مدير العمليات: من هو، صفاته، مهاراته، مؤهلاته، الوصف الوظيفي

يلعب مدير العمليات دورًا حيويًا في نجاح أي شركة بغض النظر عن حجمها، وفي هذه المقالة نوضح من هو مدير العمليات، وما هي مهامه، ومهاراته، ونوضح أيضا الوصف الوظيفي لوظيفة مدير العمليات.

تعريف إدارة الإنتاج

توجد تعاريف متعددة لإدارة الإنتاج منها ما يلى:

التعريف الأول لإدارة الإنتاج

“إدارة الإنتاج هي عملية التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة على عمليات ذلك القسم المسؤول عن التحويل الفعلي للمدخلات إلى منتجات نهائية؛ ويحد هذا التعريف من نطاق إدارة الإنتاج لتشمل تلك الأنشطة الخاصة بالمنظمة والتي ترتبط بعملية تحويل المدخلات إلى مخرجات، ولا يشمل التعريف الموارد البشرية التي تدخل في عملية الإنتاج، فهو يركز على السمات المادية فقط.

التعريف الثاني لإدارة الإنتاج

إدارة الإنتاج هي التي تتعامل مع اتخاذ القرارات المتعلقة بعملية الإنتاج، بحيث يتم إنتاج السلع الناتجة وفقا للمواصفات الكمية وجدول الطلب بأقل تكلفة؛ ووفقا لهذا التعريف فإن التصميم والرقابة في نظام الإنتاج هما وظيفتان رئيسيتان لإدارة الإنتاج.

التعريف الثالث لإدارة الإنتاج

إدارة الإنتاج عبارة عن مجموعة من المبادئ العامة لاقتصاديات الإنتاج وتصميم التسهيلات وتصميم الوظائف، وتصميم الجدول الزمني، ومراقبة الجودة، ومراقبة المخزون، ودراسة العمل، ومراقبة التكلفة والميزانية؛ ويشرح هذا التعريف المجالات الرئيسية للمنظمة حيث يمكن تطبيق مبادئ إدارة الإنتاج، وكما يشير هذا التعريف بوضوح إلى أن إدارة الإنتاج ليست مجموعة من التقنيات.

التعريف الرابع لإدارة الإنتاج

عندما يتم تطبيق مبادئ الإدارة على وظيفة الإنتاج في المنظمة فإنها تعرف باسم إدارة الإنتاج، وهي عملية تخطيط وجدولة والإشراف والرقابة على الأنشطة التي ينطوي عليها إنتاج السلع أي تحويل الموارد المختلفة إلى منتج ذي قيمة مضافة بطريقة فعالة؛ وفي هذه العملية يتخذ مدير الإنتاج القرار المتعلق بالجودة والكمية والسعر والتعبئة والتصميم وما إلى ذلك للتأكد من أن الناتج يحقق المواصفات.

ويتضح من التعريفات أعلاه أن تخطيط الإنتاج ومراقبته هما الخصائص الرئيسية لإدارة الإنتاج، وأنه في حالة التخطيط السيئ وعدم التحكم في أنشطة الإنتاج قد لا تتمكن المنظمة من تحقيق أهدافها وقد يؤدي إلى فقدان ثقة العميل في السوق؛ وان الهدف الأساسي لإدارة الإنتاج والعمليات هو الإدارة الفعالة والاستفادة من موارد الشركة الضرورية لإنتاج السلع والخدمات.

تعريف إدارة العمليات

التعريف الأول لإدارة العمليات

إدارة العمليات هي فرع من الإدارة يهتم بالفحص والتصميم والرقابة على عمليات الإنتاج وإعادة تصميم عمليات الأعمال لإنتاج السلع أو الخدمات

التعريف الثاني لإدارة العمليات

هي الإدارة التي تتعامل مع تصميم وتنفيذ ومراقبة عملية الإنتاج أي تحويل المدخلات إلى مخرجات باستخدام الموارد المادية والبشرية من أجل توفير السلع والخدمات المرغوبة للعملاء مع الالتزام بالسياسات التي تحددها إدارة المنظمة.

الفرق بين إدارة الإنتاج وإدارة العمليات

تكمن الاختلافات الرئيسية بين إدارة الإنتاج والعمليات فيما يلى:

يمكن تعريف إدارة الإنتاج على أنها إدارة مجموعة الأنشطة المتعلقة بإنشاء السلع أو تحويل المواد الخام إلى سلع تامة الصنع على العكس من ذلك تستخدم إدارة العمليات لتعني ذلك الفرع من الإدارة الذي يتعامل مع الإدارة لإنتاج السلع وتقديم الخدمات للعملاء.
في إدارة الإنتاج يتعين على المدير اتخاذ قرارات بشأن التصميم والجودة والكمية والتكلفة للمنتج الذي يصنعه القسم؛ وعلى العكس من ذلك فإن نطاق إدارة العمليات أكبر مقارنة بإدارة الإنتاج حيث يعتني مدير العمليات بتصميم المنتج والجودة والكمية وتصميم العملية والموقع والقوى العاملة المطلوبة والتخزين والصيانة واللوجستيات وإدارة المخزون وإدارة النفايات إلخ.
يمكن العثور على إدارة الإنتاج فقط في الشركات التي يتم فيها إنتاج السلع على عكس يمكن للمرء أن يجد إدارة العمليات في كل منظمة، أي المعنيين بالتصنيع والشركات الموجهة بالخدمات، والبنوك، والمستشفيات، والكليات، إلخ.
الهدف الأساسي لإدارة الإنتاج هو توفير سلع ذات جودة مناسبة بالكمية المناسبة في الوقت المناسب وبأفضل سعر، وفي المقابل تهدف إدارة العمليات إلى تحقيق أفضل استخدام ممكن لموارد المنظمة من أجل تلبية رغبات العميل؛ ومن ناحية أخرى، تعد إدارة العمليات خطوة متقدمة على إدارة الإنتاج أو يمكن القول أن إدارة الإنتاج جزء من إدارة العمليات.

من هو مدير العمليات؟

مدير العمليات Operations Manager هو المسؤول بشكل مباشر عن العمليات اليومية للمنظمة أو أحد أقسامها وصنع القرار في ذلك القسم، ومديرو العمليات يضمنون أن مهام العمل يتم تأديتها بدون أي معوقات تشغيلية يمكن أن تكلف وقتًا ومالًا ثمينًا؛ ويُطلق على مدير العمليات مسميات أخرى مثل “نائب الرئيس التنفيذي للعمليات”، أو “كبير موظفي العمليات”، أو “مدير العمليات التشغيلية chief operating officer (COO)”. والشركات والوكالات الحكومية والمنظمات غير الربحية توظف مديرو عمليات للإشراف على أنشطتهم، ويحتاج هؤلاء المديرون إلى فهم ممتاز لمهارات الإدارة والقيادة؛ ويشمل دور مدير العمليات على سبيل المثال لا الحصر إدارة الأقسام المختلفة مثل تكنولوجيا المعلومات (IT) والتمويل وإدارة المشاريع والتصنيع والتسويق.

و يتمثل دور مدير العمليات في جوهره في ضمان تنفيذ العمليات والممارسات الرئيسية بفعالية في جميع أنحاء المنظمة؛ فعلى سبيل المثال، يمكنهم مراقبة الموظفين وتدريبهم وإدارة ضمان الجودة وتطوير سير العمل والعمليات عبر المؤسسات الكبيرة والصغيرة؛ ببساطة، مديرو العمليات مسؤولون عن صيانة وتحسين كفاءة وفعالية موظفي الشركة وعملياتها؛ وبشكل أكثر تحديدًا، فهم يعملون على رسم الاستراتيجيات، وتحسين الأداء، والحصول على الموارد، وضمان الامتثال القانوني.

وقد يتم تأدية إدارة العمليات من قبل شخص واحد فقط في شركة صغيرة؛ وفي مؤسسة أكبر، من المحتمل أن تتضمن وظيفة إدارة العمليات العديد من الموظفين ذوي التخصصات في مجالات مختلفة، و لكن مدير العمليات يحتفظ بالمسؤوليات العامة عبر الوظائف المتنوعة.

صفات مدير العمليات

نورد فيما يلي ما يجب ان يتحلى به مدير العمليات في المنظمات:-

1. يفهم احتياجات العملاء

يحتاج مدير العمليات الناجح إلى إدراك عميق لاحتياجات العملاء، ويتطلب ذلك فهم المقياس الحقيقي لرضا العميل الذي ربما يكون استجابة فورية لاستفسارات العملاء أو بيئة آمنة أو ضمان سعر عادل؛ فمن خلال معرفة ما يجعل العملاء سعداء يقوم المدير بالتواصل معهم وتقديم التوجيه للمرؤوسين حول كيفية رعاية احتياجات هؤلاء العملاء.

2. يتصل بفعالية

يعرف مدير العمليات الفعال كيفية التواصل مع المستويات والمرجعيات الثقافية المختلفة أي مع جميع أنواع الأشخاص؛ فالقدرة على إيصال رسالتك إلى موظفيك ورؤسائك والأهم من ذلك عملائك هي مهارة أساسية سيتم اختبارها كل يوم. واستخدام مجموعة كبيرة من وسائل الاتصال بما في ذلك تقنيات اللغة اللفظية والمكتوبة ولغة الجسد سيسمح لك بإقامة علاقة مع كل جمهور المتعاملين.

3. يفهم الأداء المالي للمنظمة

مديرو العمليات مسؤولون مباشرة عن المساهمة في الأداء المالي منظماتهم، ويعرف مدير العمليات الناجح كيفية إعداد توقعات المبيعات وقائمة الدخل وتحليل بيانات الأرباح والخسائر والميزانيات العمومية؛ ولتبسيط عملية إنشاء التوقعات المالية يجب على مدير العمليات الفعال استخدام برامج تخطيط الأعمال، والذي يسمح للشخص ببناء مجموعة شاملة من التوقعات المالية والتقارير والمخططات في وقت أقل.

4. يدفع ويحفز الفريق

لا تنجز المنظمات الكثير ما لم يتم تحفيز موظفيها، ويعرف مدير العمليات الناجح أهمية بناء فريق قوي وتطوير علاقات إيجابية بين أعضاء الفريق؛ ويمكن تحقيق ذلك من خلال فهم ومعالجة الاحتياجات والمخاوف الفردية لموظفيك.

5. تتبع وقياس أداء الموظفين

من الضروري تحديد أهداف العمل لكل عضو من أعضاء فريقك والقدرة على قياس تقدمهم، وبصفتك مديرا للعمليات فأنت بحاجة إلى وضع قياسات محددة تخبر موظفيك عن أدائهم مقابل الهدف؛ سيوفر لك هذا قاعدة واضحة للتعرف على الموظف ولكن أيضا لتطوير الموظفين.

وبالإضافة إلى ذلك فإن قياس وتتبع أداء الأفراد سيوفر تغذية راجعة تساعد على التركيز على القضايا وعوامل النجاح التي من شأنها تحسين الأداء العام للمنظمة؛ فيجب أن ينظر مدير العمليات الفعال في استخدام برامج الموارد البشرية والتي تبسط عملية تحديد أهداف الأداء وتقييم الموظفين والحفاظ على معلومات التدريب والشهادة المحدثة.

6. يخلق بيئة تعليمية إيجابية

يتفهم مديرو العمليات الناجحين الحاجة إلى إحاطة أنفسهم بموظفين ذوي مهارات وقدرة عالية؛ ويمكنك تحقيق ذلك من خلال توفير تدريب وتغذية راجعة محددة وفي الوقت المناسب ومحترمة لطاقمك لضمان التميز التشغيلي وتحسين الأداء الفردي.

7. يعظم استخدام الموظفين

مدير العمليات مسؤول عن الإدارة السليمة لأهم أصول المنظمة – أفرادها، وبصفتك مدير عمليات فأنت بحاجة إلى ضمان التوظيف المناسب للشخص المناسب في كل وقت؛ ويجب عليك تقييم النقص في الموظفين على الفور وتعديله، وسيشمل ذلك توجيه طاقمك إلى مهام أخرى لتقليل الاختناقات أو إيجاد بدائل في حالة عدم حضور أحد الموظفين.

وستسمح لك استخدام برامج الجدولة بتقليل الوقت اللازم لأداء المهمة الشاقة المتمثلة في جدولة الموظفين؛ وبمساعدة برامج الجدولة يمكن لمديري العمليات جدولة موظفيهم بناء على المهارات أو الأقدمية أو عبء العمل المطلوب، بالإضافة إلى تتبع الإجازات وعرض توافر الموظفين وعدد الساعات المجدولة؛ وسيساعد هذا في ضمان التغطية المناسبة وتقليل العمل الإضافي.

8. تفويض الآخرين

يمكن العثور على الفرق بين مديري العمليات الناجحين والسعداء ومديري العمليات الفاشلين في القدرة على إنجاز الأمور من خلال الآخرين، وبصفتك مدير عمليات عليك أن تتعلم كيفية تفويض مهام محددة لأعضاء فريقك؛ ولا ينبغي لأي شخص في فريقك بمن فيهم أنت، أن ينظر إلى هذا على أنه يضع عبئا إضافيا على عاتق الآخرين، ولكنه وسيلة لمنحك – كقائد الفريق – الوقت للتركيز على المشاريع الاستراتيجية التي سيستفيد منها فريقك بالكامل في النهاية.

9. يفرض المعايير

بصفتك مشرفا على العمليات تحتاج إلى التأكد من التزام موظفيك بجميع السياسات والممارسات التي وضعتها منظمتك واللوائح الحكومية؛ فإذا لم تقدم شركتك سياسات مكتوبة بوضوح إلى موظفيك، فانت بذلك تعرض نفسك وموظفيك لخطر التداعيات القانونية؛ وسيسمح استخدام برامج الموارد البشرية لمؤسستك بإنشاء كتيبات الموظفين بسرعة، ويجب أن يساعد هذا ليس فقط في حماية عملائك ولكن حمايتك وحماية موظفيك.

10. ينشر الفخر في القيم والرسالة التنظيمية

يتصرف مديرو العمليات الفعالون بنزاهة وصدق ومعرفة تعزز ثقافة الشركة ورسالتها؛ ولا يمكنك أن تتوقع من موظفيك أن يلتزموا بقيم الشركة أو حتى بالسياسات التشغيلية إذا لم تظهر فهما كاملا لاستراتيجية الشركة.

الوصف الوظيفي لمدير العمليات

نسرد فيما يلى مسؤوليات ومتطلبات شغل وظيفة مدير العمليات لإحدى المنظمات بصفة عامة:

أ. مسؤوليات مدير العمليات

القيام بكافة الواجبات المتعلقة بالتخطيط للعمليات الانتاجية
اتخاذ كافة القرارات المتصلة بالسياسات الانتاجية
القيام بعمليات الجدولة والتحميل للعمليات والعمالة على الأقسام والآلات والأجهزة المختلفة.
تطوير وتنفيذ ومراجعة السياسات والإجراءات التشغيلية.
مساعدة إدارة الموارد البشرية في توظيف العاملين فى الإنتاج عند الضرورة.
المساعدة في الترويج لثقافة الشركة التي تشجع الأداء العالي والروح المعنوية العالية.
الاشتراك في اللجان مع الإدارات المختلفة لحل مشاكل لعمل
الإشراف على الميزانية وإعداد التقارير المختلفة عن سير العمل والمنتجات.
الاتصال والتنسيق مع الإدارات المختلفة في العمل لإنجاز الأعمال.
العمل مع كبار المديرين او الملاك لانجاز الاعمال.
التأكد من تقديم جميع المستندات القانونية والتنظيمية عند الحاجة.
مراقبة الامتثال للقوانين واللوائح.
العمل مع مجلس الإدارة لتحديد القيم والرسالة والتخطيط للأهداف قصيرة وطويلة الأجل.
تحديد ومعالجة المشاكل فى العمل
اقتناص الفرص في السوق.
بناء التحالفات والشراكات مع المنظمات الأخرى.
دعم تواصل العامل مع فريق الإدارة.
الاشتراك في تطوير السياسات ولوائح العمل.

ب. متطلبات وظيفة مدير العمليات

درجة البكالوريوس في إدارة العمليات أو مجال ذي صلة.
اتقان اللغة الأجنبية المطلوبة في العمل
برامج تدريبية في تطبيقات الحاسب الآلي في الإنتاج والجودة
خبرة في الإدارة والعمليات والقيادة.
فهم المالية العامة والاقتصاد
القدرة على بناء العلاقات بين المديرين والشركاء والموظفين.
مهارات اتصال ممتازة.
فهم قوي للإدارة المالية.

مهارات مديري العمليات

مديري العمليات لديهم مسؤوليات مختلفة قد تتطلب مهارات أكثر من المهارات المطلوبة في المناصب الإدارية العادية. فيما يلي بعض المهارات والكفاءات التي يجب أن يمتلكها مدير العمليات:

1. مهارات القيادة

يساعد مديرو العمليات في قيادة وإدارة العديد من الموظفين الذين ينفذون المهام اليومية للشركة؛ ويجب أن يتمتع مديرو العمليات بمهارات قيادية عظيمة يمكن أن تحفز الموظفين وتلهمهم ليصبحوا من أصحاب الأداء المتميز من خلال تجاوز التوقعات في وظائفهم ومسؤولياتهم.

2. مهارات الاتصال

يتواصل مديرو العمليات مع الموظفين وقادة الفريق والمديرين الإداريين والمديرين التنفيذيين والمساهمين وغيرهم للمساعدة في تحقيق الأهداف التنظيمية، ويجب أن يتمتعوا بمهارات اتصال ممتازة للتعبير بدقة عن العمليات الفعالة وأيها غير فعالة؛ ويمكن لمديرو العمليات تطوير وتقديم العديد من الخطط لكبار المديرين التنفيذيين ثم القيام بوظيفة توجيه الموظفين الآخرين.

3. مهارات التفكير النقدي وحل المشكلات

يحدد مديرو العمليات المشكلات وغالبًا ما يكونون مسؤولين عن المساعدة في حل هذه المشكلات؛ ويجب أن يفكروا بشكل نقدي لتخطيط وتنفيذ الحلول للمشاكل.

4. مهارات تنظيمية

يجب أن يتمتع مديرو العمليات بمهارات تنظيمية ممتازة لأن لديهم العديد من المهام والمشاريع التي لها مواعيد نهائية؛ ومن أجل الوفاء بهذه المواعيد النهائية، يجب أن يكون لديهم أنظمة تنظيمية فعالة تساعدهم في الوفاء بمسؤولياتهم والوفاء بالمواعيد النهائية للشركة.

5. مهارات اتخاذ القرار

في كثير من الأحيان، يتم تكليف مديري العمليات باتخاذ قرارات مهمة يمكن أن تؤثر على نتائج الشركة؛ ويجب أن يعرف مديرو العمليات كيفية تحديد المشكلات، والنظر في الحلول، والتعاون مع المديرين التنفيذيين الآخرين، واتخاذ القرارات وتنفيذ الحلول التي اختاروها في الوقت المناسب.

كيف تكون ناجحًا كمدير عمليات

نستكشف بعضًا من أفضل الممارسات التي يمكن لمديري العمليات استخدامها للنجاح في أدوارهم.

1. التأكيد على المقاييس المناسبة

يتم تكليف مديري العمليات بمجموعة واسعة من المسؤوليات، من زيادة الكفاءة مع تقليل التكاليف إلى ضمان تنفيذ العمليات الجديدة بسلاسة؛ ويحتاج مدير العمليات إلى اختيار مقاييس الأداء المناسبة (KPIs) التي ستساعد على معالجة المشكلات أو متابعة التحسينات في الأداء.

2. الاستثمار في مواكبة التكنولوجيا

تجعل الأنظمة التكنولوجية عملية جمع البيانات ومعالجتها أكثر سهولة، ويمكنها أيضًا المساعدة في اكتشاف اختناقات سير العمل بشكل أسرع بكثير من العمليات التقليدية؛ ويستفيد مديرو العمليات من تنفيذ أنظمة تكنولوجية جديدة ومبتكرة يمكنها أتمتة المهام.

3. التفويض بكفاءة وثقة

نادرًا ما يحتاج الموظفون الأكفاء والمشرفون إلى إدارة تفصيلية (الإدارة التفصيلية هي شكل من أشكال الإدارة حيث يراقب المدير بشكل دقيق أو يتحكم بعمل موظفيه بالتفصيل)، ويجب على مدير العمليات أن يوفر للفريق بعض المساحة للتنفس بعد تفويض المهام وإعطاء العمال الأدوات اللازمة لأداء وظائفهم بشكل جيد؛ ومع ذلك، يجب أن يكونوا قادرين أيضًا على تحديد أعضاء الفريق الذين يتعثرون ويقوموا باتخاذ الخطوات المناسبة لمساعدتهم على تحقيق أهدافهم.

4. إعطاء الأولوية للإنتاج عالي الجودة

في سوق تنافسي، يمكن لمنتج أو خدمة عالية الجودة أن تفيد الشركات بشكل كبير؛ وتعمل أساليب إنتاج المنتجات عالية الجودة على تعزيز الإنتاجية وضمان نتيجة نهائية ممتازة، سواء من السلع المادية المصنعة إلى الخدمات القيمة.

مقالة ذات صلة: الفرق بين السلع والخدمات بالتفصيل

5. تطوير مستوى عال من تحمل الإجهاد

غالبًا ما يواجه مدير العمليات مواقف صعبة، لذا فإن تعلم الأداء الجيد تحت ضغط هائل غالبًا ما يكون ضروريًا للنجاح؛ وتعد القدرة على منع تحول التوتر إلى ضغوط نفسية وعصبية أمرًا مهمًا، ليس فقط للعمل، ولكن أيضًا لصحة المدير الشخصية.

فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.