21 نصيحة لتحقيق تنظيم إدارى سليم

تعريف التنظيم 

يمكن النظر لكلمة تنظيم من منظور واسع (كإسم) NOUN يطلق علي مجموعة من الأفراد تهدف إلي تحقيق هدف معين من خلال إطار تعاوني مشترك، وهذا ما أسميناه فيما سبق بالمنظمة.

وكذلك يمكن أن ننظر إلي كلمة تنظيم من منظور محدود (كفعل) VERB وتطلق هذه الكلمة على وظيفة من وظائف الإدارة أي أن كلمة تنظيم قد تعني المنظمة التي تمارس فيها الإدارة An organisation  أو أنها تعني وظيفة من وظائف الإدارة organizing يتم ممارستها داخل منظمة معينة.

وقد تناولنا فى مقالة منفصلة بعنوان التنظيم – تعريف وأهداف وأنواع ومبادئ التنظيم أنصح بالإطلاع عليها.

الأبعاد الرئيسية لعملية التنظيم 

وتمثل قلب عملية التنظيم ثلاثة أبعاد أساسية:-

1. تقسيم Breakdown الوظيفة الأساسية للمنظمة إلي عدة وظائف.
2. تجميع Bringing هذه الوظائف في أقسام أو وحدات. موضوع مقالة اليوم.
3. تفويض Delegating السلطة للأقسام ، للوحدات.

تتضمن عملية تقسيم الوظائف نطاق ومحتوى كل وظيفة على حدة، تتضمن عملية تجميع الوظائف في أقسام الأسس التي يمكن بناء عليها أن يتم التجميع وكذلك العدد الأمثل للوظائف التي يجب أن يضمها قسم معين، تفويض الـسـلـطـة يـشـمـل تـوزيع الحـق المخصص Right allocated لاتخاذ القرارات لكل وظيفة على حدة.

ولما كانت عملية تقسيم الوظائف يمكن أن تتم بعدة طرق فمثلاً يمكن أن تكون الوظائف متخصصة جداً أو متخصصة إلي حد ما  أو يتوافر فيها الحدود الدنيا للتخصص، وكذلك هناك عدة أسس لتجميع الوظائف في أقسام ، وأخيراً يمكن للسلطة أن تكون مركزة في المستويات الإدارية العليا أو قد تكون موزعة بالتساوي في جميع أرجاء المنظمة أي يمكن للمستويات الإدارية الأولى أيضاً أن تتخذ قرارات مستقلة.

21 نصيحة لتحقيق تنظيم إدارى سليم

هذه هى المبادئ التى يجب مراعاتها عند إعداد التنظيم نذكر منها ما يلي:-

1. أن يحتوى التنظيم على الوظائف اللازمة لتحقيق أهداف المنظمة.
2. أن لا يحتوي التنظيم على وظائف ليس لها دور في تحقيق أهداف المنظمة.
3. أن يعطي التنظيم للوظائف الأساسية التي لها دور كبير فى تحقيق أهداف المنظمة وزناً أكبر في Weight من تلك الوظائف التي لها دور أقل في تحقيق الأهداف.
4. أن تندرج الوظائف المرتبطة والتي بينها اتصال وعلاقات وثيقة تحت رئاسة تنظيمية واحدة.
5. أن يكون نطاق الإشراف لأي وظيفة إشرافية مناسباً ليس بالواسع جداً ولا بالضيق جداً.
6. أن لا يكون هناك عدد كبير من المستويات الإدارية التي تؤدي إلي (ترهل) المنظمة ومن ثم عدم تحقيق الاتصال الفعال.
7. أن لا يكون لأي مرؤوس أكثر من رئيس واحد one man one boss.
8. التحديد الواضح للاختصاصات والمسئوليات.
9. التحديد الواضح للسلطات المخولة للوظيفة.
10. وضوح خطوط الاتصالات الإدارية.
11. سلامة الترتيب المكاني للعمل.
12. توافر النماذج وأدوات العمل.
13. وضوح إجراءات العمل وتبسيطها.
14. احتواء الوظيفة الواحدة على مجموعة من الأعمال المترابطة والمتشابهة والتي تحتاج إلي نوع معين من الخبرات وتؤدي في مكان واحد.
15. إشراف الوظيفة الإشرافية على مجموعة من الوظائف المترابطة والمتشابهة والتي تحتاج إلي نمط معين من الإشراف ويتم تأدية هذه الوظائف في أماكن متقاربة.
16. أن يتسم التنظيم بالمرونة بحيث يسمح إدخال بعض التعديلات عندما تتغير ظروف المنظمة بمجهود بسيط ولا يحتاج الأمر إلي عمل تعديلات جذرية حتى يتطابق التنظيم مع الظروف الجديدة.
17. توافر الأسلوب التنظيمي المناسب للتنسيق بين القطاعات المختلفة للمنظمة لتحقيق درجة عالية من التكامل وقد يتم ذلك عن طريق اللجان الدائمة أو المؤقتة، عن طريق المجالس وهكذا.
18. يؤدي التنظيم إلى تدفق العمل بسهولة ويسر وألا يتسبب في وجود الاختناقات التنظيمية.
19. يؤدي التنظيم إلى عدم وجدود صراعات أو خلافات أو منازعات على اختصاصات أو مسئوليات أو واجبات أو صلاحيات أو سلطات.
20. يؤدي التنظيم إلى تدفق المعلومات وتوافرها في الوقت المناسب وبالتكلفة المناسبة وبالجودة المناسبة حتى يمكن اتخاذ قرارات سليمة.
21. توزيع السلطة بين القطاعات التنظيمية المختلفة بشكل عادل بحيث لا تمنح سلطات دون أن يقابلها مسئوليات وكذلك عدم وجود واجبات أو مسئوليات وليس لها سلطات أو صلاحيات كافية.

فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.

عالم الأعمال

هل تريد ان تكون على إطلاع
بكل جديد فى

أسود البيزنس

أشترك فى قائمتنا البريدية الآن

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

نحن نستخدم ملفات تعريف الارتباط لنمنحك أفضل تجربة ممكنة على موقعنا. بالمتابعة في استخدام هذا الموقع، فإنك توافق على استخدامنا لملفات تعريف الارتباط.
قبول
سياسة الخصوصية