أسود البيزنس

موقع يهتم بكل ما له علاقة بالبيزنس

الهيكل التنظيمى



الهيكل التنظيمى



تعريف التنظيم 


نود في البداية أن نحدد ما المقصود بكلمة تنظيم . يمكن النظر لكلمة تنظيم من منظور واسع (كإسم) NOUN يطلق علي مجموعة من الأفراد تهدف إلي تحقيق هدف معين من خلال إطار تعاوني مشترك ، وهذا ما أسميناه فيما سبق بالمنظمة.


وكذلك يمكن أن ننظر إلي كلمة تنظيم من منظور محدود (كفعل) VERB وتطلق هذه الكلمة على وظيفة من وظائف الإدارة أي أن كلمة تنظيم قد تعني المنظمة التي تمارس فيها الإدارة An organisation  أو أنها تعني وظيفة من وظائف الإدارة organizing يتم ممارستها داخل منظمة معينة.

وقد تناولنا فى مقالة منفصلة بعنوان التنظيم - تعريف وأهداف وأنواع ومبادئ التنظيم أنصح بالإطلاع عليها.


الأبعاد الرئيسية لعملية التنظيم 


 وتمثل قلب عملية التنظيم ثلاثة أبعاد أساسية : 


تعريف الهيكل التنظيمى 



الهيكل التنظيمي Organizational structure يحدد تقسيم الأعمال بين العاملين و قنوات التنسيق الرسمية و تسلسل القيادة. فالهيكل التنظيمي يُنظم العلاقات داخل المؤسسة و يحدد المسئوليات.

يوجد سؤال مشهور وهو، ماهو الفرق بين الهيكل التنظيمي والهيكل الوظيفي في علم الإدارة ؟

الهيكل الوظيفي Functional Structure :
يتم فيه تجميع كل تخصص وظيفي في إدارة واحدة فيكون هناك إدارة مالية واحدة و إدارة تسويق واحدة و إدارة أفراد واحدة و إدارة قانونية واحدة.


ومن هنا نجد أن الهيكل التنظيمي في علم الإدارة هو :
أحد العناصر الرئيسية لعملية التنظيم بينما الهيكل الوظيفي هو أحد أنواع الهيكل التظيمي أو فرع عنه .




ملاحظات 


ملحوظة (1): سوف نرى فى الأسطر القادمة تجميع الوظائف على اساس وظيفى (الهيكل الوظيفى ).

ملحوظة (2): سوف نتناول أنواع الهياكل التنظيمية مع توضيح مميزات وعيوب الهيكل التنظيمى مع الشرح بالصور. 

ملحوظة (3) : هذة المقالة سوف تجدها كبيرة بعض الشيء ولكنها تغطى كل شيء عن الهياكل التنظيمية، وانصحك بالإطلاع على المقالات المنفصلة باللون الأزرق لمزيد من المعلومات داخل موققعنا أسود البيزنس.

الهياكل التنظيمية - تجميع الوظائف


بعد تقسيم الوظيفة العامة إلي عدة وظائف كما رأينا فى المقالة السابقة، فإن الأمر يتطلب تجميع هذه الوظائف إلي أقسام أو وحدات مرة أخرى ، فنجد أن هناك طريقتان لتجميع الوظائف :

الأولى : التجميع - الهيكل التنظيمى - طبقاً للمنتج Outputs .

الثانية : التجميع  - الهيكل التنظيمى -  طبقاً للعمليات Operations .


الطريقة الأولى : تجميع الوظائف  - الهيكل التنظيمى -  طبقا للمنتج



طبـقـا للـتوجـه بالـمنتجات  Outputs 
orientation هناك ثلاثة طرق شائعة لتجميع الوظائف - للهيكل التنظيمى - 

1- تجميع الوظائف - الهيكل التنظيمى -  طبقا للمنتج Product departmentalization

وطبقاً لذلك يتم تجميع المنتجات والأنشطة والوظائف اللازمة لتصنيع منتج معين أو مجموعة من المنتجات التي تنتمي لعائلة واحدة أو لخط منتجات واحد ، هذا التجمع يسمح باستخدام الخبرات المتخصصة لإنتاج معين وفيما يلي الخريطة التنظيمية التي تبين ذلك : 


تجميع الوظائف - الهيكل التنظيمى -  طبقا للمنتج
تجميع الوظائف - الهيكل التنظيمى - طبقا للمنتج

وفي هذه الخريطة يلاحظ أن كل قسم يتخصص في إنتاج وبيع نوع معين من المنتجات ، يؤدي هذا النوع من التنظيم إلي أن يتخصص القسم أو الإدارة في إنتاج وبيع نوع معين من المنتجات وبالتالي تتحقق الكفاءة والإتقان من هذا التخصص بالإضافة إلى أن كل منتج من هذه المنتجات قد يحتاج إلي خبرات خاصة في التصنيع ، معدات وآلات خاصة ، وكذلك منافذ خاصة للبيع تختلف عن المنتجات الأخرى مما يبرر إتباع هذا التنظيم

مقالة منفصلة : 21 نصيحة لتحقيق تنظيم إدارى سليم

2- تجميع الوظائف - الهيكل التنظيمى - طبقا للعميل Customer departmentalization

وطبقاً لذلك يتم تجميع الأعمال والأنشطة والوظائف اللازمة لخدمة عميل معين أو مجموعة متجانسة من العملاء فمثلاً إذا كانت المنشأة تتعامل مع عدة أنواع من العملاء ولكل نوع معين من العملاء خصائص خاصة متميزة عن الأنواع الأخرى للعملاء وبالتالي يتطلب الأمر أساليب مختلفة للتعامل والبيع وخبرات متخصصة في البيع حسب نوع العميل فإنه من المفضل استخدام التنظيم على أساس العملاء كما يبدو من الشكل التالي :
تجميع الوظائف - الهيكل التنظيمى - طبقا للعميل
تجميع الوظائف - الهيكل التنظيمى - طبقا للعميل
ففي الشكل السابق نجد أن للمنشأة نوعين من العملاء : المستهلك النهائي الذي يقوم بالشراء لاستخدام المنتج لأغراضه الشخصية ، المشتري الصناعي الذي يقوم بالشراء لاستخدام المنتج لإنتاج منتجات أخرى ، المشترى الصناعي له دوافع للشراء وعادات للشراء تختلف عن المستهلك النهائي  

وطبقاً لذلك يجب أن يتم تخصيص قوة عمل بيعية للتعامل مع المشتري الصناعي ، وقوة عمل بيعية أخرى للتعامل مع المستهلك النهائي ، وذلك لاختلاف الأساليب البيعية ، طرق البيع ، شروط البيع ... الخ للتعامل مع المشتري الصناعي عن تلك اللازمة للتعامل مع المستهلك النهائي .



3- تجميع الوظائف
 - الهيكل التنظيمى - جغرافيا Geographical departmentalization

وفقاً لذلك يتم تجميع الأعمال ، والأنشطة ، والوظائف طبقاً للمناطق الجغرافية ، يلائم هذا التجميع المنشأة التي تتعامل مع عدة مناطق جغرافية وكل منطقة جغرافية لها خصائص ومميزات خاصة مما يتطلب توافر فريق العمل الذي يتخصص في أعمال منطقة جغرافية كما أن ذلك يسمح بإعطاء المناطق الجغرافية درجة من الحرية والاستقلال في اتخاذ القرارات مما يحقق المرونة والسرعة في الأداء .

تجميع الوظائف - الهيكل التنظيمى - جغرافيا فيما يلي الشكل الذي يوضح ذلك :

تجميع الوظائف - الهيكل التنظيمى - جغرافيا

وطبقاً لهذا
التجميع فإن كل نائب مدير يكون مسئولاً عن عمليات الإنتاج والتسويق الخاصة بمنطقة جغرافية معينة .


ثانيا - تجميع الوظائف  - الهيكل التنظيمى - طبقا للعمليات


لاحظنا فيما سبق أن
التوجه في تجميع الأعمال والوظائف لشيء خارجي ، لعوامل خارجية عن المنشأة وعن عملياتها . طبقاً للمنطقة الجغرافية ، طبقاً للعميل ، طبقاً للمنتج ، كل هذه عوامل خارجية Out there في السوق ، ولكن التوجه الآخر في تجميع الأعمال والوظائف فإنه يتم طبقاً للعمليات الداخلية. Internal 0perations - orientation 

وطبقاً لذلك هناك طريقتان شائعتان لتجميع الأعمال وهما


1- التجميع 
 - الهيكل التنظيمى - الوظيفي Functional departmentalization


وفقاً لهذا التنظيم يتم تخصيص كل قسم من أقسام المنشأة لوظيفة معينة من الوظائف التي تؤديها المنشأة طبقاً للشكل التالي :


تجميع الوظائف - الهيكل التنظيمى - على أساس وظيفي
ويلاحظ انتشار هذا التنظيم في البنوك والمنشآت الصناعية ، يتم تجميع كل الأنشطة الخاصة بالتسويق لجميع المنتجات ، لكل العملاء ، لجميع المناطق الجغرافية في قسم واحد ، وبالنسبة للإنتاج أيضاً يتم تجميع كل الأنشطة الخاصة بإنتاج جميع المنتجات في قسم هكذا .

ويتيح هذا النوع من التنظيم التخصص في الأداء ، فبدلاً من وجود خبرات متعددة في التسويق يتم توزيعها على المناطق المختلفة أو لتسويق نوع من المنتجات أو لخدمة نوع معين من العملاء وبالتالي لا تستطيع المنشأة الحصول على خبرات ذات مستوى عال في التسويق لإمكانية توفير العدد المطلوب من الخبراء فإنها بتجميع الخبراء المتخصصين في التسويق في قسم واحد يمكنها تخفيض عددهم وبالتالي يمكنها من توفير خبرات ذات مستوى عال


2- التجميع 
 - الهيكل التنظيمى -  طبقا للعمليات Process departmentalization

التجميع - الهيكل التنظيمى - طبقا للعمليات

طبقا لهذا التنظيم يتم تخصيص كل قسم من أقسام المنشأة لعملية فنية من العمليات الصناعية التي تقوم بها المنشأة ، فمثلاً في المنشأة الصناعية التي تكون عملياتها : تقطيع ألواح الصلب ثم معالجة الألواح بالتسخين ، تم تجميع الألواح ، ثم عمليات الطلاء فهنا يكون التنظيم بهذا الشكل :



وفي نفس الشيء في المنشآت غير الصناعية ، يمكن استخدام هذا التنظيم ، ففي أحد المكاتب الإدارية يمكن أن تتخصص مجموعة من الموظفين للكتابة على الآلة الكاتبة ، مجموعة أخرى للتصوير ، مجموعة ثالثة لإرسال البريد ، مجموعة رابعة للرد على التليفون وهكذا .


التجميع على أسس متعددة - الهيكل التنظيمى المتعدد  Multiple Departmental Bases


جرت العادة أنه من النادر أن تستخدم منشأة معينة أساساً واحداً لتجميع الوظائف ، بل تقوم معظم المنشآت باستخدام عدة أسس لذلك ، فمثلاً شركة جنرال موتورز وجنرال إلكتريك تقومان باستخدام المنتج كأساس لتجميع الوظائف على مستوى الأقسام أي على مستوى الإدارة العليا ثم تقومان باستخدام (الوظيفة) كأساس لتجميع الأعمال على المستوى التالي ثم تقومان باستخدام الأساس الجغرافي أو العميل كأساس لتجميع الأعمال على المستوى الإداري الذي يليه أي :



مستويات الهيكل التنظيمى المتعدد
مستويات الهيكل التنظيمى المتعدد


الهيكل التنظيمى المتعدد
الهيكل التنظيمى المتعدد

مما سبق يتضح أن المنشأة قامت بالآتي : 

1 -استخدام أساس المنتجات لتجميع أوجه النشاط حيث خصصت نائب الرئيس للأوتوبيسات ، نائب الرئيس لسيارات الركوب ، نائب الرئيس للورديات .

2 -على المستوى التالي (مستوى الأقسام)  تم استخدام الأساس الوظيفي للتنظيم ، فظهرت أقسام الأفراد ، الإنتاج ، التسويق . 

3 -على المستوى الثالث للتنظيم تم استخدام أساس العملاء لتنظيم قطاع الأفراد فهناك قسم العمالة الوطنية وقسم آخر للعمال الأجانب . 
ولتنظيم قطاع الإنتاج تم استخدام أساس العمليات الصناعية فظهر لدينا قسم للتصنيع وقسم للتجهيز النهائي .
ولتنظيم قطاع التسويق تم استخدام أساس المناطق الجغرافية فظهر لدينا قسم للبيع المحلي وقسم للبيع الخارجي .

 وبالتالي تم استخدام جميع الأسس الخاصة بتجميع الوظائف في نفس التنظيم وذلك لملائمة كل أساس لجانب معين من جوانب العمل الداخلي للمنشأة وفيما يلي نوضح أسس التنظيم المتاحة لتنظيم المنشأة .

أسس التنظيم المتاحة لتنظيم المنشأة
أسس التنظيم المتاحة لتنظيم المنشأة

العوامل التي تؤيد استخدام تنظيم دون آخر - هيكل تنظيمى دون آخر


السؤال الذي يظهر الآن ، ما هي العوامل التي تؤيد استخدام تنظيم دون آخر ؟

 هناك ثلاثة عوامل محددة وهي :

 1 -اختيار الأسلوب الذي يحقق تعظيم استخدام الخبرات الفنية المتخصصة .

فمثلاً التنظيم على أساس العملاء يتيح تخصيص خبرات متخصصة في أعمال البيع لكل نوع معين من عملاء المنشأة أما التنظيم الوظيفي فإنه لا يتيح ذلك حيث لن يتحقق التخصص فيما لو كان هناك جهاز متخصص تسويقي لكل نوع معين من العملاء .
 

2 -اختيار الأسلوب الذي يحقق الاستخدام الفعال للمعدات والماكينات .

فمثلاً التنظيم على أساس المنتجات قد يؤدي إلي وجود أقسام إنتاجية متعددة ، كل قسم لخدمة منتج معين وبالتالي قد تتكرر الأعمال ، 
مثلاً كل قسم إنتاجي لديه حاسب آلي . آلة التغليف وقد يثبت أن الطاقة القصوى للحاسب الآلي أو الطاقة الإنتاجية الأجهزة غير مستغلة بالكامل .

ومثلاً تنظيم شئون الطالب حسب العملاء ، إدارة للدراسات العليا وإدارة أخرى لمرحلة البكالوريوس ويوجد لكل إدارة قسم للآلة الكاتبة فقد يتضح أن هناك تكلفة إضافية نتيجة لهذا التنظيم في شكل رأس المال المستثمر في الأجهزة وأيضاً وجود طاقة فائضة غير مستغلة في كل إدارة من هذه الإدارات . 

3 -الأسلوب اللذي يحقق السيطرة الرقابية والتنسيق المطلوب و بأقل مجهود ممكن .

فمثلاً في حالة التنظيم الجغرافي حيث تتكرر بعض الإدارات مثل الأفراد ، الحسابات ، الشئون القانونية ويجب أن يكون هناك تنسيق بين هذه الإدارات لتحقيق درجة عالية من النمطية بين الأداء في المناطق الجغرافية المختلفة المتباعدة ، فليس من المنطق أن تكون ممارسات الأفراد من حيث التعيين ، الأجور ، الحوافز ، الفصل ،.... الخ تختلف من منطقة لأخرى ، لذا قد يحتاج الأمر إلى أن تتبع هذه الإدارات الفرعية إدارة مركزية للأفراد حتى تحقق هذا التنميط في أداء الوظائف المتعلقة بالأفراد .

مقالة منفصلة :  نطاق الإشراف - كل شيء عن نطاق الإشراف تناولنا فيها أثر نطاق اإلشراف على الهيكل التنظيمي لذلك أنصح بالإطلاع عليها

خطوات إعداد الهيكل التنظيمي - مراحل إعداد الهياكل التنظيمية


فيما يلي نستخدم المعلومات التي تم استعرضها في هذا الفصل لتحديد الخطوات اللازمة لإعداد الهيكل التنظيمي . 

1- تحديد الأهداف الرئيسية Objectives
طبيعي أن التنظيم يتم إعداده لتحقيق أهداف معينة ، إذن لابد من تحديد هذه الأهداف كأول خطوة في إعداد التنظيم . فمثلاً وزارة العمل تهدف إلى تحقيق هدفين أساسين هما ، الهدف الأول هو التأكد من تطبيق قانون العمل بواسطة المؤسسات المختلفة ، الهدف الثاني القيام بالتدريب المهني من خلال مجموعة من المعاهد والكليات التدريبية .

2- تحديد الأنشطة الرئيسية Activities
بعد تحديد الأهداف يتم تحديد الأنشطة اللازمة لتحقيق هذه الأهداف ، حيث تحقيق الهدف يتطلب ممارسة أنشطة معينة ، فمثلاً لتحقيق هدف تطبيق قانون العمل تحتاج الوزارة إلي ممارسة ما يلي :
  البت في طلبات الترخيص للعمل للأجانب .
  مراقبة أعمال الصحة والسلامة في المؤسسات . 
 مراقبة تطبيق قانون العمل . 
 وهكذا .
 وتعد هذه الأنشطة ، أنشطة رئيسية ترتبط ارتباطاً مباشراً بتحقيق أهداف وزارة العمل ، بجانب هذه الأنشطة هناك الأنشطة المالية والإدارية والعلاقات العامة التي تساهم في تحقيق الأهداف ولكن بشكل غير مباشر .

3- تجميع الأنشطة في أقسام 

بعد تفصيل الأنشطة اللازمة لتحقيق الأهداف سواء كانت المباشرة أو غير المباشرة ، يتم تجميع هذه الأنشطة في أقسام طبقاً لمجموعة من الاعتبارات : 
 أساس التجميع (العملاء – المناطق - .... الخ) 
 درجة الترابط والتلازم في أداء الأنشطة . 
 درجة التجانس بين هذه الأنشطة . 
 نطاق الإشراف . 
 الخ ...... .

4- تجميع الأقسام في إدارات
هنا تظهر المستويات الإدارية، تجمع الأقسام في إدارات يشرف على كل إدارة مدير الإدارة وهنا يظهر في هذا المثال المستوى الأول للإدارة ويتبع في تجميع الأقسام المبدأ التنظيمي الخاص بدرجة الترابط والتشابه والتماثل والتلازم بين الأقسام التي تضمها إدارة واحدة بالإضافة إلى نطاق الإشراف الخاص بهذا بحيث لا يمكنه من المدير ، الذي لا يكون نطاق إشرافه واسعاً جداً بحيث يعوق تدخله الإشراف الفعال ولا نطاق إشراف محدود جداً الزائد في أعمال الأقسام تحقيق أهدافها.

مقالة منفصلة : ما الذى تظهره والذى لا تظهره خريطة التنظيم ؟

5- تجميع الإدارات في قطاعات
بذلك يظهر المستوى الإداري الثاني بتجميع الإدارات المترابطة والمتشابهة والمتماثلة والمتلازمة في قطاع يشرف
عليه رئيس قطاع يراعي هنا أيضاً نطاق الإشراف لرئيس القطاع .

6 - رسم الخريطة التنظيمية 
تصوير التنظيم بيانياً كما هو في الشكل التالي 

لخريطة التنظيمية
لخريطة التنظيمية

7 إعداد دليل التنظيم الإداري
والذي يضم الخرائط التنظيمية والاختصاصات الرئيسية للتقسيمات التنظيمية الرئيسية والسلطات الرئيسية المحددة لها وخطوط الاتصالات .
فى النهاية اخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق

اعلان اول الموضوع

اعلان وسط الموضوع

إعلان اخر الموضوع