طرق تحسين وزيادة فاعلية الإتصالات الإدارية

مفهوم الاتصالات الإدارية

الاتصالات الإدارية هي الوسائل التي يتم بواسطتها تبادل أو نقل المعلومات، الأفكار، الحقائق، المشاعر من جهة إلى أخرى حتى يتحقق فهم موحد وكذلك توافر نفس المعلومات والأفكار والحقائق لجميع الأطراف الذين تشملهم عملية الاتصالات.

أنصحك بالإطلاع على هذه المقالة المنفصلة بعنوان الاتصالات الادارية – المفهوم والأهداف والأهمية و المزيد

ويمكن تصوير عملية الاتصالات Communication Process كما هو موضح في الشكل التالي :

طرق تحسين وزيادة فاعلية الإتصالات الإدارية

من هذا الشكل يتضح أن عملية الاتصالات تتكون من :

1. المرسل Sender
2. المستقبل Receiver
3. الرسالة Message
4. الوسيلة Medium
5. التعبير Coding
6. فك الرموز Encoding
7. التغذية المرتدة Feedback
8. المؤثرات الخارجية Noise

وشرحنا هذه المكونات بالتفصيل فى مقالة منفصلة بعنوان عناصر الاتصالات الإدارية – مكونات الاتصالات الإدارية أنصحك بالإطلاع عليها.

تحسين فاعلية الاتصالات

تحسين فاعلية الاتصالات يتطلب الأمر تزويد أطراف العملية الاتصالية بالمهارات السلوكية وذلك للتغلب على معوقات الاتصال النفسية، وكذلك يتطلب الأمر تعديلاً في التنظيم حتى يمكن التغلب على معوقات الاتصال التنظيمية ونتعرض فيما يلي لذلك.

طرق تحسين وزيادة فاعلية الإتصالات الإداريةاستخدام التغذية المرتدة Feedback بفاعلية وذلك للحصول على معلومات عن درجة وصول الرسالة للمستقبل وفهمها وذلك عن طريق ملاحظة تعبيرات الوجه (لغة الجسد)، وأيضاً بتشجيعه بسؤال أي أسئلة مهمة له ومنها يتم فهم عما إذا كان قد فسر الرسالة كما يهدف المرسل ام لا، وبالتالي تزداد منطقة التوافق بين المرسل والمستقبل كما يلي :

طرق تحسين وزيادة فاعلية الإتصالات الإداريةوبالتالي فإنه في البداية نجد أن المنطقة المشتركة التي فيها تتفق رؤية المرسل مع رؤية المستقبل (المستلم) محدودة ومازال هناك فروق واضحة، وفي خلال عملية الاتصالات يقوم المرسل بتزويد المستقبل بمعلومات وبالتالي تزداد لدى المستقبل منطقة المعرفة كما يلي :

طرق تحسين وزيادة فاعلية الإتصالات الإدارية

من خلال تقدم progressing عملية الاتصالات فإن المرسل يقوم بالحصول على تغذية مرتدة Feedback من المستقبل مما تؤدي إلي زيادة معرفة المرسل أيضاً بمعلومات جدية مما يؤدي تغير في مقدار المعرفة والمعلومات لدى المرسل لتكون كما يلي:

طرق تحسين وزيادة فاعلية الإتصالات الإداريةومن هنا يصبح الاتصال فعالاً حيث إتحدت وتوافقت المعلومات والمعرفة والاتجاهات بين المرسل والمستقبل وذلك عن طريق إعطاء Give المعلومات بواسطة المرسل والحصول على Take على تغذية مرتدة من المستقبل. إذا تحقق ذلك فإن عملية الاتصالات تكون قد حققت أهدافها تماماً.

تخطيط عملية الاتصالات وذلك بتحليل المشكلة أو الفكرة أخذاً في الحسبان اهتمامات وخصائص المستقبل وتحديد الهدف من الاتصالات بشكل واضح، هل هو الحصول على معلومات من المستقبل (المستلم)، تغيير اتجاهات المستقبل، تحقيق فعل ما action بواسطة المستقبل.

زيادة فاعلية الاتصالات

يمكن زيادة فاعلية الاتصالات من عدة جوانب هي :

أ. جانب اللغة.
ب. الجانب الثقافي .
ج. الجانب الإنساني
د. الجانب التنظيمي.
هـ. جانب التكنولوجيا.

أ. جانب اللغة

1. يجب أن تلائم اللغة المستخدمة في الاتصالات الإدارية مستوى الأفراد المشاركين في الاتصالات وفقاً لصفاتهم وقدراتهم وخبراتهم ومهاراتهم.
2. يجب أن تكون اللغة المستخدمة في الاتصالات سهلة من حيث البساطة وعدم التعقيد في استخدام الاصطلاحات.
3. أن تكون اللغة المستخدمة دقيقة لا تحتمل أكثر من تفسير.
4. مراعاة الأفراد على كافة المستويات ومنها حسن استخدام اللغة في التعبير وكتابة التقارير.
5. تدريب الأفراد على كافة المستويات ومنها حسن استخدام اللغة في التعبير وكتابة التقارير.

ب.  الجانب الثقافي و الاجتماعي

1. مراعاة العادات والتقاليد السائدة في المجتمع.
2. الالتزام بالقيم السائدة في المجتمع عند ممارسة الاتصالات.
3. البعد عن الاستخدام السيئ لبعض المصطلحات.
4. مراعاة الإدارة لما تعارف عليه الناس من معان.
5. مواكبة التغير في القيم السائدة بالمجتمع نحو الأفضل.

ج. الجانب الإنساني

1. توخي الصدق والإخلاص عند مزاولة الاتصال.
2. مراعاة الأمانة في استلام وتسليم ونقل المعلومات دون نقص أو زيادة.
3. تشجيع الآراء البناءة.
4. تنمية مهارات الإصغاء ومهارات الحديث.
5. ديمقراطية الاتصال من حيث إعطاء الآخرين حق النقد البناء.
6. عدالة توزيع المعلومات على الأفراد دون محاباة.
7. عدالة تفسير المعلومات دون تمييز أو اتجاهات شخصية.
8. معقولية التصرف دون إسراف أو تقصير سواء في القول أو العمل.
9. تطابق القول مع العمل عندما يقارن العمل بالقول عملاً بما جاء القرآن الكريم “كبر مقتاً عند الله أن تقولوا ما لا تفعلون “.
10. الخصال الحميدة والسمات الجيدة تعتبر عنصراً مهماً في مزاولة عملية الاتصال ” لا تنه عن شيء وتأتي مثله ”

د. الجانب التنظيمي

1. وضوح شبكات الاتصال الرسمي من خلال التنظيم الرسمي.
2. عدم إهمال الاتصال غير الرسمي والحرص على الاستفادة منه.
3. التدريب الفعال للأفراد على حسن استخدام وسائل الاتصال والقدرة على تحليل البيانات والمعلومات.
4. تحديد اتجاه وانسياب تدفق المعلومات والدورة التي تمر بها الوحدات الإدارية المختصة.
5. الاعتماد على الاتصال ذوي الاتجاهين نظراً لتشجعيه للمعلومات المرتدة والاستفادة منه.
6. الاعتماد على فريق عمل معالجة المشكلات والمواقف الصعبة والاستفادة من وجود أكثر من رأي.
7. المعالجة الحاسمة لأي تشويه أو تحريف للمعلومات.
8. سيادة مناخ تنظيمي ومناخ اتصالات ملائم لمزاولة الاتصالات.
9. تجنيب المركزية إذا كانت تعوق الاتصالات.

هـ. جانب التكنولوجيا

1. يجب الاستفادة من وسائل التقنية الحديثة فيما يتعلق بوسائل وأساليب الاتصال ” ايميل – سوشيال ميديا … الخ”.
2. يجب مواكبة التغيرات الحديثة في وسائل الاتصال وتدريب العاملين أولاً بأول عليها.
3. الحرص على تهيئة استعداد العاملين قبل تبني أية وسائل جديدة.
4. استخدام الوسائل السمعية والبصرية في الإيضاح وشرح المعلومات ونقلها كوسيلة للاتصالات.
5. المقارنة بين التكاليف والمزايا العائدة من استخدام أدوات التكنولوجيا الحديثة في الاتصالات.
6. مراعاة العامل الإنساني عند تبني وسائل فنية جديدة.
7. النظرة الموضوعية للجانب التكنولوجي من حيث رفع كفاءة الاتصال.
8. حسن معالجة المشكلات الناجمة عن التطبيق التكنولوجي وأثر ذلك على فعالية الاتصال.

فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.

عالم الأعمال

هل تريد ان تكون على إطلاع
بكل جديد فى

أسود البيزنس

أشترك فى قائمتنا البريدية الآن

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

نحن نستخدم ملفات تعريف الارتباط لنمنحك أفضل تجربة ممكنة على موقعنا. بالمتابعة في استخدام هذا الموقع، فإنك توافق على استخدامنا لملفات تعريف الارتباط.
قبول
سياسة الخصوصية