القول المشهور “إذا فشلت في التخطيط فقد خططت للفشل”، هو قول صحيح للغاية؛ فمن أشهر فوائد التخطيط هي مساعدة المديرين على تنظيم الموارد والأنشطة بكفاءة وفعالية لتحقيق الأهداف الموضوعة. وللتحطيط فوائد عديدة يجب على كل إنسان معرفتها، ولذلك سنوضح فى هذه المقالة 10 فوائد مهمة من فوائد التخطيط.
تعريف الإدارة
الإدارة هى وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، وذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية، مع مراعاة المؤثرات الداخلية والخارجية.
مقالة ذات صلة: ما هي الإدارة؟ – تعريف الإدارة وأهميتها ووظائفها ومستوياتها
وظائف الإدارة
وكما اتضح من تعريف الإدارة أن هناك أربع وظائف أساسية تمارسها الإدارة ويطلق عليها العملية الإدارية (عناصر الإدارة) وهي التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة. ويجب ان تفكر في الوظائف الأساسية الأربع للإدارة باعتبارها المسؤوليات الأساسية الأربع التي يجب على كل قائد الوفاء بها.
مقالة ذات صلة: وظائف الإدارة – التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة بالتفصيل
ما هو التخطيط؟
التخطيط هو التحديد المسبق للأهداف ومسار العمل الذي يتعين اتخاذه لتحقيق الأهداف المحددة بفعالية وكفاءة، إنه عملية فكرية تهتم بتحديد ما يجب القيام به مسبقًا، وكيف يتم القيام به ومتى يتم القيام به، ومن سيفعله؛ فالتخطيط هو الوظيفة الأساسية للإدارة، فهو يركز على مسارات العمل المستقبلية، ويحدد الأهداف التي يجب تحقيقها في المستقبل ويختار أفضل مسار للعمل لتحقيق الأهداف المحددة؛ فالتخطيط ينطوي على العديد من الأنشطة مثل التحليل واتخاذ قرار في الأمور الفنية والمالية وأمور الموارد البشرية والعناصر الأخرى الضرورية لتنفيذ مسار العمل المحدد مسبقًا.
ولتحقيق الأهداف المخطط لها، يلزم وجود خطة فعالة؛ ويجب أن يكون جميع المديرين مخططين فعالين، ولذلك سواء كانت المنظمة التي يعمل فيها المديرين تبيع منتجات أو خدمات، أو منظمة تعمل في القطاع الخاص أو العام، أو سواء كانت منظمة تهدف إلى الربح أم لا، فكل هذا غير مهم، كل نوع من هذه الأنواع من المنظمات يحتاج إلى التخطيط.
فالتخطيط هو العملية الفكرية التي تحدد بوضوح ما يجب القيام به، ومتى وأين ولماذا يجب القيام به، وكيفية القيام به، ومن الذي يقوم به، من أجل تحقيق الأهداف المخطط لها؛ ويحدد المدير الأهداف ويتخذ الخطوات اللازمة لضمان إمكانية تحقيق هذه الأهداف بطريقة فعالة.
مقالة ذات صلة: التخطيط: التعريف، الأهمية، الأنواع، الأهداف، العناصر، المراحل
فوائد التخطيط
فوائد التخطيط عديدة، وسنذكر بعضها فى السطور القادمة:
1. التنبؤ بالمشكلات ووضع الحلول لها
التنبؤ بالمشكلات التي قد تصادف عملية التنفيذ ووضع الحلول لها من أهم فوائد التخطيط، ففي حالة بدء التنفيذ بدون تخطيط سوف تتعطل عملية التنفيذ للبحث عن حلول، فمثلاً إذا بدأ تشغيل الآلة بدون التخطيط، وبدون التفكير في المشكلات التي قد تصادف تشغيل الآلة، فقد يحدث أن تتعطل الآلة بسبب الحاجة إلى قطع غيار، فيتوقف التنفيذ إلي أن يقوم قسم المشتريات بالحصول على قطع الغيار اللازمة، وقد ينقضي وقت طويل إلي أن يتم الحصول على قطع الغيار مما يؤدي إلي تعطيل الآلة وعدم الوفاء باحتياجات العملاء فضلاً عن الاستخدام الفعال للمال المستثمر في الآلة.
مقالة ذات صلة: مهارة حل المشكلات: ما هي، أهميتها، أمثلة عليها، كيفية تطويرها
2. تحديد الأهداف والمهام
ومن فوائد التخطيط أيضًا هي تحديد الأهداف والمهام اللازم القيام بها لتحقيق الأهداف، فمن المعروف عند تحديد الأهداف بدقة وبناء على دراسة متأنية للظروف والإمكانيات المتاحة للمنشأة، ستصبح الأهداف أهدافاً واقعية Realistic يمكن تحقيقها، أما إذا تم تحديد الأهداف بدون تخطيط وبالتالي بدون دراسة للظروف الخارجية للبيئة التي تعمل فيها المنظمة والإمكانيات المتاحة للمنشأة، فإن الأهداف ستكون غير واقعية وبالتالي يصعب تحقيقها، حيث أن الهدف المحدد تحديداً دقيقاً هو هدف نصف محقق. An objective well Specified is half achieved
مقالة ذات صلة: الأهداف الذكية SMART: ما هي، أهميتها، كيفية كتابتها، أمثلة عليها
3. تقييم البدائل واختيار البديل الأمثل
تقييم البدائل واختيار البديل الأمثل من أهم وأشهر فوائد التخطيط، فلما كانت هناك بدائل Alternatives عديدة دائما لتحقيق الأهداف، فإن التخطيط يساعد على تقييم البدائل واختيار البديل الأمثل، وهذا معناه الاستثمار الأمثل للجهود وضمان عدم القيام بأي أعمال دون وجود ارتباط مباشر لها بالأهداف، وأيضاً ضمان عدم القيام بأي أعمال بدون التحقق من أنه تم دراسة جميع السبل الممكنة لتحقيق الهدف وتم اختيار البديل الأمثل.
مقالة ذات صلة: مراحل التخطيط – خطوات التخطيط الأساسية الستة لنجاح أي خطة
4. تحديد المطلوب والمتوقع
من فوائد التخطيط أيضاُ هي تحديد المطلوب والمتوقع من كل فرد وقسم داخل المنِشأة، فالتخطيط يحدد لكل قسم بل لكل فرد داخل المنظمة ما هو مطلوب منه؟، وماذا تتوقع الإدارة منه؟، وما هي الأعمال التي يجب عليه أن ينجزها؟، وبالتالي لا يترك الحرية للقسم أو للفرد القيام بأعمال كما يراها أو كما يدركها Perceive، وبالتالي يصبح تدخل العنصر البشري Human element في الأداء أقل مما يمكن خصوصاً إذا كان هذا التدخل غير ضروري.
مقالة ذات صلة: مهارات التخطيط: ما هي، أمثلة عليها، كيفية تطويرها
5. توضيح الأمور بين الرئيس والمرؤوس
من فوائد التخطيط أيضاُ توضيح الأمور بين الرئيس والمرؤوس، حيث يعرف المرؤوس توقعات رئيسه Expectation. فبدون التخطيط، لا يعرف المرؤوس توقعات رئيسه الحالي وبالتالي يبذل مجهوداً كبيراً لمحاولة اكتشاف هذه التوقعات وقد يدرك هذه التوقعات بشكل خاطئ من خلال تصرفات الرئيس وأفعاله وأقواله، فوجود التخطيط يقلل من اللبس والغموض في العلاقة بين الرئيس المرؤوس.
6. التنسيق بين الأقسام والمستويات الإدارية المختلفة
من فوائد التخطيط أيضاُ هي تحقيق التنسيق بين الأقسام والمستويات الإدارية المختلفة، وكذلك تحقيق التنسيق بين الأقسام على نفس المستوى الإداري، فعندما تضع الإدارة العليا خططها فإن ذلك يعتبر مرشدا للإدارة الوسطى، و تعتبر أيضاً مرشداً للجداول والإجراءات التي تضعها الإدارة المباشرة ومن هنا يتم التنسيق بين الأعمال التي تتم في المستويات الإدارية المختلفة.
مقالة ذات صلة: الهرم الإداري – مستويات الإدارة وتعريف بمسئوليات كل مستوى
7. تدبير الموارد والإمكانيات
يساعد التخطيط على تدبير الموارد والإمكانيات سواء كانت البشرية أو المادية قبل بدء التنسيق مما يضمن استمرار التنفيذ بأقل مشكلات ممكنة فيما يتعلق بالموارد.
8. وضع الأساس للقيام بوظيفة التنظيم والتوجيه والرقابة
وضع الأساس للقيام بوظائف الإدارة الأخري (وظيفة التنظيم والتوجيه والرقابة) من أهم فوائد التخطيط، فالتخطيط يضع الأساس set Up الذي بناء عليه يمكن القيام بوظيفة التنظيم، و وظيفة التوجيه (مثلاً الاتصالات الإدارية، فمثلا ماذا سيشرحه المدير للأفراد إذا لم يكن قد قام بوظيفة التخطيط وتحديد ما هو مطلوب منهم مقدماً) وهل يمكن ممارسة وظيفة الرقابة دون أن يكون هناك تخطيط مسبق؟، وعلى أي أساس يتم مقارنة الإنجاز الفعلي إذا لم يكن هناك تخطيط؟.
9.بقاء المنظمة ونموها واستمرارها
من فوائد التخطيط أيضاُ هي المساعدة على بقاء المنظمة Survive ونموها واستمرارها، فلما كان التخطيط يركز على المستقبل والتنبؤ بالظروف المستقبلية فإنه يمكن عمل تغييرات في المنظمة مما يمكنها أن تتماشى مع الظروف المستقبلية وبالتالي تضمن بقاء واستمرار ونمو المنظمة، فمثلاً قد يتنبأ التخطيط بانخفاض الطلب على منتج معين وتحويله إلي منتجات أخرى، فهنا تستفيد من هذه المعلومات أقسام الإنتاج التي تقوم بإدخال تطوير في المنتج مما يضمن استمرار الطلب على منتجات المنظمة.
فبدون التخطيط لا توجد تنبؤات مستقبلية، وبالتالي لا توجد معلومات، فتستمر المنظمة في إنتاج منتجات لا يوجد طلباً عليها وعندما تكتشف ذلك يكون الأمر متأخرا جداً Too Late ويكون المنافسون قد سبقوها في هذا المضمار وبالتالي لا تستطيع أن تقدم شيئاً وقد تخرج من السوق.
مقالة ذات صلة: التنبؤ بالطلب: تعريفه، أهميته، فوائده، أدواته، كيفية تنفيذه
10. زيادة الدافع
من فوائد التخطيط أيضاُ هي زيادة الدافع (التحفيز)، فعندما يفهم الموظفون سبب ارتباط عملهم بنجاح الشركة، فقد يحفزهم ذلك على العمل لتحقيق الأهداف الموضوعة. ويمكن أن يساعد وجود خطة عمل يمكنهم اتباعها في إرشادهم وإبقائهم منخرطين في عملهم. وبالمثل، يمكن أن يكون وجود جدول زمني وموعد نهائي للالتزام به أمرًا محفزًا.
مقالة ذات صلة: التحفيز – التعريف والأنواع والأهمية والخصائص والنظريات
فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.
