أسود البيزنس

موقع يهتم بكل ما له علاقة بالبيزنس

الاتصالات الادارية ومهارات التعامل مع الاخرين

الاتصالات الادارية ومهارات التعامل مع الاخرين

مفهوم الاتصالات الادارية


الاتصالات هي الوسائل التي يتم بواسطتها تبادل أو نقل المعلومات ،الأفكار ، الحقائق ، المشاعر من جهة إلى أخرى حتى يتحقق فهم موحد وكذلك توافر نفس المعلومات والأفكار والحقائق لجميع الأطراف الذين تشملهم عملية الاتصالات.

أنصحك بالإطلاع على هذة المقالة المنفصلة بعنوان الاتصالات الادارية - المفهوم والأهداف والأهمية و المزيد


ويمكن تصوير عملية الاتصالات Communication Process كما هو موضح في الشكل التالي :


من هذا الشكل يتضح أن عملية الاتصالات تتكون من :

1-المرسل Sender
2-المستقبل Receiver
3-الرسالة Massage
4-الوسيلة Medium
5-التعبير Coding
6-فك الرموز Encoding
8-التغذية المرتدة Feedback
9-المؤثرات الخارجية Noise

وشرحنا هذه المكونات بالتفصيل فى مقالة منفصلة بعنوان عناصر الاتصالات الإدارية - مكونات الاتصالات الإدارية أنصحك بالإطلاع عليها.

تحسين فاعلية الاتصالات

تحسين فاعلية الاتصالات يتطلب الأمر تزويد أطراف العملية الاتصالية بالمهارات السلوكية وذلك للتغلب على معوقات الاتصال النفسية وكذلك يتطلب الأمر تعديلاً في التنظيم حتى يمكن التغلب على معوقات الاتصال التنظيمية.

زيادة فاعلية الاتصالات

يمكن زيادة فاعلية الاتصالات من عدة جوانب هي :

أ- جانب اللغة
ب- الجانب الثقافي .
ج- الجانب الإنساني
د- الجانب التنظيمي .
هـ - جانب التكنولوجيا

مقالة منفصلة : طرق تحسين وزيادة فاعلية الإتصالات الإدارية

الاتصالات الادارية ومهارات التعامل مع الاخرين


إرشادات خاصة ببعض مهارات
أ مهارات الحديث
ب مهارات الإستماع والإنصات
ج مهارات الكتابة


أ - مهارات الحديث


هناك العديد من الطرق الخاصة بتحسين مهارات الاتصال عند الحديث وهذه الطرق هي :
1 -استخدام اللغة السهلة وأن يكون إلقاء اللفظ سهلاً وغير رسمي ويمكن استخدام اسم الشخص في المخاطبة حسب نوعية العلاقة .
2 -استخدام المعلومات المألوفة ولا تمد المستمع بالمعلومات الفنية التفصيلية التي لا يحتاجها .
3 -كن صريحاً عندما يوجه إليك سؤال معين مع إعطاء أكبر قدر ممكن من المعلومات .
4 -أحسن استخدام الدعابة لتخفيف حالة القلق ولا تسرف في استخدام تلك الحاسة .
5 -تلافي الحكم السريع على الموقف والأحداث والأشخاص .
6 -تحكم في حركات شفتك وحواجبك وحركات اليدين والنظر حتى لا تتناقض حركة مع كلمة تخرج من شفتيك .
7 -راعي عامل السرعة في الحديث فلا تبطئ ولا تسرع بل اعتدل في السرعة في الكلام .
8 -ابتعد عن التهديد في المناقشة.

ب - مهارات الاستماع والإنصات


فيما يلي بعض الإرشادات المفيدة عند التخاطب وجهاً لوجه:

1 -قف عن الكلام فلا يمكن الإصغاء وأنت تتكلم .
2 -ضع المتكلم في وضع طبيعي مريح وبالتالي يمكن مساعدة المتحدث على الكلام بحرية .
3 -أشعر المتكلم برغبتك في السماع وذلك من خلال المتابعة باهتمام ومحاولة التفهم بدلاً من المعارضة .
4 -تحرر من الذهول والارتباك وذلك بضبط تصرفاتك وعدم الانصراف إلي أشياء أخرى .
5 -شارك وجدان المتكلم .
6 -كن صبوراً حيث يلزم السماع لأكبر وقت مع عدم مقاطعة المتحدث .
7 -أضبط أعصابك حيث أن الشخص الغضبان يستقبل المعنى بقصد خطأ.
8 -كن سهلاً في مناقشتك فلا تضع الناس في موقف دفاعي قد يصل إلي حد الغضب.
9 -اطرح بعض الأسئلة وذلك يشير إلى إصغائك ومن الأفضل أن تقدم أشياء موضوعية .
10 -توقف عن الكلام هذا هو الإرشاد الأول والأخير نظراً لتوقف الإرشادات الأخرى عليها دائماً ، استمع أكثر مما تتكلم .
11 -لقد أنعم لله علينا بأذنين ولسان واحد ومن هنا يجب الإصغاء أكثر من الكلام .
12 -يتطلب الإصغاء أذنين أحدهما لفهم القصد والأخرى للإحساس .
13 -متخذو القرار الذين لا يصغون توجد لديهم معلومات أقل لأتخاذ قرار سليم .
14 -تفرغ تماماً لمحدثك وركز انتباهك على ما يقوله .
51 -أعطه الفرصة لقول كل ما يود التعبير عنه .
16 -حاول قراءة ما لم يقله صراحة .
17 -تنبه إلي تعبيره غير اللفظي .
18 -ركز على الأفكار الأساسية .
19 -تجنب سرعة التعميم .
20 -تجنب تصنيف المتحدث وإطلاق الأحكام القطعية عليه قبل أن تسمع كلامه .
21 -لا تجعل مظهر المتحدث أو مركزه يؤثر في استقبالك لكلامه.

ج - مهارات الكتابة


هناك عدد من العوامل التي يجب مراعاتها لزيادة مهارة الكتابة وهذه العوامل هي :
1 -يجب مراعاة عناصر التكاليف المرتبطة بالكتابة فيجب أن نسأل أنفسنا في كل مرة نعد فيها خطاباً أو أمراً ... الخ .

هل هذا الخطاب ضروري حقيقة ؟
هل هذا الخطاب كاف ؟
هل هذا الخطاب فعال ؟
هل يوجد بديل آخر للاتصال دون استخدام هذا الخطاب.

2 -يتعين عند الكتابة تقسيم الرسالة أو الخطاب إلي فقرات من حيث المقدمة والمحتوى والنهاية .
3 -اجعل مقدمة الخطاب بسيطة واجعلها تهيئ القارئ لاستقبال بقية الرسالة .
4 -استخدام الكلمات البسيطة وتجنب الكلمات الثقيلة عند الكتابة .
5 -تجنب التكرار .
6 -لا تستخدم الكتابة في الرسائل والاتصالات التي يكون فيها نقل المشاعر مهماً
7 -أحسن تنظيم الرسالة مع استخدام التكلفة الاقتصادية .
8 -حدد الغرض الرئيسي من كل خطاب أو مذكرة .
9 -قسم الخطابات والرسائل إلي أربع مجموعات .

 مجموعة خاصة بالمعلومات الروتينية أو رسائل الأخبار .
 رسائل الرفض والأخبار السيئة .
 رسائل الاعتذار والتبرير .
 رسائل خاصة بالمشاركة في ممارسة أعمال معنية .

10 -أحصر العوامل التي تساعد على تحسين الخطابات في المنظمة .
11 -نظم دورات تدريبية إذا لزم الأمر لتحسين مهارات الكتابة

فى النهاية اخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق

اعلان اول الموضوع

اعلان وسط الموضوع

إعلان اخر الموضوع