يعد وجود الخطة التنفيذية أمرًا ضروريًا لتحقيق أهدافك، فالخطة التنفيذية تساعدك على إنشاء مسار واضح نحو هدفك، وتوجيه جهودك في الاتجاه الصحيح وتتبع الإنجازات؛ وتعتمد التفاصيل الدقيقة التي يجب تضمينها في الخطة التنفيذية على مدى تعقيد أهدافك وعدد الموارد التي ترغب في تخصيصها. وفي هذه المقالة، نوضح ما هي الخطة التنفيذية، وأهمية الخطة التنفيذية، وكيفية إعداد الخطة التنفيذية، ونوضح الأخطاء الشائعة عند كتابة الخطة التنفيذية، ونموذج للخطة التنفيذية مكتوب تستطيع تحميله.
تعريف الإدارة
الإدارة هى وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، وذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية، مع مراعاة المؤثرات الداخلية والخارجية.
مقالة ذات صلة: ما هي الإدارة؟ – تعريف الإدارة وأهميتها ووظائفها ومستوياتها
ما هو التخطيط؟
التخطيط هو التحديد المسبق للأهداف ومسار العمل الذي يتعين اتخاذه لتحقيق الأهداف المحددة بفعالية وكفاءة، إنه عملية فكرية تهتم بتحديد ما يجب القيام به مسبقًا، وكيف يتم القيام به ومتى يتم القيام به، ومن سيفعله؛ فالتخطيط هو الوظيفة الأساسية للإدارة، فهو يركز على مسارات العمل المستقبلية، ويحدد الأهداف التي يجب تحقيقها في المستقبل ويختار أفضل مسار للعمل لتحقيق الأهداف المحددة؛ فالتخطيط ينطوي على العديد من الأنشطة مثل التحليل واتخاذ قرار في الأمور الفنية والمالية وأمور الموارد البشرية والعناصر الأخرى الضرورية لتنفيذ مسار العمل المحدد مسبقًا.
ولتحقيق الأهداف المخطط لها، يلزم وجود خطة فعالة؛ ويجب أن يكون جميع المديرين مخططين فعالين، ولذلك سواء كانت المنظمة التي يعمل فيها المديرين تبيع منتجات أو خدمات، أو منظمة تعمل في القطاع الخاص أو العام، أو سواء كانت منظمة تهدف إلى الربح أم لا، فكل هذا غير مهم، كل نوع من هذه الأنواع من المنظمات يحتاج إلى التخطيط.
فالتخطيط هو العملية الفكرية التي تحدد بوضوح ما يجب القيام به، ومتى وأين ولماذا يجب القيام به، وكيفية القيام به، ومن الذي يقوم به، من أجل تحقيق الأهداف المخطط لها؛ ويحدد المدير الأهداف ويتخذ الخطوات اللازمة لضمان إمكانية تحقيق هذه الأهداف بطريقة فعالة.
مقالة ذات صلة: التخطيط: التعريف، الأهمية، الأنواع، الأهداف، العناصر، المراحل
ما هي الخطة التنفيذية؟
الخطة التنفيذية Action Plan هي مخطط لسلسلة الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها لتحقيق هدفك؛ فالخطة التنفيذية تقسم عملية تحقيق الهدف الخاص بك إلى مهام قابلة للتنفيذ محددة زمنياً(محددة المدة)، ويعد إعداد الخطة التنفيذية طريقة فعالة لتحقيق هدفك أو غايتك بشكل أكثر كفاءة ضمن إطار زمني محدد. ويمكنك استخدام الخطة التنفيذية لإدارة المشاريع أو لأهدافك الشخصية.
ويجب أن تتضمن الخطة التنفيذية الفعالة التفاصيل التالية:
- وصف موجز للهدف
- تسلسل المهام المراد تنفيذها
- تحديد الأشخاص المسؤولين عن إنجاز المهام
- الجدول الزمني لإنجاز المهام
- الموارد المطلوبة للمهام
- نظام لتقييم التقدم الدوري المحرز
وبمجرد إعداد الخطة التنفيذية، تحتاج إلى مراجعة تقدمك بشكل دوري وإجراء التغييرات اللازمة على الخطة لتعكس التغييرات في الاستراتيجية والموقف.
مقالة ذات صلة: نموذج العمل التجاري: ماهو، أهميته، أنواعه، مكوناته، كيفية انشائه
أهمية الخطة التنفيذية
تعتبر الخطة التنفيذية مهمة لأنها تزيد من فرصك في تحقيق أهدافك، ويساعدك وجود خطة على الاستعداد لأي شيء قد يحدث على طول الطريق أثناء العمل على تحقيق أهدافك؛ وتمنحك الخطة التنفيذية نظرة عامة على ما يمكن توقعه وكيفية التعامل مع العقبات على طول الطريق. وفيما يلي بعض الأسباب التي تجعل من الضروري وجود خطة تنفيذية:
1. تمنحك إحساسًا واضحًا بالاتجاه
تسلط الخطة التنفيذية الضوء على الخطوات المثالية المطلوبة لأداء المهمة والإطار الزمني لإكمالها، وهذا يتيح لك معرفة ما هو مطلوب القيام به بدقة.
2. تتبع تقدم المشروع
تجعل الخطة التنفيذية مسار مشروعك واضحًا ومباشرًا؛ وهذا يضمن أنه يمكنك تتبع تقدم مشروعك بشكل فعال، وبالتالي يسمح لك بمواصلة التركيز على هدفك.
3. تحفزك على الاستمرار في العمل
في بعض الأحيان ستشعر بخيبة الأمل والإحباط بشأن العمل على تحقيق أهدافك؛ ومع ذلك، عندما يكون لديك كل شيء مكتوب في خطة، فسوف تكون متحمسًا وملتزمًا بالاستمرار في المشروع.
مقالة ذات صلة: التحفيز الذاتي: ما هو، اهميته، و 20 طريقة لتحفيز الذات
4. تساعدك على ترتيب أولوياتك
تسمح لك كتابة جميع خطوات المشروع من الخطوة الأولى إلى الأخيرة بالتمييز بين المهام وتحديد المهام الأكثر أهمية؛ وعلى الرغم من أن جميع المهام قد تكون ضرورية فيما يتعلق بالنتائج النهائية للمشروع، ولكن عندما يكون لديك خطة تنفيذية، فإنها تتيح لك ترتيب أولوياتك من حيث أيها أكثر أهمية.
5. تجعل إدارة الفريق أسهل
من خلال وجود سلسلة من المهام المحددة بوضوح لإكمالها مع المواعيد النهائية، يكون من الأسهل بكثير تفويض العمل إلى أعضاء فريقك، مما يزيد من احتمالية نجاحهم في مهامهم.
6. تعطي أعضاء الفريق مؤشرات قياس الأداء
من خلال منح الأشخاص المشاركين في مشروعك إمكانية الوصول إلى المعلومات الواردة في الخطة التنفيذية الخاصة بك، يمكنهم اتخاذ قرارات مدروسة بشكل أفضل حول التقدم الذي يحرزونه ويشعرون بمزيد من المشاركة في تحقيق الأهداف.
وتعمل الخطة التنفيذية الجيدة كخريطة طريق، مما يمنحك الإشارات الأساسية لضمان نجاح مشروعك وتنفيذه في غضون فترة زمنية محددة؛ إنها ترشدك وتبقيك منخرطاً طوال فترة المشروع لضمان حصولك على فهم جيد لما يعمل عليه فريقك. وتساعدك القدرة على تتبع تقدم مشروعك أيضًا على إدراك أي تحديات حتى تتمكن من حل المشكلات مقدمًا قبل أن تخرج عن نطاق السيطرة.
مقالة ذات صلة: مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs: ما هي، أهميتها، أنواعها، أمثلة عليها، كيفية إنشائها
كيفية إعداد الخطة التنفيذية
هناك عدة خطوات يمكنك اتباعها لكتابة خطة تنفيذية ناجحة ترشدك نحو تحقيق أهدافك بسرعة وكفاءة:
1. تحديد الأهداف الذكية (SMART)
الخطوة الأولى لوضع خطة تنفيذية هي تحديد أهدافك، وطريقة الأهداف الذكية (SMART) هي تقنية مفيدة لتحديد الأهداف لأي مشروع. وترمز SMART إلى الحروف الأوَل من 5 كلمات إنكليزية هي: (Specific: محدد)، و(Measurable: قابل للقياس)، و(Achievable: قابل للتحقيق)، و(Relevant: ذو صِلة)، و(Time-Bound: مُقيَّد زمنياً). ومن المرجح أن ينجح الهدف الذي تم تحديده باستخدام طريقة SMART أكثر من الهدف الذي تم تحديده بشكل فضفاض. وإليك كيفية تحديد أهدافك باستخدام طريقة SMART:
- محدد Specific: تأكد من تحديد أهداف محددة، وغالبًا عن طريق إضافة قيمة قابلة للقياس إليها. على سبيل المثال، تريد زيادة معدل إكمال مشروعك بنسبة 20٪.
- قابل للقياس Measurable: صياغة هدفًا قابلاً للقياس يعني أن لديك معايير محددة يمكنك استخدامها لتتبع تقدمك قبل تحديد الهدف والبدء في العمل على تحقيقه؛ ويمكن أن يساعدك فهم تقدمك على فهم أفضل ما إذا كان تغيير الهدف أو النهج يمكن أن يكون مفيدًا ام لا.
- قابل للتحقيق Achievable: من المهم أن يكون لديك أهداف واقعية يمكنك تحقيقها؛ فإذا حددت أهدافا صعبة للغاية، فقد يؤثر ذلك على الروح المعنوية ويقلل من دافعك لتحقيق تلك الأهداف..
- ذو صلة Relevant: يجب أن تتناسب أهدافك أيضًا مع احتياجاتك واهتماماتك وقدراتك؛ وبالنسبة لأهداف فريق العمل، يجب أن يفهم كل شخص في الفريق كيف سيؤثر الهدف على عمله وكيف يمكن أن يؤدي تحقيقه إلى تحسين الشركة أو المنظمة.
- مُقيَّد زمنياً Time-Bound: من المهم أن تحدد جدولًا زمنيًا لإنجاز المهام لزيادة كفاءتك وإنجازاتك.
مقالة ذات صلة: الأهداف الذكية SMART: ما هي، أهميتها، كيفية كتابتها، أمثلة عليها
2. تحديد المهام التي تحتاج إلى إكمالها لتحقيق أهدافك
الشيء التالي الذي يجب فعله عند وضع الخطة التنفيذية هو تحديد قائمة المهام التي تحتاج إلى إكمالها لتحقيق أهدافك؛ ويمكنك القيام بذلك عن طريق تقسيم أهدافك إلى مهام صغيرة وبسيطة، ثم قم بتنظيم هذه المهام حسب الأولوية. ويجب عليك ان تفكر في العقبات التي قد تواجهها، فقد يشكل حل هذه العقبات مهامًا منفصلة، وقد تحتاج إلى تضمين هذه المهام المنفصلة أيضًا في قائمة المهام؛ ويجب أن تكون كل مهمة واضحة وسهلة التنفيذـ فإذا كانت هناك أي مهمة معقدة، فأنت بحاجة إلى تقسيمها إلى مهام الفرعية.
مقالة ذات صلة: مبدأ باريتو (مخطط باريتو): ما هو، تطبيقاته، مزاياه، خطواته
3. تحديد جدول زمني
الخطوة التالية للخطة التنفيذية الخاصة بك هي تحديد جدول زمني لتحقيق هدفك، وهذا يعني تحديد الموعد النهائي لإكمال مشروعك وتحديد مواعيد نهائية لكل مهمة من المهام التي حددتها وتحتاج إلى ان تكملها. وهذه خطوة أساسية في الخطة التنفيذية، حيث ستساعد المواعيد النهائية في الحفاظ على تقدم المشروع، وستعمل أيضًا كعلامات للتقدم.
وهناك العديد من الأدوات المتخصصة المفيدة لتحديد المواعيد النهائية ولكن يمكن أن تكون بسيطة مثل سرد المواعيد النهائية على قطعة من الورق أو استخدام جدول بيانات؛ ومن الضروري إنشاء جدول زمني واقعي يمكنك اتباعه حتى تتمكن من الحفاظ على تقدم ثابت نحو هدفك، ولذلك يجب عليك التفكير في مقدار الوقت الذي تحتاجه لإكمال كل مهمة من المهام في قائمتك.
4. تحديد فريقك وتعيين المهام لهم
إذا كان مشروعك كبيرًا بما يكفي ليحتاج إلى أكثر من مساهمتك الفردية، فستحتاج إلى تحديد الفريق الذي سيشارك في تأدية المهام؛ وفي بعض الحالات، سيكون لديك بالفعل فريق من الموظفين بسبب سلطتك الإدارية. وبمجرد معرفة من سيشاركك في تأدية المهام، تحتاج إلى تعيين المهام لهم وتحديد المواعيد النهائية التي يجب ان يلتزموا بها؛ وسيسمح لك ذلك بإدارة عبء العمل الخاص بهم وإجراء التعديلات بناءً على نتائجهم.
5. رصد التقدم المحرز الخاص بك
لدعم نجاح أهدافك، يجب أن تحتوي الخطة التنفيذية الخاصة بك على طريقة لرصد التقدم المحرز؛ ويمكن أن تكون طريقة رصد التقدم المحرز بسيطة مثل التحقق من قائمة المهام التي حددتها وما إذا كانت قد اكتملت في الوقت المحدد أم لا. ويمكن ان تكون طريقة رصد التقدم المحرز أكثر تقدمًا مثل مراقبة الإنتاجية ومراقبة استخدام الموارد وما إذا كانت المهام قد اكتملت ضمن الميزانية المخصصة؛ ويعد رصد التقدم باستخدام بيانات قابلة للقياس أمرًا مهمًا لأنه يسمح لك بقياس تقدمك بدقة واتخاذ قرارات مستنيرة بشأن التعديلات التي يجب إجراؤها على المشروع.
مقالة ذات صلة: مهارات التخطيط: ما هي، أمثلة عليها، كيفية تطويرها
الفرق بين خطة العمل والخطة التنفيذية
خطة العمل Business Plan هي مستند يصف نشاطك التجاري والمنتجات والخدمات التي تبيعها والعملاء الذين تبيع لهم، وتشرح خطة العمل استراتيجية نشاطك التجاري، وكيف ستقوم ببناء نشاطك التجاري وكيفية تنميته، وما هي إستراتيجيتك التسويقية، ومن هم منافسوك؛ وتتضمن معظم خطط العمل أيضًا تنبؤات مالية للمستقبل، وتحديد أهداف المبيعات وميزانيات المصروفات والتنبؤات بالتدفق النقدي.
الخطة التنفيذية Action Plan هي كانت موضوع هذه المقالة ولن نقوم بتكرار التعريف الذي ذكرناه في بداية هذه المقالة.
مقالة ذات صلة: خطة العمل:ما هي، أهميتها، كيفية إعدادها، نموذج مكتوب
نموذج الخطة التنفيذية
يوجد الكثير من الخلط في المحتوى العربي بين الخطة التنفيذية Action Plan و خطة العمل Business Plan، ولذلك نحن وضحنا الفرق بينهما في هذه المقالة، ولكن عند بحثك علي الانترنت ستجد البعض يعطيك نموذج خطة العمل Business Plan على أنه نموذج الخطة التنفيذية Action Plan، والعكس صحيح.
تفضل بتحميل نموذج الخطة التنفيذية بصيغة PDF، و النموذج باللغة الإنجليزية ولم نقم بترجمته لأن الكلمات التي بها سهلة ويجب علي كل من يتعامل في مجال الأعمال معرفتها، ومع ذلك ستجد كل ما هو مكتوب باللغة الإنجليزية في النموذج مترجم في السطور القادمة للتسهيل على اي شخص ليس على علم كافي باللغة الإنجليزية.
الكلمات المذكورة في نموذج الخطة التنفيذية مع الترجمة:-
- قم بوصف هدفك هنا Describe your goal here
- وصف الإجراء Action Description
- الإدارة المسؤولة / الموظف Responsible Department/ Employee
- تاريخ البدء Start Date
- الموعد النهائي Due Date
- الموارد المطلوبة Required Resources
- الموانع المحتملة Potential Blockers / والمقصود بالموانع المحتملة، ما الأفراد أو المنظمات التي قد تقاوم تنفيذ الخطة التنفيذية؟ و كيف سيحدث ذلك؟
- المحصلة النهائية Outcome
فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.
