فوائد التخطيط الإداري – التخطيط فى الإدارة

تـعـد وظيـفة التخطيـط الـوظيـفة الأولى للمدير The First Function، حيث تمثل النتائج التي تحققها الأساس الذي بناء عليه يمكن للمدير البدء في التنظيم و التوجيه و الرقابة.

ولا نقصد بذلك أنها أهم الوظائف حيث أن جميع وظائف المدير هامة وعدم إتقان أي وظيفة من الوظائف الأربعة (التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة) يؤدي إلى انخفاض كفاءة أداء المدير ولكن نقصد هنا أن إتقان وظيفة التخطيط يعطى الإرشاد والتوجيه الكامل لبدء ممارسة الوظائف الأخرى للمدير ، التخطيط معناه التفكير في الحوادث قبل أن تحدث وإعداد العدة لها والترتيبات اللازمة.

مقالة منفصلة  وظائف الإدارة التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة

فكر قليلاً في قائد السيارة الذي يرغب في السفر إلى الإسكندرية، إذا لم يفكر في المسافة وحالة الجو والطريق ودرجة ازدحام الطريق ومقدار الوقود الذي تحتاجه السيارة ومقدار الوقود الذي يوجد حالياً في السيارة فإن النتيجة أنه قد لا يصل مطلقا إلي الإسكندرية .

التخطيط إذن له نظرة مستقبلية يعتمد على بناء رؤية مستقبلية (Vision) عن الظروف وذلك لتحديد ماذا يجب عمله What وأيضا كيف يمكن الوصول للهدف How.

ممارسة التخطيط تحقق الاستثمار الكامل للموارد وتجنب التأخير في الإنجاز كما يتضح من سرد فوائد التخطيط فيما يلي :التخطيط والأهداففوائد التخطيط

1. يساعد التخطيط على التنبؤ بالمشكلات ووضع الحلول لها

يساعد التخطيط على التنبؤ بالمشكلات التي قد تصادف عملية التنفيذ ووضع الحلول لها حتى لا تتعطل عملية التنفيذ في حالة بدء التنفيذ بدون تخطيط للبحث عن حلول، فمثلاً إذا بدأ تشغيل الآلة بدون التخطيط، بدون التفكير في المشكلات التي قد تصادف تشغيل الآلة، فقد يحدث أن تتعطل الآلة بسبب الحاجة إلى قطع غيار فيتوقف التنفيذ إلي أن يقوم قسم المشتريات بالحصول على قطع الغيار اللازمة، وقد ينقضي وقت طويل إلي أن يتم الحصول فيه على قطع الغيار مما يؤدي إلي تعطيل الآلة وعدم الوفاء باحتياجات العملاء فضلاً عن الاستخدام الفعال للمال المستثمر في الآلة.

2. يساعد التخطيط على تحديد الأهداف والمهام اللازم القيام بها لتحقيق الأهداف

من المعروف عند تحديد الأهداف بدقة وبناء على دراسة متأنية للظروف والإمكانيات المتاحة للمنشأة ستصبح الأهداف أهدافاً واقعية Realistic يمكن تحقيقها، أما إذا تم تحديد الأهداف بدون تخطيط وبالتالي بدون دراسة للظروف الخارجية للبيئة التي تعمل فيها المنظمة والإمكانيات المتاحة للمنشأة فإن الأهداف ستكون غير واقعية وبالتالي يصعب تحقيقها، حيث أن الهدف المحدد تحديداً دقيقاً هو هدف نصف محقق. An objective well Specified is half achieved

3. يساعد التخطيط على تقييم البدائل واختيار البديل الأمثل

ولما كانت هناك بدائل Alternatives عديدة دائما لتحقيق الأهداف، فإن التخطيط يساعد على تقييم البدائل واختيار البديل الأمثل، وهذا معناه الاستثمار الأمثل للجهود وضمان عدم القيام بأي أعمال دون وجود ارتباط مباشر لها بالأهداف وبدون التحقق من أن هذه الطرق هي الطرق المثلى وأنه تم دراسة جميع السبل الممكنة لتحقيق الهدف وتم اختيار البديل الأمثل.

4. تحديد المطلوب والمتوقع من كل فرد وقسم داخل المنِشأة

يحدد التخطيط لكل قسم بل لكل فرد داخل المنظمة ما هو مطلوب منه؟، ماذا تتوقع الإدارة منه؟، ما هي الأعمال التي يجب عليه أن ينجزها؟، وبالتالي لا يترك الحرية للقسم أو للفرد القيام بأعمال كما يراها أو كما يدركها Perceive، وبالتالي يصبح تدخل العنصر البشري  element Human في الأداء أقل مما يمكن خصوصاً إذا كان هذا التدخل غير ضروري.

5. يؤدي التخطيط إلى توضيح الأمور بين الرئيس و المرؤوس

يؤدي التخطيط إلى توضيح الأمور بين الرئيس و المرؤوس، حيث يعرف المرؤوس توقعات رئيسه Expectation. فبدون التخطيط، لا يعرف المرؤوس توقعات رئيسه الحالي وبالتالي يبذل مجهوداً كبيراً لمحاولة اكتشاف هذه التوقعات وقد يدرك هذه التوقعات بشكل خاطئ من خلال تصرفات الرئيس وأفعاله وأقواله، فوجود التخطيط يقلل من اللبس والغموض في العلاقة بين الرئيس المرؤوس.

6. يحقق التخطيط التنسيق بين الأقسام والمستويات الإدارية المختلفة

يحقق التخطيط التنسيق بين المستويات الإدارية المختلفة وكذلك التنسيق بين الأقسام على نفس المستوى الإداري، عندما تضع الإدارة العليا خططها فإن ذلك يعتبر مرشدا للإدارة الوسطى، و تعتبر أيضاً مرشداً للجداول والإجراءات التي تضعها الإدارة المباشرة ومن هنا يتم التنسيق بين الأعمال التي تتم في المستويات الإدارية المختلفة.

مقالة منفصلة الهرم الإدارى ، تعريف مستويات الادارة ، طبقة الإدارة العليا ،طبقة الإدارة الوسطى ، طبقة الإدارة المباشرة (الإدارة الإشرافية)

7. يساعد التخطيط على تدبير الموارد والإمكانيات

يساعد التخطيط على تدبير الموارد والإمكانيات سواء كانت البشرية أو المادية قبل بدء التنسيق مما يضمن استمرار التنفيذ بأقل مشكلات ممكنة فيما يتعلق بالموارد.

8. يضع التخطيط الأساس للقيام بوظيفة التنظيم والتوجيه والرقابة

يضع التخطيط الأساس  set Up الذي بناء عليه يمكن القيام بوظيفة التنظيم، و وظيفة التوجيه (مثلاً الاتصالات الإدارية، فمثلا ماذا سيشرحه المدير للأفراد إذا لم يكن قد قام بوظيفة التخطيط وتحديد ما هو مطلوب منهم مقدماً )  وهل يمكن ممارسة الرقابة دون أن يكون هناك تخطيط مسبق؟، على أي أساس يتم مقارنة الإنجاز الفعلي إذا لم يكن هناك تخطيط؟.

9. يساعد التخطيط على بقاء المنظمة Survive ونموها واستمرارها

لما كان التخطيط يركز على المستقبل والتنبؤ بالظروف المستقبلية فإنه يمكن عمل تغييرات في المنظمة مما يمكنها أن تتماشى مع الظروف المستقبلية وبالتالي تضمن بقاء واستمرار ونمو المنظمة، فمثلاً قد يتنبأ التخطيط بانخفاض الطلب على منتج معين وتحويله إلي منتجات أخرى، فهنا تستفيد من هذه المعلومات أقسام الإنتاج التي تقوم بإدخال تطوير في المنتج مما يضمن استمرار الطلب على منتجات المنظمة، بدون التخطيط لا توجد تنبؤات مستقبلية، وبالتالي لا توجد معلومات، فتستمر المنظمة في إنتاج منتجات لا يوجد طلباً عليها وعندما تكتشف ذلك يكون الأمر متأخرا جداً Too Late ويكون المنافسون قد سبقوها في هذا المضمار وبالتالي لا تستطيع أن تقدم شيئاً وقد تخرج من السوق.

فى النهاية اخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.

عالم الأعمال

هل تريد ان تكون على إطلاع
بكل جديد فى

أسود البيزنس

أشترك فى قائمتنا البريدية الآن

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

نحن نستخدم ملفات تعريف الارتباط لنمنحك أفضل تجربة ممكنة على موقعنا. بالمتابعة في استخدام هذا الموقع، فإنك توافق على استخدامنا لملفات تعريف الارتباط.
قبول
سياسة الخصوصية