين التوسع الوظيفي و الإثراء الوظيفي؟
الإثراء الوظيفي Job enrichment هو أسلوب تتبناه الإدارة لتحفيز الموظفين وتوفير الرضا الوظيفي لهم، فهو أسلوب لإعادة تصميم الوظيفة يتم فيه إضافة مهام أو مسؤوليات وظيفية إضافية إلى الدور الوظيفي للموظف مع توقع إزالة رتابة العمل؛ فالإثراء الوظيفي هو طريقة عمودية لتوسيع الوظيفة حيث يتم منح الموظفين سلطة إضافية وسيطرة إضافية على العمل. وباستخدام الإثراء الوظيفي لن تقوم فقط الإدارة بإنجاز أعمال إضافية عن طريق الموظفين، بل تقوم أيضاً بإعدادهم لشغل وظائف أعلى مرتبة، فهو طريقة ممتازة لتدريب موظفيك من خلال تقليل تكاليف تدريبهم؛ وفي تقنيات الإثراء الوظيفي، لا يتم تعيين مهام وظيفية اعتباطية للموظفين، بل يتم تجميع مهام الوظيفة المرتبطة ببعضها البعض وتعيينها إلى موظف واحد، و يتم زيادة المسؤوليات الوظيفية للموظفين في الاتجاه العمودي.
على سبيل المثال، يحق للموظفين إتخاذ قرارات تتخذها الإدارة العليا رسمياً ويتحكمون في الموظفين الذين يخضعون رسميًا لسيطرة الإدارة العليا، وبهذه الطريقة لا يتم مشاركة مسؤوليات الإدارة العليا فحسب، بل يتعلم الموظفون أيضاً مهارات جديدة؛ ويساعد الإثراء الوظيفي في إقامة اتصال فعال بين الموظفين والإدارة. أما التوسع الوظيفي Job enlargement ناقشناه فى هذه المقالة بالتفصيل.
مقالة ذات صلة: الإثراء الوظيفي – التعريف والخصائص والمميزات والعيوب
فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.
