التغذية الراجعة: تعريفها وأهميتها وأنواعها وكيفية تقديمها

للتقدم في حياتك المهنية، من المفيد أن تفهم نقاط قوتك وضعفك، ويمكن أن تساعدك التغذية الراجعة في تحديد المجالات التي يمكن أن تستفيد من تحسينها، ويمكن أن تساعدك أيضًا في تحديد نقاط القوة التي لم تفكر فيها من قبل؛ وفي هذه المقالة، نوضح تعريف التغذية الراجعة، ونوضح سبب أهميتها، وأنواعها، وكيفية إعطاء التغذية الراجعة.

ما هي التغذية الراجعة (التغذية المرتدة Feedback)؟

التغذية الراجعة (التغذية المرتدة Feedback) هي المعلومات المفيدة أو النقد أو المراجعة حول سلوك أو أداء أو نشاط سابق لفرد أو شركة أو منظمة، ولذلك يمكن لمتلقي التغذية الراجعة تعديل وتحسين أدائهم أو سلوكهم أو أنشطتهم؛ وتحدث التغذية الراجعة عندما يعطي الفرد أو البيئة أو النظام system رد فعله على نشاط ما، فعلى سبيل المثال، عندما يقدم العملاء ملاحظات، فهذا رد فعلهم على منتج أو خدمة من الشركة.

أهمية التغذية الراجعة

تعتبر التغذية الراجعة ذات أهمية قصوى في مختلف جوانب الحياة، سواء كان ذلك في العلاقات الشخصية أو التعليم أو مكان العمل؛ وفي سياق مكان العمل والتطور المهني، تلعب التغذية الراجعة دورًا حاسمًا للأفراد وفرق العمل والمنظمات. وفيما يلي بعض الأسباب الرئيسية التي تجعل التغذية الراجعة ضرورية:

1. تحفيز الموظفين

عندما تدرك الإدارة العليا وإدارة الموارد البشرية في الشركة أهمية التغذية الراجعة، يكون الموظفون متحمسين للغاية ومرنين بما يكفي للقيام بمهامهم ومسؤولياتهم بطريقة تتسم بالكفاءة والفعالية؛ ويتلقى الموظفون تقييما جيدا بشأن مزاياهم وعيوبهم في العمل وجميع العيوب التي يتعين عليهم العمل عليها.

والنقطة التي يجب ملاحظتها هي أن التغذية الراجعة يجب أن تقدم بطريقة إيجابية وصحية ومثمرة لجعل الموظفين يشعرون بالإثارة والتحفيز بدلاً من خفض معنوياتهم، ويسعى الموظفون للحصول على تغذية راجعة للتعرف على أدائهم، ويساعدهم النقد البناء على زيادة الحافز على العمل؛ وأيضاً، يعد استخدام النقد السلبي بطريقة بناءة جزءاً لا يتجزأ من مهارات الأتصال الفعال. والنقد السلبي (الانتقاد) يعني وضع الإصبع على الخطأ والإشارة إليه بكل جرأة والبحث في أسبابه وإلقاء اللوم على المسبب.

ويجب أن تكون هناك جلسات تغذية راجعة منتظمة للموظفين مع رؤسائهم المباشرين على أساس رسمي وغير رسمي مع الحفاظ على ثقافة العمل والبيئة العامة صحية ومثمرة.

مقالة ذات صلة: 10 طرق لتحفيز الموظفين – نصائح حول كيفية تحفيز الموظفين

2. تحسين الأداء

في كثير من الأحيان في المنظمة، يكون الموظفين مرتبكون تماماً ومزعجين من مهامهم ومسؤولياتهم الفعلية، ويمكن أن يرجع ذلك إلى أسباب مختلفة مثل التدريب والتوجيه غير الصحيحين، وانعدام الأمن بين زملاء العمل، ونقص الكفاءة في العمل، وغيرها من الأمور أخرى؛ ولكن عندما تتبع الشركة جلسات التغذية الراجعة المناسبة لإبلاغ الموظفين بنقاط القوة والضعف لديهم بالإضافة إلى المجالات التي تحتاج إلى العمل وفقاً للمهام والمسؤوليات الموكلة إليهم، يشعر الموظفون بالتقدير والحماس الشديد.

3. بيئة عمل إيجابية

نظراً لحقيقة أنه عندما يعمل شخصان معاً في منظمة لتحقيق مستويات متشابهة من الأهداف والغايات، فلا بد من ظهور المشكلات، ومن مهام قسم الموارد البشرية والإدارة العليا التخفيف من المشكلات والعواطف المكبوتة من خلال اتباع سياسة التغذية الراجعة المناسبة.

4. الإحتفاظ بالموظفين

يبقى الموظفون مع شركة تتمتع بثقافة عمل إيجابية وبيئة تتميز بأجواء صحية ومربحة للغاية لنموهم العام ونجاح مسارهم المهني، والتغذية الراجعة هي واحدة من الجوانب الحاسمة في بقاء الموظفين؛ فإذا كانت الشركة ترغب في الاحتفاظ بالموظفين البارعين، يجب أن تفهم وتتبع ثقافة التغذية الراجعة.

5. تدريب وتطوير الموظفين

عندما يتم إعطاء الموظفين ملاحظات (تغذية راجعة Feedback) منتظمة بطريقة رسمية وغير رسمية من قبل رؤسائهم المباشرين، يصبح ذلك منحنى تعليمي لهم لمساعدتهم على النجاح في مسارهم المهني، وهذا بدوره يساعد الشركة أيضاً على صقل مهارات وخبرات الموظفين التي تساعد الإدارة على إطلاق خط جديد ومبتكر من المنتجات والخدمات في السوق المليء بالمنافسة.

مقالة ذات صلة: التدريب والتطوير في الموارد البشرية: الأهمية والأنواع وكيفية تنفيذه

6. تجنب الأخطاء وتحسين المنتجات والخدمات

عندما تفهم إدارة الشركة وتتبع ثقافة تلقي التغذية الراجعة (التغذية المرتدة Feedback) وإعطائها، يقوم كل فريق أو قسم بإجراء جلسات تغذية راجعة منتظمة تساعد على تجنب الأخطاء؛ وكما أن التغذية الراجعة تساعد في تسوية العيوب وحل العوائق التي تشكل عقبة ليس فقط في نجاح الشركة ولكن أيضاً تساعد أعضاء الفريق على اعتبار أخطائهم كمنحنى تعليمي وفرصة لتسلق سلم النجاح.

7. علاقات عمل أفضل

عندما يتم تقديم التغذية الراجعة بطريقة إيجابية وسليمة دون أي تحيز شخصي أو دوافع خفية، فإنها تبني علاقات أفضل وقوية ومثمرة بين أعضاء الفريق في نفس القسم وكذلك الإدارات المختلفة، وبالإضافة إلى أن التغذية الراجعة تخلق أيضاً علاقة جيدة مع الإدارة العليا أيضاً؛ ويحتل بناء وتعزيز العلاقات الإيجابية والجيدة بين الموظفين دوراً مهماً للغاية لأن العمل الجماعي دائماً يساعد المنظمة على النمو والازدهار في السوق والصناعة ككل.

8. التقدير والمكافآت

تعمل التغذية الراجعة كأساس للإعتراف بمجهودات الموظقين وتقديم التقدير والحوافز والمكافآت، فالاعتراف بإنجازات الموظفين وجهودهم يحفزهم على الحفاظ على مستويات عالية من الأداء.

9. خفض التكلفة

يمكن أن تساعد التغذية الراجعة المنتظمة في تحديد أي مشكلات قبل أن تصبح عقبة رئيسية، ويمكن أن تساعد معرفة أين يمكنك التحسن وأين توجد نقاط قوتك في تجنب العمل غير الفعال الذي قد يضيع الوقت والمال لشركتك.

أنواع التغذية الراجعة (التغذية المرتدة Feedback)

1. التغذية الراجعة الرسمية Formal feedback

هذا النوع من التغذية الراجعة هو الأكثر وضوحاً ويمكن أن يتخذ شكل شيء مثل مراجعة الأداء السنوية، وعادة ما يتم ترتيب التغذية الراجعة الرسمية ويمكن التخطيط لها مسبقاً؛ وتتيح هذه الإجتماعات لكل من صاحب العمل والموظف مناقشة مجالات المشاكل علانية، والأشياء التي تسير على ما يرام، والأسئلة المطروحة، وغير ذلك الكثير؛ وقد ينظر إجتماع التغذية الراجعة الرسمية في الإحصائيات ويعرض رؤى قابلة للتنفيذ، ويجب أن يعرف الموظف ما هي موضوعات الإجتماع حتى يتمكن من الاستعداد.

مثال على التغذية الراجعة الرسمية

كل عام يقوم المدير بإجراء مراجعة أداء سنوية، وتهدف هذه المراجعة إلى التحدث عن الأشهر الـ 12 السابقة والتخطيط للأشهر الـ 12 المقبلة.

2. التغذية الراجعة غير الرسمية Informal feedback

سيكون هذا هو النوع الأكثر شيوعاً من التغذية الراجعة التي تحدث في مكان العمل، ويمكن أن يحدث في أي وقت، بين أي شخص، ويمكن أن يكون فعالاً ومفيداً بقدر ما يمكن ان يكون غير منتج ومؤذي؛ وعادة ما يكون هذا النوع من التغذية الراجعة عفوياً جداً وغالباً ما يكون غير مرتب، ويمكن أن تساعد التغذية الراجعة غير الرسمية في بناء بيئة عمل داعمة عندما يتم مشاركتها بالطريقة الصحيحة، ويمكن أن يختلف هذا النوع من التغذية الراجعة بشكل كبير من مجرد “أحسنت صنعًا في كتابة هذا التقرير” إلى شيء أكثر جوهرية مثل إظهار طريقة جديدة لشخص ما للقيام بشيء ما.

مثال على  التغذية الراجعة غير الرسمية

صاحب عمل يمتدح الموظف على العمل الذي يقوم به، ويمكنهم التعليق على السرعة أو الدقة أو الكمية أو العديد من الأشياء.

أنواع التغذية الراجعة على أساس الأسلوب

1. التغذية الراجعة الإيجابية Positive feedback

هذا هو نوع التغذية الراجعة التي نريد جميعا سماعها، وهو عندما يمتدح شخص ما عملنا، ويمكن أن يساعد المديح والملاحظات الإيجابية في مكان العمل الموظف على الشعور بالتقدير وبناء الولاء، وسيشعر معظم المهنيين بدافع أكبر بعد سماع بعض التغذية الراجعة الإيجابية.

ويمكن أن يساعد هذا النوع من التغذية الراجعة في تعزيز السلوكيات الجيدة وسيساعد الموظفين في تطويرهم المهني، ويجب التأكيد على أهمية عدم الإفراط في استخدام التغذية الراجعة الإيجابية حيث ستنخفض قيمتها، فيمكن أن تؤدي التغذية الراجعة الإيجابية الزائدة عن الحد إلى شعور الموظفين بالرضا عن النفس وتقليل الشعور بالتحدي في وظائفهم.

مثال على التغذية الراجعة الإيجابية

أكمل محمد خطاب اول عرض عمل بالنسبة له لعميل جديد وتم استقبال العرض بشكل جيد من قبل العميل، ومدير محمد خطاب اصطحبه إلى الجانب بعد الاجتماع لتهنئته وشكره على عمله، وسلط الضوء على بعض المجالات التي شعر أن محمد خطاب قد برع فيها.

2. التغذية الإيجابية للأمام Positive feedforward

تتعلق التغذية الإيجابية للأمام بإعطاء شخص ما تعليقات ستؤثر على سلوكه في المستقبل، فمع التغذية الإيجابية للأمام يكون التركيز المطلوب هو على المستقبل، بدلاً من النظر إلى الوراء؛ وهذه التغذية الإيجابية للأمام يجب ان تكون كلمات إيجابية مميزة يمكن للموظفين استخدامها لإنتاج أفضل عمل ممكن بدلاً من التغذية الراجعة السلبية التي قد تثبط عزيمتهم، فالتغذية الإيجابية للأمام تمنح الموظفين الدافع للنجاح.

مثال على التغذية الإيجابية للأمام

خلال اجتماعات محمد خطاب لتقديم عروض العمل للعملاء، كان هناك مجال واحد شعر مديره أنه كان من الممكن تحسينه، وبعد الاجتماع شارك المدير بضعة أفكار من شأنها أن تساعد محمد خطاب في تحسين عروض العمل المقبلة التي سيقدمها للعملاء.

3. التغذية الراجعة السلبية Negative feedback

هذا هو نوع التغذية الراجعة التي لا يحب الناس سماعها، وخاصةً دون سابق إنذار؛ والتغذية الراجعة السلبية يمكن أن تجعل الأفراد يشعرون بأنهم تعرضوا للهجوم وتجعلهم يشعرون بالإحباط وان لا أحد يقدر قيمتهم في العمل؛ ومع ذلك، يمكن أن تكون التغذية الراجعة السلبية فعالة عند استخدامها بشكل صحيح.

مثال على التغذية الراجعة السلبية الجيدة

في عرض العمل الثاني لمحمد خطاب، أفسد عدة أجزاء رئيسية مما يعني أن الشركة فقدت هذا العميل، وعقد مديره اجتماعاً خاصاً لمناقشة مجالات ضعف الأداء، وتم إجراء مناقشة استباقية ووضع خطة تنفيذية مفصلة لتجنب ذلك في المستقبل.

مثال على التغذية الراجعة السلبية السيئة

مدير محمد خطاب وبخه أمام زملائه في العمل، وكانت نبرة المحادثة شخصية للغاية وشعر محمد خطاب بالهجوم الشديد، وكانت التغذية الراجعة غامضة وغير مفيدة وتركت محمد خطاب يشعر بالإحباط لبقية الأسبوع.

وتدور التغذية الراجعة السلبية حول الأفكار التصحيحية التي يجب أن يكون هدفها هو تغيير السلوكيات التي لم تكن ناجحة وتحتاج إلى تجنبها، وتعد التغذية الإيجابية للأمام بديلاً رائعاً إذا لم تتمكن من العثور على الكلمات الخاصة بالتغذية الراجعة السلبية.

4. التغذية السلبية للأمام Negative feedforward

تشبه إلى حد كبير التغذية الإيجابية للأمام، والتغذية السلبية للأمام هي التعليقات التي يتم إجراؤها حول السلوكيات المستقبلية، حيث تختلف هي أن التغذية السلبية للأمام تركز على السلوكيات التي يجب تجنبها أو التخلي عنها تماماً؛ ويمكن أن تكون التغذية السلبية إلى الأمام مفيدة في إبقاء الموظفين على المسار الصحيح ومنعهم من تطوير عادات سيئة؛ ويمكن أن تكون أكثر فاعلية من التغذية الراجعة السلبية لأنها مجردة أكثر (تركيز أقل علي الشخص).

مثال على التغذية السلبية للأمام

يقوم محمد خطاب بإعداد عرض عمل جديد لاجتماع سيقام في غضون أسبوع واحد، واتصل به مديره بشأن بعض مجالات التحسين، وغطى الاجتماع عدة أشياء لا ينبغي أن يفعلها محمد خطاب في الاجتماع.

5. التغذية الراجعة البناءة Constructive feedback

يجب أن تركز التغذية الراجعة البناءة على العمل بدلاً من الشخص، فيمكن أن تتكون من تعليقات إيجابية وسلبية لمساعدة شخص ما على تطوير عمله بشكل أكبر؛ ويجب أن يكون للتغذية الراجعة البناءة وجهة نظر قوية تفيد الفرد وتساعده علي المضي قدماً، فيجب أن تتمحور حول الملاحظات التي يتم إجراؤها بشأن عمل الشخص ونتائجه.

مثال على التغذية الراجعة البناءة

تحسن أداء محمد خطاب في العمل منذ الاجتماع الثاني، ومدير محمد خطاب حدد موعداً لعقد اجتماع لمناقشة عمله حتى الآن؛ وشرح مدير محمد خطاب المجالات التي يعمل فيها بشكل جيد بالإضافة إلى المجالات التي تحتاج الي تحسين، حيثما كان التحسين مطلوباً، وقدم المدير نصائح حول كيفية النجاح وتحقيق هذا التحسين.

6. التغذية الراجعة المدمرة Destructive feedback

التغذية الراجعة المدمرة ليست مفيدة للغاية وهي النقيض المباشر للتغذية الراجعة البناءة، فبدلاً من التركيز على العمل، ستركز التغذية الراجعة المدمرة على الفرد وتكون ذات طبيعة شخصية للغاية؛ ففي التغذية الراجعة المدمرة هناك القليل من النصائح المثمرة التي يتم تقديمها وتميل التغذية الراجعة إلى الإشارة إلى العيوب دون أي حلول.

مثال على التغذية الراجعة المدمرة

بعد ضعف عرض العمل الجديد الذي قدمه محمد خطاب، ألقى المدير باللوم على محمد حطاب في الخطأ الذي حدث، وأخبر المدير محمد خطاب أنه ليس لديه فكرة عما يفعله، ولم تقدم التغذية الراجعة رؤى مفيدة لمساعدة محمد خطاب علي الأداء بشكل أفضل.

مقالة ذات صلة: أنواع التغذية الراجعة – 15 نوع للتغذية الراجعة مع الأمثلة

4 نصائح لإعطاء التغذية الراجعة كمدير

إذا كنت تدير مجموعة من الموظفين، فإن تقديم التغذية الراجعة يعد جزءاً من الوصف الوظيفي Job Description الخاص بك؛ ومع ذلك، هذا لا يعني أنه من السهل دائماً تقديم التغذية الراجعة، ولذلك أنصحك بقراءة النصائح التالية قبل تقديم التغذية الراجعة للموظفين:

1. الاستعداد المسبق

أنت لا تحتاج إلى ان يكون نص جلسة التغذية الراجعة مع الموظفين مكتوب، ولكنك تحتاج إلى ان تحدد النقاط الرئيسية لتلك الجلسة؛ ولذلك قم بإعداد نقاط محددة لكى تشاركها مع الموظفين، بالإضافة إلى السرد العام لجلسة التغذية الراجعة. وتعد جلسة التغذية الراجعة فرصة للنمو المهني لك وللموظف، فهذه الجلسة سوف تناقش مع الموظف الأحداث التي واجهتموها، وماذا يمكن أن تتعلمان منها؟، وكيف يمكن لموظفك أن يصبح عضواً أكثر فاعلية في الفريق للمضي قدماً؟

2. الوقت المناسب

لا تقدم التغذية الراجعة في نفس اللحطة، ولكن لا تنتظر أيضاً حتى مراجعة أداء موظفك بعد ستة أشهر، قم بتقديم التغذية الراجعة في غضون أسبوع من الحدث؛ وبهذه الطريقة، لا يزال الأمر جديداً في عقلكما، ويمكن لموظفيك تطبيق ملاحظاتك بشكل أكثر فاعلية على عملهم للمضي قدماً.

وهذا لا يعني أنه لا ينبغي عليك تقديم التغذية الراجعة خلال جلسات مراجعة الأداء الكبيرة، ولكن إذا كنت تقدم التغذية الراجعة على أساس منتظم، فيجب أن تلخص جلسات مراجعة الأداء الكبيرة ما كنت تتحدث عنه أنت وموظفك خلال الأشهر الستة أو الاثني عشر الماضية. ولا ينبغي أن يكون ما تذكره للموظف في مراجعات الأداء مفاجأة له، حيث يجب أن تكون قد تناقشت معه في هذه الأمور في جلسات التغذية الراجعة في اجتماعات وجها لوجه علي انفراد مسبقاً.

3. إعطاء التغذية الراجعة شفهيا وخطيا

من الناحية المثالية، ابدأ بتعليقات لفظية خلال جلسة وجها لوجه أولاً للتأكد من عدم إساءة فهم، وأن الشخص الذي يتلقى التعليقات لديه الوقت لطرح الأسئلة؛ وبعد الاجتماع، قدم وصفاً لمحادثتك بصيغة مكتوبة. وتقديم التغذية الراجعة في شكل كتابي وشفهي له ثلاث فوائد رئيسية:

1. يتعلم بعض أعضاء الفريق بشكل أفضل من خلال السمع والبعض الآخر من خلال القراءة، ومن خلال تقديم التغذية الراجعة شفهياً وكتابياً، فأنت تغطي كافّة الاحتمالات الخاصة بك للتأكد من أن كل عضو في فريقك يتلقى التغذية الراجعة بالطريقة التي يفضلها.
2. التعليقات الكتابية هي مورد ملموس يمكن لموظفك الرجوع إليه إذا نسي ملاحظاتك أو كان لديه أسئلة.
3. أنت توثق أن هذه الملاحظات قد تمت مشاركتها، وهذا مهم بشكل خاص إذا كانت التغذية الراجعة تجد نفسك تكررها لموظفك، وبالتالي يمكنك الإشارة إلى التغذية الراجعة السابقة حول نفس الموضوع الذي غطيته في الماضي.

4. عرض حلول العصف الذهني

اعتماداً على نوع التغذية الراجعة التي تقدمها، قد يكون من المفيد تقديم حلول عن طريق تبادل الأفكار (العصف الذهني)، ويمكن أن تشمل تلك الحول الإجراءات التي يجب أن يتخذها عضو الفريق في المستقبل أو المجالات التي لاحظت انها تحتاج الي تحسينات.

فإذا قمت بالعصف الذهني، ركز على الخطوات التالية الملموسة التي يتعين على الموظف القيام بها على المدى القصير، ولا تفكر في أكثر من ستة أشهر؛ وبهذه الطريقة، فإن الموظفين يغادرون جلسة التغذية الراجعة ولديهم فكرة واضحة عن كيفية تحسين أدائهم وإنجاز المزيد من الأعمال الرائعة.

مقالة ذات صلة: 20 نصيحة لتقديم تغذية راجعة فعالة ومفيدة

فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.