تفويض السلطة – التعريف والمزايا والعيوب والشروط

تعريف التنظيم 

يمكن النظر لكلمة تنظيم من منظور واسع (كإسم) NOUN يطلق علي مجموعة من الأفراد تهدف إلي تحقيق هدف معين من خلال إطار تعاوني مشترك، وهذا ما أسميناه فيما سبق بالمنظمة.

وكذلك يمكن أن ننظر إلي كلمة تنظيم من منظور محدود (كفعل) VERB وتطلق هذه الكلمة على وظيفة من وظائف الإدارة أي أن كلمة تنظيم قد تعني المنظمة التي تمارس فيها الإدارة An organisation  أو أنها تعني وظيفة من وظائف الإدارة organizing يتم ممارستها داخل منظمة معينة.

وقد تناولنا فى مقالة منفصلة بعنوان التنظيم – تعريف وأهداف وأنواع ومبادئ التنظيم أنصح بالإطلاع عليها.

الأبعاد الرئيسية لعملية التنظيم 

وتمثل قلب عملية التنظيم ثلاثة أبعاد أساسية:-

1. تقسيم Breakdown الوظيفة الأساسية للمنظمة إلي عدة وظائف.
2. تجميع Bringing هذه الوظائف في أقسام أو وحدات. موضوع مقالة اليوم.
3. تفويض Delegating السلطة للأقسام ، للوحدات.

تتضمن عملية تقسيم الوظائف نطاق ومحتوى كل وظيفة على حدة، تتضمن عملية تجميع الوظائف في أقسام الأسس التي يمكن بناء عليها أن يتم التجميع وكذلك العدد الأمثل للوظائف التي يجب أن يضمها قسم معين، تفويض الـسـلـطـة يـشـمـل تـوزيع الحـق المخصص Right allocated لاتخاذ القرارات لكل وظيفة على حدة.

ولما كانت عملية تقسيم الوظائف يمكن أن تتم بعدة طرق فمثلاً يمكن أن تكون الوظائف متخصصة جداً أو متخصصة إلي حد ما  أو يتوافر فيها الحدود الدنيا للتخصص، وكذلك هناك عدة أسس لتجميع الوظائف في أقسام ، وأخيراً يمكن للسلطة أن تكون مركزة في المستويات الإدارية العليا أو قد تكون موزعة بالتساوي في جميع أرجاء المنظمة أي يمكن للمستويات الإدارية الأولى أيضاً أن تتخذ قرارات مستقلة.

تعريف السلطة 

السلطة هي الحق الشرعي (القانوني Legally – التنظيمي Organizationally) لاتخاذ قرار معين دون الحاجة إلي اعتماده أو إقراره Approved بواسطة مستوى إداري أعلى Higher – ranking manager، وعند تحديد السلطة لكل مستوى إداري يظهر مفهوم المركزية واللامركزية في السلطة.

تعريف مركزية السلطة 

مركزية السلطة تعني أن اتخاذ القرارات يتم في المستويات الإدارية العليا وكلما تدرجنا إلى أسفل تقل بل تنعدم السلطة المخولة للمديرين وبالتالي عندما تظهر مشكلة في المستويات الإدارية الدنيا والأمر يحتاج إلي قرار فإن المشكلة يتم تصعديها Pushed للمستويات الإدارية العليا لاتخاذ القرار.

تعريف اللامركزية في السلطة

أما اللامركزية في السلطة فإن المستويات الإدارية الدنيا يكون لها الحق في اتخاذ قرارات دون الرجوع لمستويات إدارية أعلى أو الحاجة لاعتماد وإقرار هذه القرارات من مستويات إدارية أخرى.

مقالة منفصلة :  وحدة الأمر و سلسلة الأمر فى الادارة

مزايا تفويض السلطة – اللامركزية –

1. عندما يُسند للمستويات الإدارية سلطة اتخاذ قرارات فإن ذلك يتيح لهم الفرصة للتعليم والتدريب، و سيكون ذلك دافعاً وحافزا للمدير لكي ينمي قدراته الإدارية الخاصة باتخاذ القرارات لكي يحقق إفادة مرتدة Feedback يتعلم منها ويستفيد من طريقة اتخاذ القرارات وبالتالي يتعلم من أخطائه ويحاول تفاديها في القرارات المستقبلية، حيث أن المشكلة ليست في أن يخطئ المدير في اتخاذ القرارات واستخدام سلطاته المخولة له، بل المشكلة هي ألا يتعلم من أخطائه، فكيف يمكن للمدير أن يتعلم اتخاذ القرارات دون أن يجرب ويمارس Practice ثم يخطئ ويتعلم ويستفيد من الخطأ ومن ثم تتحسن قدراته في اتخاذ القرارات.

2. عند اتباع اللامركزية في التنظيم (تفويض السلطة) يؤدي ذلك إلي خلق صف ثان من المديرين ومن ثم يمكن اكتشاف هذا الصف الثاني الذي يتم تدريبه وبالتالي يحل محل المديرين في حالة غيابهم أو تركهم المنظمة ومن ثم لا تظهر مشكلة من يرأس المنظمة، أما في حالة تركيز السلطة وعدم ترك أي فرص لممارسة السلطة بواسطة مستويات إدارية فإن ذلك يضع الإدارة أو القسم في موقف حرج عندما يغيب المدير أو الرئيس في دورة تدريبية أو أجازه أو نقله لجهة أخرى أو … الخ.

3. تفويض السلطة يعتبر حافزاً قوياً للمرؤوسين على استخدام كل طاقاتهم وقدراتهم على العمل الخلاق وبالتالي تصبح وظائفهم أهدافاً لهم في حد ذاتها itself، بدلاً من أن تكون الوظيفة فقط أداة لتحقيق أهدافهم. ويتحقق الولاء الكامل للمنظمة فقط في الحالة الأولى.

4. تفويض السلطة يؤدي إلى إتاحة وقت حر Free time أو فائض للمديرين حيث أن معظم المشاكل سيتم التقرير بشأنها في المستويات الإدارية الأدنى وبالتالي يتفرغون لدراسة القرارات الهامة وتطوير المنظمة، أما تركيز السلطة فمعنى ذلك أن كل المشاكل سواء كانت هامة أو غير هامة سوف يتم تصعيدها للمستويات العليا وبالتالي لن يكون هناك وقت فائض أو حر لدى الإدارة العليا لتطوير أعمال المنظمة.

5. تفويض السلطة يحقق السرعة في الأداء حيث عندما تظهر مشكلة معينة فإن المستوى الإداري يمكن أن يتعامل معها ويتخذ القرار المناسب للعلاج، أما في حالة المركزية فإن الأمر يتطلب تصعيد المشكلة إلي مستويات إدارية أعلى التي غالباً ما تكون مزدحمة بالعمل مما يؤجل عملية اتخاذ القرار أو اتخاذ القرار بعد انقضاء فترة طويلة من الزمن تكون خلالها المشكلة قد تحولت إلى أزمة Crisis وبالتالي فإنها قد تحتاج إلي قرار مختلف وبالتالي يتم تصعيد الأزمة إلي أعلى مرة أخرى وهكذا .

6. تفويض السلطة يحقق قيام المستوى الإداري القريب للمشكلة أو للموضوع Subject باتخاذ القرار المناسب وطبيعي أن المستوى الإداري الملاصق للمشكلة هو أقدر على معرفة جميع ملابسات الموقف وبالتالي فإن القرار الذي يتخذه سيكون قراراً عملياً واقعياً متمشياً مع ظروف التنفيذ، أما تصعيد الموضوع لأعلى وشرحه لمستويات إدارية أعلى، وهنا قد تتدخل مشكلة الإدراك، مما يؤدي إلي صدور قرار لا يتمشى مع ظروف وملابسات التنفيذ.

7. تفويض السلطة يحقق للمستويات الإدارية المعنية بالمشكلة أو بالموضوع اتخاذ القرار وبالتالي فإنها تشعر أن القرار ليس مفروضاً عليها من مستويات إدارية أعلى لذا يهمها إنجاح هذا القرار في التنفيذ، فعندما تظهر مشكلة ما للقرار فإنها تعمل على حلها، وتطبيع القرار لكي يتمشى مع الواقع التنفيذي.
فلو المستوى الإداري المعني بالمشكلة يشعر بأن القرار مفروضاً عليه فرضاً، فبالتالي لن يهمه إنجاح القرار في التنفيذ بل على العكس قد يقوم بتجميع المشكلات وتضخيمها وذلك لإثبات فشل المستويات الإدارية الأعلى وقد تسمع منهم بعض الأمثلة (اللي أيده في المياه مش زي اللي أيده في النار ) ( إحنا هنا على خطوط التنفيذ).

ضوابط مبدأ تفويض السلطة

ولكن لا يمكن تطبيق مبدأ تفويض السلطة بدون مجموعة من الضوابط وهي :

1. تدريب المديرين والمشرفين ورؤساء الأقسام على اتخاذ القرارات وقد يؤدي ذلك إلي زيادة تكلفة التدريب حيث أنه عادة ما يتم فقط تدريب المرشحين للوظائف القيادية أو حتى عندما يبدؤون فعلاً في ممارسة الوظائف القيادية.

2. يتطلب تفويض السلطة (اللامركزية) نظاماً محكماً للتخطيط وللمعلومات، حيث أن تفويض السلطة ليس معناه تفويض المسئولية وبالتالي فإن المدير مازال مسئولاً عن استخدام سلطاته بواسطة الغير ومن هنا يجب أن يكون لديه نظام للتخطيط لكي يضمن أن سلطاته تستخدم في الطريق الصحيح وكذلك نظام للمعلومات يمكنه من معرفة نتائج التفويض باستمرار .

3. يتطلب تفويض السلطة إقناع المديرين في المستويات الإدارية العليا بالتنازل عن جزء من سلطاتهم للمستويات الإدارية الأدنى وهذا يتطلب تدريبهم لإقناعهم بأهمية وضرورة التفويض .

مقالة منفصلة : أنواع السلطة الإدارية – الفرق بين السلطة التنفيذية والوظيفية والإستشارية

سلبيات تفويض السلطة 

1. الخوف من المسؤولية، لان كما هو معروف أن السلطة تفوض ولكن المسئولية لا تفوض.
2. ضياع الوقت بسبب تدريب العاملين على اتخاذ القرارات وأنهم بالتأكيد سوف يرتكبون بعض الأخطاء أثناء تدريبهم ولذلك فتفويض السلطة من وجهة نظر البعض مضيعة للوقت.
3. شعور الموظف انه لا رقيب عليه، فمن الممكن ان يسيء ان استخدام السلطات الممنوحة اليه.
4. ان يكون المدير منعزل ولا يتطلع على تقارير دورية ومعلومات تفصيلية عن مستوى الاداء اثناء التفويض.
5. عدم وضوح الهدف والخطة الرئيسية من عملية التفويض.

شروط إستخدام أسلوب تفويض السلطة

1. اختيار الشخص الذي تفوض له السلطة، يجب أن يبذل المدير جهداً في ذلك. يجب أن يكون الشخص المفوض إليه قادرا أولاً على القيام بالعمل، لديه الإمكانيات والقدرات الذهنية والمهنية والشخصية على ذلك، وثانياً يجب أن يكون الشخص لديه الحافز والرغبة على القيام بهذا العمل Motivated.

2. تدريب الفرد المفوض إليه السلطة على العمل المطلوب تنفيذه.

3. التأكد من تفهم المفوض إليه السلطة تماماً طبيعة وجزئيات ومحاذير العمل الذي سيقوم بتنفيذه.

4. تزويد المفوض إليه بكافة الصلاحيات والإمكانيات المادية والبشرية التي تمكنه من إنجاز المهام الموكلة إليه.

5. وضع ضوابط تتيح للرئيس أو المدير أن يتعرف بسرعة عما إذا كانت سلطاته يتم استخدامها كما يرغب وفي الطريق الصحيح أم لا.

6. أن يتفق مع المفوض إليه على تقديم تقارير في مواعيد معينة حتى لا يشعر المفوض إليه أنه أصبح مستقلاً منفرداً في استخدام السلطة.

7. أن يستخدم المدير منح التفويض وسحب التفويض كعامل أساسي لتحفيز ومكافأة المرؤوسين في تنفيذ المهام الموكلة إليهم فكلما نجح المرؤوس تفوض له صلاحيات أوسع.

وبالحديث عن شروط إستخدام تفويض السلطة يجب أن تطلع عزيزى القاريء على مقالة بعنوان ماهو الفرق بين السلطة والمسؤولية

فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.

عالم الأعمال

هل تريد ان تكون على إطلاع
بكل جديد فى

أسود البيزنس

أشترك فى قائمتنا البريدية الآن

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

نحن نستخدم ملفات تعريف الارتباط لنمنحك أفضل تجربة ممكنة على موقعنا. بالمتابعة في استخدام هذا الموقع، فإنك توافق على استخدامنا لملفات تعريف الارتباط.
قبول
سياسة الخصوصية