أسود البيزنس

موقع يهتم بكل ما له علاقة بالبيزنس

معوقات الإتصالات الإدارية - معوقات عملية الإتصال

معوقات الإتصالات الإدارية - معوقات عملية الإتصال

معوقات الإتصالات الإدارية - معوقات عملية الإتصال

مفهوم الاتصالات الادارية


الاتصالات هي الوسائل التي يتم بواسطتها تبادل أو نقل المعلومات ،الأفكار ، الحقائق ، المشاعر من جهة إلى أخرى حتى يتحقق فهم موحد وكذلك توافر نفس المعلومات والأفكار والحقائق لجميع الأطراف الذين تشملهم عملية الاتصالات.

أنصحك بالإطلاع على هذة المقالة المنفصلة بعنوان الاتصالات الادارية - المفهوم والأهداف والأهمية و المزيد


ويمكن تصوير عملية الاتصالات Communication Process كما هو موضح في الشكل التالي :


من هذا الشكل يتضح أن عملية الاتصالات تتكون من :

1-المرسل Sender
2-المستقبل Receiver
3-الرسالة Massage
4-الوسيلة Medium
5-التعبير Coding
6-فك الرموز Encoding
8-التغذية المرتدة Feedback
9-المؤثرات الخارجية Noise



وشرحنا هذه المكونات بالتفصيل فى مقالة منفصلة بعنوان عناصر الاتصالات الإدارية - مكونات الاتصالات الإدارية أنصحك بالإطلاع عليها.

عوائق الاتصالات


يقصد بعوائق الاتصالات مجموعة من العوامل التي تحول دون وصول الرسالة بالشكل الذي يرغبه المرسل . والمقصود بوصول الرسالة هو تنفيذ محتوياتها إما عن طريق قيام المستقبل بعمل ما Action أو اعتناقه لفكرة معينة أو زيادة المعلومات لديه . وبالتالي قراءة الرسالة وعدم تنفيذ ما جاء بها معناه أن الرسالة لم تصل بل أصلاً أن الرسالة لم تقرأ طالما أنه لم يحدث سلوك معين.

 أسأل أحد الأشخاص الذين يدخنون السجائر هل قرأت ما هو موجود على العلبة "إحترس التدخين يدمر الصحة ويسبب الوفاة " سيقول لك على الفور نعم، هل تعتقد أنه قرأ فعلاً هذه الرسالة، إنه في لغة الاتصالات لم يقرأها طالما أنه لم يعمل بها حيث أنه مازال مستمرا في التدخين.

وعموماً هناك عوامل سلوكية وعوامل تنظيمية قد تعوق عملية الاتصالات وتعتبر حواجز اتصالية نسردها فيما يلي:

أولا العوامل السلوكية


اختلاف الإطار المرجعي للفرد

ويقصد به اختلاف أسلوب التفكير للمستقبل عن المرسل وذلك لاختلاف خبرتهما ومعتقداتهما وأفكارهما ومن ثم فإن تفسير الرسالة وتحديد معنى لها بواسطة المستقبل يختلف عن التفسير والمعني الذي يقصده المرسل . طبيعي إذا كان هناك تطابق بين تفسير المرسل للشيء مع تفسير المستقبل لنفس الشيء Object فإن الاتصال سيكون فعالاً . ولكن للأسف أن نفس الشيء يمكن إدراكه بأكثر من طريقة طبقاً للخصائص النفسية والشخصية والاجتماعية للفرد وكذلك خبراته .

فمثلاً مشكلة التسعير لمنتج ما يراها مدير التسويق بطريق تختلف عن رؤية مدير الإنتاج لنفس المشكلة، في الشكل التالي هل يمكنك حصر عدد المربعات التي يحتويها هذا الشكل .  اكتب العدد فى التعليقات .


  اسأل مجموعة من الأفراد على انفراد عن هذا العدد ، سنجد أن هناك اختلافات في إدراك هذا الشكل بالرغم من أنه شكل هندسي فما بالك بالأشكال التي يصعب تحديدها كمياَ .



 ماذا ترى في هذه الصورة ؟ هل ترى بطة ؟؟ ام ترى ارنب ؟؟ ام ترى بطة وأرنب ؟؟ المبدعين فقط هم من يروا بطة وأرنب فى هذة الصورة. أكتب ما تراه فى التعليقات ثم أقرأ تعليقات الزوار الآخرين.

وليظهر أيضاً لك عزيزى القاريء، كيف يؤثر اختلاف الإدراك لعدة أفراد لنفس الشيء أنظر بتمعن في هذه الصورة التالية هل هى شابة ام عجوزة ، ثم حاول تحديد عمرها ، المتفائلون فقط هم من يروها شابة والمتشائمون يرونها عجوزة. أكتب ما تراه فى التعليقات.


عادات الاستماع السيئة

بالرغم من أن كلاً منا يقضى تقريباً 50 % من وقته في الاستماع إلا أن أغلبنا ليس لديه المهارات الجيدة للاستماع بل لا يتصور أن الاستماع مهارة، فالإستماع مهارة ليست سهلة وأنها تحتاج إلي تمرين مستمر. وطبيعي أن هناك درجات للاستماع، هناك الاستماع وهناك الإنصات والدليل العملي على وجود فروق بين الاستماع والإنصات يأتي من كتاب الذكر الحكيم " فاستمعوا له أنصتوا " وكل منا له أذنان ولسان واحد لكي يسمع ضعف ما يتكلم.

ومن العادات السيئة للاستماع أن الفرد يسمع فقط ما يتوقع ان يسمعه Hearing what we expect to hear ولا يستمع إلي المعلومات التي تتعارض مع ما يعرف أو ما يعتنق .Ignoring information that conflicts with what he knows .

 ولكي تتحسن مهارة الاستماع لدى الفرد فإن هناك مجموعة من الإرشادات :

1-النظر إلي المتحدث Eye contact
2- التحكم فى الفم Control of the mouth
3-التحكم فى سرعة التفكير Control of the mind
4 -البعد عن الأحكام المسبقة للأمور Prejudgment
5- عدم القفز للنتائج Do not Jump to conclusions

تعارض ما يقال بالكلمات عن الإشارات أو الحركات الجسدية Conflicting non – vernal communication

بجانب استخدام الكلمات المكتوبة والشفهية في الاتصالات فكل منا يستخدم الحركات والإشارات (لغة الجسد Body Language) ايضاً في بناء محتويات الرسالة عند الاتصال . كما أن هناك قاموساً Dictionary لتحديد معاني الكلمات في لغة الكلام فإنه أيضاً  يوجد قاموس لتحديد معاني الإشارات والحركات في لغة الجسد. وقد أثبتت الدراسات أن الكلمات تحقق فقط 77 % من أهداف الاتصالات الشخصية وأن حوالي 70 % من الهدف يتحقق من خلال الحركات والإشارات.

وبالتالي يعد من معوقات الاتصال أن يتعارض ما يقوله الفرد من كلمات مع ما يفعله – بطريقة لا شعورية – من حركات وإشارات فهنا ماذا يصدق الطرف الآخر – المستقبل – هل يصدق الكلمات أو الحركات ام يصدق ما يسمعه أو ما يراه.

 يلاحظ أنه من الطبيعي أن يصدق الحركات لأنها تحدث بطريقة عفوية طبيعية أما الكلمات يمكن اختبارها بدقة وكثيراً ما نسمع في الأمثلة الشعبية لدينا من يقول " أسمع كالمك أصدقك أشوف حركاتك احتار " فمن الحركات والإشارات يمكن استنتاج معان كثيرة هل يكذب المتحدث ؟ هل معي أو أنه قد شرد بذهنه في مسائل أخرى ؟ هل يتقبل ما أقول ؟ هل استجابته إيجابية وهكذا .

 ويظهر ذلك من طريقة الجلوس ، من تعبيرات الوجه ، من وضع اليدين . وتناولنا جميع حركات لغة الجسد فى مقالات منفصلة يمكنك الإطلاع عليها.

شعور المستقبل بالخوف والقلق والغضب والاكتئاب وذلك بسبب استخدام المرسل لمكانته الإدارية تؤدي إلي عدم استعداد المستقبل ذهنياً لاستقبال الرسالة . ويظهر ذلك جلياً في المقابلات الشخصية التي تستخدم لاختيار العاملين الجدد أو للترقية حيث تؤدي عوامل القلق لدى الفرد إلي عدم توفيقه كثيراً في الإجابة على الأسئلة كما أنه يحاول أن يظهر بمظهر يفوق حقيقته وبالتالي لا يستطيع المرسل من تجميع المعلومات التي يريدها وبالتالي تقل فاعلية الاتصالات .

 درجة الثقة في المرسل حيث المرسل هو المُنشئ للرسالة أو للعملية الاتصالية بالتالي فإن درجة الثقة في المرسل ودرجة خبرة ومهارة المرسل ومصداقيته تؤثر في درجة قبول ما يصدر منه من معلومات فكلما كان المرسل على درجة عالية من الثقة من وجه نظر الآخرين كلما القت أفعاله وأقواله قبولاً متزايداً واهتماماً خاصاً من المستقبل .

 اهتمام المستمع لمظهر المتحدث وليس لما يقوله حيث أن مظهر الفرد وطريقة ارتدائه ملابسه The way he dresses تقول شيئاً عنه دون أن يدري .

 طريقة ترتيب مكان الاجتماع لـه تأثير على قبول المستقبل للرسالة فإذا كان الترتيب يتصف بالرسمية فإن ذلك يؤدي إلى وضع المستقبل في موقف دفاعي وبالتالي يقلل من قدرته على استيعاب كل ما يقال .

ثانيا العوامل التنظيمية


بجانب العوامل النفسية السلوكية فهناك أيضاً عوامل تنظيمية يمنع وصول الرسالة أو أنها تصل غير كاملة يمكن أن تكون حاجزاً وذلك ما يسمى Filtration أو تصل محرفة وهذا ما يسمى . Distortion

عدد المستويات الإدارية

يعد عدد المستويات الإدارية في المنظمة من الحواجز الطبيعية في عمليات الاتصال حيث تؤدي إلي حذف Screening جانب من المعلومات خلال رحلتها من أعلى إلى اسفل أو العكس من أسفل إلي أعلى .

فإذا فرضنا أن نسبة الحذف أو القطع في المعلومات 10 % من مستوى إداري إلي آخر فإذا كان هناك خمسة مستويات إدارية فإن نسبة المعلومات التي تصل من المرسل إلي المستقبل ستكون أقل بكثير عما إذا كانت هناك ثلاثة مستويات إدارية فقط كما يظهر من الشكل التالي :

نسبة المعلومات الصحيحة في حالة وجود 5 مستويات إدارية

 إما إذا كان هناك فقط ثلاثة مستويات إدارية فإن نسبة ما يصل من الرسالة ستكون أكبر بكثير من 59 % كما يلي :


نسبة المعلومات الصحيحة في حالة وجود 3 مستويات إدارية

وبالتالي كلما طالت خطوط الاتصال كلما أدى ذلك إلي اختصار في الرسائل وكذلك إلي تحرفيها بحيث قد تصل مختلفة تماماً للمستقبل عن ما يقصده المرسل .

اتساع نطاق الإشراف

كلما زاد نطاق الإشراف كلما زاد عدد الأفراد الذين يشرف عليهم المدير ، مما يؤدي إلي قلة الوقت الذي يستطيع أن يخصصه المدير للاتصالات مع كل فرد وبالعكس كلما قل نطاق الإشراف فإن الاتصالات بين هذا المدير والمرؤوس تكون أكثر من اللازم ويسمى في هذه الحالة over communication وطبيعي أنه في الحالتين انعدام الاتصال أو كونه أكثر من اللازم يؤدي إلي انخفاض كفاءة الأداء .

فى النهاية اخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.

هناك تعليق واحد:

اعلان اول الموضوع

اعلان وسط الموضوع

إعلان اخر الموضوع