السياسات الإدارية -تعريفها ومواصفاتها وفوائدها وصياغتها

تعريف الإدارة الإستراتيجية

إن الإدارة الاستراتيجية

هي التي تجعل منظمة ما تأخذ زمام المبادرة والمبادأة، بدلا من أن تكون في حالة من مجرد رد الفعل في تشكيل مستقبلها.

وفي هذة المقالة والمقالات القادمة عن الإدارة الإستراتيجية سوف نحاول بإذن الله تعالى أن نتعرف معاً على نموذج إدارة الاستراتيجية، وكيف يمكن تطبيقه في أنواع المنظمات المختلفة، وأهم المصطلحات والتعريفات التي تتعلق بموضوع دراسة وتطبيق الاستراتيجية.

ما هي الإدارة الاستراتيجية؟

مما لا شك فيه أن الوصول إلى تعريف واحد ومتفق عليه لمعنى الاستراتيجية يعتبر أمراً صعب المنال، كما هو الحال – تقريباً – في سائر العلوم الاجتماعية بصفة عامة والإدارية بصفة خاصة؛ لذا نجد كل من حاول الكتابة في هذا المجال له مفهومه وتعريفه الخاص به، فهناك من ينظر إليها باعتبارها:

“مجموعة التصرفات والقرارات التى تعمل على إيجاد استراتيجيات فعالة لتحقق أهداف المنظمة “

ورغم أن هذا التعريف يميل أكثر إلى العمومية والتوصيف لطبيعة العمل الاستراتيجي الإداري، فإن هناك من عرّف إدارة الاستراتيجية من منطلق الأدوار والمراحل الضرورية لإتمامها، ومن هؤلاء (Fred R David) فريد داوود الذي عرفها بقوله:

“فن وعلم صياغة، وتطبيق، وتقويم التصرفات والأعمال التي من شأنها أن تمكن المنظمة من وضع أهدافها موضع التنفيذ”

مقالة منفصلة   الإدارة الإستراتيجية – النعريف والأهمية والمراحل والكثير

ومن خلال ذلك يتضح أن هناك ثلاث مراحل أساسية لإتمام عملية إدارة الاستراتيجية وهي:

أ – صياغة الاستراتيجية: (Strategy Formulation)

ب- تطبيق الاستراتيجية: Strategy Implementation

ج- تقويم الاستراتيجية: Strategy Evaluation

يمكن لنا أن نلخص مراحل عملية إدارة الاستراتيجية والأنشطة المطلوبة في كل مرحلة بصورة متسلسلة كما يوضحها الشكل التالى.

مقالة منفصلة  مراحل وأنشطة الإدارة الإستراتيجية

مراحل تنفيذ الإستراتيجية – تطبيق الإستراتيجية

 تنفيذ الاستراتيجية: Strategy Implementation

فبعد أن يتم اختيار البديل الاستراتيجي الأفضل كما هو موضح، باعتبارها العمل الأخير في المرحلة السابقة (مرحلة صياغة الاستراتيجية)، فإنه لا يكون لذلك أية قيمة ما لم تحسن الإدارة وضعها موضع التنفيذ، وهذه المرحلة تتطلب:

١- أن تحدد المنظمة أهدافها التفصيلية (Goals).

٢- وضع السياسات.(موضوع مقالة اليوم)

٣- دفع العاملين وتحفيزهم للتنفيذ.

٤- تخصيص الموارد بكفاءة لتنفيذ الاستراتيجيات التي تم صياغتها بنجاح.

السياسات الإدارية – تعريفها ومواصفاتها وفوائدها وصياغتها

صياغة السياسات

بعد أن تم صياغة الأهداف التشغيلية السنوية، ومراعاة المواصفات السابق ذكرها للأهداف التشغيلية الجيدة، فإن على الإدارة الاستراتيجية القيام بتحديد الحدود العامة والقيود المحددة التي سوف توجه الممارسة الإدارىة في كافة أنحاء المنظمة؛ لتحقيق الأهداف والاستراتيجيإت التي قامت بصياغتها وتحديدها مسبقا.

٠ فما هو المقصود بالسياسات؟

٠ وما هي أهم فوائدها الاستراتيجية؟

٠ وما هي أهم مواصفات السياسات الجيدة؟

٠ وكيف يتم صياغتها في الشركات المختلفة؟

هدا ما سوف نحاول نتناوله في هذة المقالة.

المقصود بالسياسة:

تعتبر السياسات توجيهات عامة يقوم بوضعها المستوى الإدارى الأعلى، مع مراعاة مشاركة المستويات التالية؛ وذلك لإرشاد وتوجيه تفكير وقرارات وتصرفات المديرين في المستويات التالية ومساعديهم لتنفيذ استراتيجية المنشأة.

فالسياسات بذلك:

  تعمل على توفير الإرشادات اللازمة لجعل عمليات التنفيذ تسير بصورة متسقة مع الأهداف الاستراتيجية للمنشأة.

  كما أنها تعمل على زيادة الفعالية الإدارىة، وتخفيف عبء الانشغال بكثير من التفاصيل عن كاهل المديرين، وذلك من خلال تنميط الكثير من القرارات الروتينية، والتحكم في توجيه المديرين ومساعديهم في تطبيق الاستراتيجيات التشغيلية.

  ومنطقيا يتم اشتقاق السياسات من الاستراتيجيات التشغيلية، وأحياناً من استراتيجيات المنشأة؛ وذلك بهدف المساعدة في تنفيذ الاستراتيجية.

مواصفات السياسة الجيدة:

إن للسياسات الجيدة مواصفات يجب أن تتوفر فيها حتى تكون مفيدة ومجدية، ويمكن لنا إيجاز أهم هذه المواصفات فيما يأتي:

١- أن تكون واضحة ومفهومة للجميع.

٢- أن تتصف بالشمول لكافة مجالات وظائف المنشأة.

٣- أن تكون متكاملة مع أهداف واستراتيجيات المنظمة وسياساتها المختلفة.

٤- الاستقرار النسبي، فلا يتم تغييرها بصورة متكررة وسريعة من وقت لآخر؛ لما يفقدها الكثير من فوائدها ودواعي وجودها.

٥- المرونة؛ حتى تكون قابلة للتعديل والتغير لتتمشى مع ما يحدث في أهداف واستراتيجيات وظروف المنظمة من تغيير؛ فإنه من أخطر ما يمكن أن تؤدي إليه السياسات التي تم صياغتها بصورة جيدة أنها قد تتحول – مع الوقت – إلى غاية في حد ذاتها، وأن تتجمد عقليات الإدارة والموظفين عند نصوصها، ويشيع هذا الجهد لدرجة الالتزام الحرفي بتطبيق السياسات، حتى وإن أصبح تطبيعها غير منطقي وبلامبرر، بل وقد يضر بمصلحة المنشأة ذاتها، ومن هنا فإن على القائمين بوضع السياسات ضرورة مراعاة أنها سلاح ذو حدين.

وحتى يتم تجنب ضررها يجب ان تكون الموازنة دائما بين عنصري الاسقرار والمرونة اللذين يجب أن تتصف بما السياسة الجيدة، فلا يتم وضع سياسة اليوم ثم سرعان ما نتخلى عنها في الغد، ولا يتم وضع سياسة الغد ثم ننساها ولا نفكر في إعادة النظر فيها، مهما حدث من تغيير في الظروف، وكأنها أصبحت قدرا محتوما لا مفر منه.

فوائد السياسات الجيدة:

إن السياسات إذا أحسن صياغتها وإعدادها، ومراعاة ضرورة توافر الشروط الجيدة عند هذه الصياغة، فإنها يمكن أن تؤدي إلى الكثير من الفوائد والمنافع للمنظمة، نذكر منها ما يأتي:

١- أنها تعتبر بمثابة أداء لتحقيق درجة عالية من التنسيق بين كافة العاملين فى الأجزاء والمواقع المختلفة بالمنظمة لأداء عمل واحد، حيث إنها تجعل من أداء هؤلاء الأفراد أو الجهات المختلفة لنفس العمل وكأن الذي يؤديه فرد واحد، دون اختلاف أو تباين.

٢- أنها تقلل من الجهد الذي يجب على المستويات الإدارىة العليا أن تبذله بصفة مستمرة فى إرشادات وتوجيه القائمين من وقت لآخر.

٣- أنها تحافظ على وقت المستويات الإدارىة العليا من الانشغال فى دائرة الأعمال والقرارات والمشكلات اليومية المتكررة، وحتى تكون أكر تفرغا للمعالجة والاهتمام بالمسائل الاستراتيجية والإدارىة التى كثيرا ما تضيع فى زحمة الانشغال بمثل هذه التفاصيل اليومية المتكررة.

٤ – كما أنها تساعد على جعل عملية تفويض السلطة أكثر فعالية.

٥- أنها تمثل نوعا من الرقابة غير المباشرة على أعمال وتصرفات الآخرين، دون تدخل مباشر من المستوى الإدارى الأعلى.

٦- تساعد على سرعة اتخاذ القرارات فى المستويات الدنيا، دون الرجوع إلى المستويات الأعلى.

٧- تقلل من عنصر عدم التآكد فى اتخاذ القرارات اليومية المتكررة.

٨- أنها تواجه قليلاً من المقاومة أو الرفض الذي يمكن أن تواجه به استراتيجية المنشأة من قبل العاملين بها، وخاصة إذا كانت هذه السياسات قد شارك فى صياغتها هؤلاء الأعضاء من العاملين، وبصورة واضحة ومفهومة للجميع.

٩- أنها تمثل إجابة سبق تحديدها للمشكلات الروتينية المتوقعة؛ مما يتيح للمديرين والعاملين وقتا أطول للاهتمام بالأمور غير الروتينية.

١٠- أنها تساعد على التقليل، أو تجنب القرارات المترددة أو الرديئة لتغيير العمليات من وقت لآخر، وبصورة قد تضر كثيرا من العمل نحو تطبيق الاستراتيجية.

أسلوب تحديد السياسات الإدارية:

كما سبق أن أشرنا فإن الذي يضع السياسات الإدارية هى الإدارة العليا بصفة عامة، إلا أنه يجب ألا ننسى أن هناك مستويات متعددة للسياسات الإدارىة على كل من المستوى الرأسي والمستوى الأفقى.

فعلى المستوى الرأسى: سوف نجد أن المستوى الأعلى يقوم بوضع السياسات التي تحكم وتوجه تصرفات وقرارات المستوى، أو المستويات التالية له وأما المستوى الأفقي: فإننا سوف نجد أن لكل قسم أو وحدة أعمال فرعية، كالإنتاج أو التسويق أو التمويل أو الأفراد وغيرها، السياسات الخاصة بها والتي تنحكم وتوجه تصرفات وقرارات العاملين بهذه الأقسام والوحدات على اختلاف درجاتهم.

وتحتاج الصياغة الجيدة للسياسات إلى ضرورة مراعاة ودراسة أهداف المنشأة، وأقسامها الاستراتيجية، وظروفها الداخلية والخارجية، واستراتيجياتها وأهدافها السنوية (التشغيلية)، وتحديد القرارات والأعمال التي تأخذ صفة القرارات والدوام، وكذلك التوجه العام الذي تريده الإدارة عند تطبيق الاستراتيجية؛ حتى يمكن ترجمة كل ذلك في شكل قواعد وسياسات عمل تحقق ما سبق أن ذكرناه من فوائد.

ورغم أن المتعارف عليه أن تقوم الإدارة العليا بوضع وصياغة السياسات، إلا أن أفضل ضمان للفرصل إلى صياغة سياسية جيدة يفهمها الجميع ويلزمون بها، هو المشاركة في صياغتها، ولقد سبق لنا أن ذكرنا ما للمشاركة من أهمية كثيرة عند تطبيق الاستراتيجية.

ولقد تبين أن هناك من المنظمات من تقوم بوضع سياسات مكتوبة ومحددة، يعلمها جميع من فيها من عاملين، وهناك منظمات أخرى لا تلجأ إلى كتابة السياسات الخاصة بهآ، وتظل معرفة هذه السياسات أمرا سريا يتم بصورة غير رسمية، ورغم أن أسلوب عدم الكتابة يحاول المحافظة على أسرار المنظمة في هذا الصدد، إلا أن المبالغة في ذلك سوف يؤدي إلى تفرىغ السياسات من مضمونها الحقيقي وفوائدها العديدة على المدى البعيد، والأفيد أن تضع الإدارة من السياسات ما يكفل المحافظة على أسرار المنظمة، سواء ما يتعلق منها بسياستها أو أهدافها أو استراتيجياتها.

ومن أمثلة ذلك ما قامت به شركة (Pfizer) بعد ما أنفقت حوالي 300 مليون دولار على البحوث والتطوير عام ٩٨٥ ١م لتطوير منتجاتها الدوائية، حيث قامت بتطوير سياسة خاصة في استخدام المعلومات؛ للحفاظ على ما فرصلت إليه من أبحاث بصورة سرية تضمن عدم تسربها للمنافسين، ولقد كان أثر هذه السياسة كبيرا فيما حققته الشركة من نجاح فى هذا الصدد.

فى النهاية اخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.