وظائف الإدارة – التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة بالتفصيل

بغض النظر عن نوع الشركة، يؤدي جميع المديرين نفس وظائف الإدارة الأساسية الأربعة وهي التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة؛ فإذا كنت تقوم بوظيفة إدارية، فقد يكون من المفيد التعرف على وظائف الإدارة. وفي هذا المقالة نلقي نظرة على وظائف الإدارة ودورها في تحقيق الأهداف التنظيمية.

تعريف الإدارة

الإدارة هى وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، وذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية، مع مراعاة المؤثرات الداخلية والخارجية.

مقالة ذات صلة: ما هي الإدارة؟ – تعريف الإدارة وأهميتها ووظائفها ومستوياتها

وظائف الإدارة

فكر في الوظائف الأساسية الأربع للإدارة باعتبارها المسؤوليات الأساسية الأربع التي يجب على كل قائد الوفاء بها، وكما اتضح من تعريف الإدارة أن هناك أربع وظائف أساسية تمارسها الإدارة ويطلق عليها العملية الإدارية (عناصر الإدارة) وهي التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، وسوف نقوم بالعرض لها باختصار في هذا المقال على أن نفرد لكل منها مقالات منفصلة.

اولاً:- التخطيط

التخطيط هو التحديد المسبق للأهداف ومسار العمل الذي يتعين اتخاذه لتحقيق الأهداف المحددة بفعالية وكفاءة، إنه عملية فكرية تهتم بتحديد ما يجب القيام به مسبقًا، وكيف يتم القيام به ومتى يتم القيام به، ومن سيفعله. وتأتي وظيفة التخطيط في مقدمة العملية الإدارية حيث أنها تضع الأساس والإطار Framework لبقية مكونات العملية الإدارية  وتقوم وظيفة التخطيط بما يلي:

  • تحديد الأهداف.
  • تحديد البدائل Alternatives الممكنة لتحقيق الأهداف.
  • تحديد خطوات التنفيذ Steps التي يلتزم بها الأفراد لمدد زمنية مقبلة.
  • تحديد الموارد البشرية والمادية المطلوبة من الناحية النوعية والكمية .
  • تحديد المعايير Standards التي تستخدم في تقييم الإنجاز الذي سوف يتحقق،

أي أن وظيفة التخطيط تختص بمجموعة من المسائل وهي :

  1. ما هي الأعمال التي ستؤدي لتحقيق الأهداف ؟ What to do ?
  2. كيف ستؤدي الأعمال؟      ? How to do
  3. -متى ستؤدي الأعمال؟      When to do ?
  4. أين ستؤدي الأعمال؟     Where to do ?
  5. لماذا ستؤدي؟                ? why  

إذن تختص وظيفة التخطيط بتحديد الأعمال اللازم القيام بها لتحقيق الأهداف، فإذا تصورنا أن القارئ يرغب في الحصول على بكالوريوس في تخصص إدارة الأعمال بتفوق، فإن ذلك يلزم زيادة فى المجهود عن ما إذا كان هدفه هو تحقيق بكالوريوس إدارة الأعمال بتقدير عادي؛ وعند تحديد هذه الأعمال يتم ظهور السؤال الخامس وهو لماذا؟ ?why، أي التأكد من أن هذه الأعمال كلها أساسية لتحقيق الأهداف، وأن وهناك مبرر للقيام بها، وأنه ليس هناك أي أعمال تم تحديدها ولها مساهمة محدودة في تحقيق الأهداف، وكذلك ليس هناك أعمال لها تأثير في تحقيق الأهداف ولم يتم إدراجها أو بمعنى آخر تم إغفالها.

التخطيط ليس فقط تحديد الأعمال Activities اللازمة لتحقيق الأهداف، وإنما أيضاً تحديد كيفية How أداء هذه الأعمال Activities؛ حيث أن أداء أي عمل يمكن أن يتم بعدة طرق، أي أنه هناك بدائل Alternatives لأداء هذا العمل، ومن ثم يتطلب الأمر اختيار البديل الأمثل؛ وبالتالي عند تحديد كيفية أداء الأعمال يظهر مباشرة السؤال الخامس وهو لماذا ? Why أي لماذا تم اختيار طريقة لأداء الأعمال دون أخرى.

ومن الطبيعي أن وظيفة التخطيط لا تكتمل بدون ربط الأعمال التي سيتم تنفيذ الأعمال فيها بقترة زمنية، حيث أنه لا تخطيط بدون تحديد الأزمنة المستقبلية التي سيتم تنفيذ الأعمال فيها؛ فعندما يتم ربط تنفيذ الأعمال بفترات زمنية قريبة مقبلة يعد هذا تخطيط قصير الأجل، أما إذا تم ربط تنفيذ الأعمال بفترات زمنية بعيدة مقبلة فإن هذا يعد تخطيطاً طويل الأجل .

مقالة ذات صلة: التخطيط: التعريف، الأهمية، الأنواع، الأهداف، الخصائص، العناصر

ثانياً:- التنظيم

التنظيم الإداري Management Organizing هو ثاني وظيفة إدارية من وظائف الإدارة بعد وظيفة التخطيط، والتنظيم الإداري يقوم بتنسيق الجهود البشرية وترتيب الموارد ودمج الاثنين بطريقة تساعد في تحقيق الأهداف؛ فهو ينطوي على تحديد الطرق والوسائل التي يمكن بها تنفيذ الخطط.

تختص وظيفة التنظيم بـ

  1. تحديد الموارد اللازمة لتحقيق الأهداف.
  2. توزيع الأعمال التي تم تحديدها بواسطة التخطيط على القوة البشرية.
  3. تحديد العلاقات الرئاسية بين القوة البشرية ..أي من مسؤول أمام من؟، من يرأس من؟، من يراقب عمل من؟، من يوجه من ؟.
  4. تحديد Authority  السلطة اللازمة لكل فرد حتى يمكنه ممارسة وتأدية الأعمال التي تم تخصيصها له في شكل مسئولية محددة، والسلطة قد تكون القدرة على التصرف المالي، السلطة قد تكون الحق في إصدار أوامر وتعليمات للغير ؛ فالسلطة هي الحق الشرعي لأداء عمل معين,

أي أن وظيفة التنظيم تختص بإيجاد إجابة وافية عن:-

  1. من الذي سيؤدي عملاً معيناً؟
  2. من الذي سيرأس من؟
  3. من الذي له حق إصدار الأوامر؟
  4. من الذي له حق الإنفاق المالي؟
  5. من الذي له حق استخدام السيارة؟
  6. من الذي سيتكلم باسمنا؟ 
  7. من الذي يوقع الشيكات؟
  8. وهكذا ………

مقالة ذات صلة: التنظيم الإداري: التعريف، الأهمية، الأنواع، المبادئ، الخصائص

ثالثاً:- التوجيه 

التوجيه هو كافة الأعمال التي يمارسها المدير أثناء تنفيذ المرؤوسين لأعمالهم بهدف تعريفهم وتوجيههم، وتشجيعهم على أداء أعمالهم بكفاءة من أجل تحقيق الأهداف والتأكد من ترجمة الخطط إلى واقع فعلي في ظل الأسس والمبادئ التنظيمية التي تم الاتفاق عليها؛ كما يهدف المدير من ممارسة وظيفة التوجيه إلى مساعدة المرؤوسين في التغلب على كافة المشاكل التي تواجههم.

وتختص وظيفة التوجيه بتحقيق تحرك القوة البشرية في الاتجاه الذي يحقق الأهداف، وتقوم وظيفة التوجيه بتوفير المناخ والقيادة والمحفزات التي تحقق تحرك الأفراد في الاتجاه السليم لتحقيق الأهداف بدلاً من تشتت الجهود البشرية في اتجاهات تعوق وتحد من تحقيق الأهداف؛ وتحقيق هذا المناخ يتطلب القيام بثلاث وظائف فرعية وهي محتويات وظيفة التوجيه :

  1. الاتصالات الإدارية
  2. القيادة
  3. التحفيز

القيادة تتضمن إصدار التعليمات وتوجيه المرؤوسين حول الإجراءات والأساليب، اما الاتصالات الإدارية فيجب أن تكون مفتوحة في كلا الاتجاهين بحيث يمكن نقل المعلومات إلى المرؤوسين والتغذية الراجعة الواردة منهم، اما التحفيز فهو مهم جدًا لأن الأشخاص ذوي الدوافع العالية يظهرون أداءً ممتازًا مع توجيه أقل من الرؤساء.

مقالة ذات صلة: التوجيه – التعريف، الأهمية، العناصر، المبادئ، الخصائص

رابعاً:- الرقابة

الرقابة هي الأفعال والقرارات التي يتخذها المديرون للتأكد من أن الأداء الفعلي يكون مطابقا للأداء الذى سبق تحديده مقدما، ويقوم المدير بوظيفة الرقابة حينما يرغب في التأكد من أن الأهداف المحددة مسبقا قد تم تحقيقها، والتأكد من أن المعايير المحددة سلفاً من الأداء قد تم تطبيقها، والتأكد من أن الأعمال التي تم تخصيصها لكل فرد تم تأديتها وأن المسئوليات قد نفذت بالشكل المطلوب، وبالجودة المطلوبة، في الوقت المطلوب، وبالتكلفة والمجهود المناسب؛ حيث لا فائدة من تحقيق الأعمال المطلوبة ولكن بمستوى جودة متدن أو في أزمنة طويلة، أو بتكلفة مرتفعة ومجهود كبير .

أي أن الرقابة هي عملية المقارنة بين كل من : 

  1. الأهداف المحددة مسبقاً. 
  2. الإنجاز الذي تحقق فعلاً .
  3. ثم تحديد الانحرافات سواء كانت بالسلب أو بالإيجاب، ومعرفة أسباب الانحرافات.
  4. اتخاذ الإجراءات التصحيحية

مقالة ذات صلة: الرقابة: التعريف، الأهمية، الأنواع، الخطوات، الخصائص، الأساليب

العلاقة بين الرقابة ووظائف الإدارة

تبين وظيفة الرقابة أسباب الانحرافات بين الأداء المطلوب تحقيقه والانجاز الذي تحقق فعلا، وبناء على نتائج وظيفة الرقابة يمكن إعطاء معلومات مفيدة تساعد في إعادة التخطيط، وإعادة التنظيم، وتحسين عملية التوجيه وتطويرها.

أولا: تطوير عملية التخطيط

قد يتضح من الرقابة أن الأهداف المحددة أهداف غير واقعية مُغالى فيها، وبالتالي فإنه عند التخطيط للمرحلة التالية يؤخذ ذلك في الحسبان، أو العكس أن الأهداف المحددة أقل من اللازم وبالتالي يمكن وضع أهداف أعلى.

مقالة ذات صلة: الأهداف الذكية SMART: ما هي، أهميتها، كيفية كتابتها، أمثلة عليها

ثانياً: تطوير عملية التنظيم

قد يتضح من الرقابة أن سبب عدم تحقق الأهداف هو عدم تعبئة الجهود المادية و البشرية المطلوبة أي “نقص في التنظيم”، أو أن المسئوليات لم تكن محددة بشكل واضح وأن السلطات المخولة للأفراد لم تكن كافية لهم لتمكنهم من ممارسة أعمالهم على الوجه الأكمل .

ثالثاُ: تطوير عملية التوجيه

قد يتضح من الرقابة أن سبب عدم تحقق الأهداف يرجع إلي عدم توافر المعلومات لدى المدير عن ماذا يتوقع الآخرين منه، وكذلك عدم توافر المعلومات لدى الأفراد عن ما هو مطلوب منهم وماذا يتوقع المدير منهم وبالتالي يحتاج الأمر إلى تطوير خطوط الاتصالات (التواصل)، أو قد يكون سبب عدم تحقق الأهداف يرجع إلي عدم توافر القيادة التي تحقق التأثير في الآخرين وضمان توجيه جهودهم نحو الهدف؛ وبالتالي فإن الأمر يستلزم توفير القيادة اللازمة.

أو قد يكون السبب في عدم تحقيق الأهداف عدم توافر الدافعية والحافز لدى الأفراد وذلك لعدم نجاح المدير في تحفيز الآخرين، أو أنه قام باستخدام أساليب تحفيز غير مناسبة ولا تتماشى مع اهتمامات ورغبات وحاجات الأفراد وبالتالي يتطلب الأمر تزويد المدير بأساليب التحفيز المناسبة.

مقالة ذات صلة: 10 طرق لتحفيز الموظفين – نصائح حول كيفية تحفيز الموظفين

التكامل بين وظائف الإدارة

الرقابة هي الوظيفة الإدارية التي بها تكتمل وظائف الإدارة (العملية الإدارية أو السلسلة الإدارية)، فإذا قام المدير بالتخطيط أي تم تحديد ما هي الأعمال التي ستؤدى؟، وكيف ستؤدى؟ ومتى وأين ولماذا ستؤدى؟، ثم قام المدير بعد ذلك بوظيفة التنظيم أي تحديد من الذي سيؤدي الأعمال؟، وما هي  المسؤوليات وكذلك السلطات التي يتم تحديدها لكل شخص لكي يستطيع ممارسة ما هو مطلوب منه؟.

يأتي بعد ذلك الحلقة الثالثة في السلسلة الإدارية (الوظيفة الثالثة من وظائف الإدارة) وهي التوجيه، حيث يقوم المدير بتوصيل توقعاته للغير وكذلك الحصول على توقعات الغير منه من خلال عملية الاتصالات الإدارية والتي هي عبارة عن ما يتوقع المدير من الموظفين وما يتوقع الموظفين من المدير؛ ثم قيادة الأفراد والتأثير عليهم لتوجيه جهودهم نحو الهدف وتقليل الجهود التي قد تبذل وتعوق تحقيق الهدف، ثم تحفيز الأفراد لضمان استمرارية ولائهم للهدف وتوجيه الجهود نحو الهدف وعدم حدوث التشتت أو الانحراف عن الهدف العام.

ثم الحلقة الرابعة من السلسلة الإدارية (الوظيفة الرابعة من وظائف الإدارة) وهي الرقابة التي يكون الغرض منها ضمان عدم انحراف النتائج عن الخطط الموضوعة مسبقًا، واتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الحاجة، لتصحيح أي انحرافات.

والشكل التالي أن هناك تكاملاً بين مكونات السلسلة الإدارية (وظائف الإدارة) :-

مكونات السلسلة الإدارية

ما هي وظائف المنظمة؟

توجد للمنظمة وظائف رئيسية ووظائف ثانوية، وتتمثل الوظائف الأساسية لأي منظمة في ثلاثة وظائف :

1. وظيفة الإنتاج.
2. وظيفة التسويق.
3. وظيفة التمويل.

ولا يمكن لمنظمة مهما كانت طبيعتها أن تنشأ وأن تستمر وأن تنمو إذا لم يتم ممارسة هذه الوظائف الأساسية جمعياً، فعدم ممارسة أي من هذه الوظائف الأساسية معناه عدم نجاح للمنظمة في تحقيق أهدافها وبالتالي لا يوجد أي مبرر يبرر قيامها أو استمرارها؛ اما الوظائف الثانوية للمنظمة مثل وظيفة الأفراد ووظيفة العلاقات العامة ووظيفة الشؤون القانونية، والهدف من ممارسة هذه الوظائف الثانوية هو ازالة جانب من الأعباء الملقاة على عاتق الوظائف الأساسية للمنظمة وجعلها متفرغة تماماً للعمل الأساسي، وعدم ممارسة هذه الوظائف الثانوية لا يمنع ولا يحول دون تحقيق الأهداف؛ فهي وظائف مساعدة فقط أو وظائف تابعة Subsidiary للوظائف الأصلية Principal.

مقالة ذات صلة: وظائف المنظمة – الوظائف الرئيسية والوظائف الثانوية للمنظمة

نصائح لأداء وظائف الإدارة بشكل فعال

اتبع هذه النصائح للتأكد من أنك تؤدي وظائف الإدارة بفعالية:

نصائح وظيفة التخطيط

معظم مسؤوليات التخطيط تتضمن تحديد أهداف الشركة وتحديد كيفية تحقيق تلك الأهداف وتحديد الجداول الزمنية التي يجب اتباعها؛ وهذه بعض النصائح لمساعدتك على أداء وظيفة التخطيط بشكل فعال:

  • تحديد نقاط القوة والضعف في المنظمة، والفرص الحالية، والتهديدات المحتملة لأهداف العمل. يمكنك استخدام تحليل SWOT (نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات) والنظر في العوامل الخارجية والعوامل الداخلية.
  • ضع جدولاً زمنياً معقولاً عند تحديد أهداف الشركة وتأكد من توازنك بين التشاؤم والطموح. وهذا يضمن لك تجنب الضغوط غير الضرورية على الموظفين مع الاستمرار في المنافسة.
  • قم بتحليل المنافسين الحاليين والمحتملين عند تصميم إستراتيجية شركتك. تأكد من مراعاة إيجابيات وسلبيات اي استراتيجية من استراتيجيات الشركة المختلفة وتوقع كيف يمكن أن يتفاعل هؤلاء المنافسون مع استراتيجياتك قبل اعتمادها.
  • مراجعة الخطة المقترحة مع قيادة الشركة. تحديد جدواها لتحقيق الأهداف قصيرة الأجل وطويلة الأجل.
  • نقل تفاصيل المهام والمشاريع الجديدة لأعضاء الفريق. مراقبة أدائهم لضمان التقدم الفردي.

مقالة ذات صلة: تحليل المنافسين: ما هو، اهميته، خطوات القيام به

نصائح وظيفة التنظيم

تتضمن وظيفة التنظيم خلق بيئة منتجة للموظفين، وهذه بعض النصائح لمساعدتك على أداء وظيفة التنظيم بكفاءة هي:

  • تحديد الواجبات الفردية قبل تعيين المهام للموظفين. وهذا يضمن فهم كل عضو في الفريق لوظيفته وكيفية ارتباطه بأهداف الشركة العامة.
  • حدد مسؤوليات كل مدير ومشرف عبر الأقسام المختلفة. يساعد هذا في ضمان وجود هيكل إبلاغ واضح.
  • ضع في اعتبارك تعديل الجدول الزمني الحالي أو إعادة توزيع المهام من موظف أو فريق إلى آخر. يمكن أن يساعد هذا الفريق على البقاء في مساره لتحقيق أهداف وغايات عمله.
  • ضع في اعتبارك إيجابيات وسلبيات تعديل الهيكل الداخلي للفريق وأدواره لتلبية احتياجات الشركة. قد يؤدي تغيير الهيكل التنظيمي إلى سير عمل أفضل وأكثر كفاءة.

مقالة ذات صلة: الهيكل التنظيمي: التعريف، الأهمية، الأنواع، مراحل إعداده

نصائح وظيفة التوجيه

التوجيه الجيدة ضروري لتحقيق أهداف الشركة، وفيما يلي بعض النصائح لضمان الأداء الفعال لوظيفة التوجيه:

  • التعرف على احتياجات عضو فريق العمل. على سبيل المثال، قد يحتاج الموظف إلى شكل من أشكال التحفيز الإيجابي، فيمكنك إنشاء أنظمة مكافآت لأتمتة هذه العملية وضمان الموضوعية.
  • تعزيز الإبداع بين أعضاء الفريق. تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في تحديهم لتحقيق المهام ولكن يجب ان تكون الأهداف قابلة للتحقيق.
  • حل نزاعات الفريق مع الحفاظ على الاستقلال والإنصاف والموضوعية. يساعدك هذا في عرض السلوك المناسب والعمل كنموذج يحتذي به لأعضاء الفريق.
  • تطوير مهارات الاتصال الممتازة. نقل المعلومات حول رؤيتك إلى أعضاء فريقك.
  • أبلغ أعضاء الفريق أنك ترحب بمساهماتهم وأفكارهم. يمكن أن يزيد ذلك من إحساسهم بالمسؤولية ويساعدهم على البقاء متحمسين ومحفزين.

مقالة ذات صلة: مهارات الاتصال – 10 مهارات للاتصال و 5 طرق لتطويرها

نصائح وظيفة الرقابة

ينصب تركيز وظيفة الرقابة على المساعدة في تحقيق أهداف الشركة، وفيما يلي بعض النصائح لضمان الأداء الفعال لوظيفة الرقابة:

  • قم بإنشاء معايير تستند إلى المعلومات المتاحة وحساب العوامل الداخلية والخارجية التي يمكن أن تؤثر على الأداء.
  • تكليف المديرين في جميع الإدارات بمراقبة الأداء الفردي والجماعي وتحديد وسائل التحسين.
  • تحديد الانحراف أو الانخفاض غير المتوقع في كفاءة أو جودة أداء الموظفين.
  • استثمر في تدريب الموظفين للتأكد من أن لدى الموظفين توقعات واضحة ومعرفة بكيفية تحسين أدائهم في مكان العمل.

مقالة ذات صلة: الفرق بين وظائف الإدارة ووظائف المنظمة

فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.

1 فكرة عن “وظائف الإدارة – التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة بالتفصيل”

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *