مواصفات وخصائص الرقابة الفعالة

تعريف الإدارة 

الإدارة هى وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة و ذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة و فاعلية مع مراعاة المؤثرات الداخلية و الخارجية على بيئة العمل.

ولكن اولا نتعرض لمعنى الكفاءة والفاعلية والفرق بينهما:-

الكفاءة (Efficiency): هي فعل الأشياء الصحيحة بطريقة صحيحة وبالتالى تنخفض التكاليف، فيتم استخدام أقل كم ممكن من المدخلات والموارد كالوقت والجهد والمال للحصول على أكبر منفعة.

الفاعلية (Effectiveness): هي المتعلقة في مدى تحقيق أهداف المنظمة.

مقالة منفصلة  تعريف الكفاءة والفاعلية و الفرق بينهما ، ومثال على الكفاءة والفاعلية

يتضح من التعريف السابق أن هناك أربع وظائف أساسية تمارسها الإدارة ويطلق عليها العملية الإدارية (عناصر الإدارة) وهي التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة.

تعريف الرقابة

ويمكن تعريف الرقابة بأنها تشمل كل الأنشطة التي يمارسها المدير للتأكد من أن النتائج الفعلية تتطابق مع الخطط المحددة مقدماً.

مقالة منفصلة  تعريف الرقابة وأنواعها والعملية الرقابية فى الإدارة

العملية الرقابية 

مما سبق يتضح أن الرقابة تتكون من ثلاث خطوات أو مراحل أساسية يمكن أن تطبق على رقابة الأفراد، العمليات، الأقسام …. الخ.

1. تحديد المعايير التي تستخدم لقياس مدى التقدم أو عدم التقدم في اتجاه الأهداف المحددة.
2. قياس الأداء ومقارنته مع المعايير لتحديد الانحرافات عن هذه المعايير.
3. اتخاذ الإجراءات التصحيحية لتصحيح الانحرافات عن المعايير المحددة.

يوضح الشكل التالي العملية الرقابية :مواصفات وخصائص الرقابة الفعالةمقالة منفصلة  خطوات ومراحل العملية الرقابية بالتفصيل

مواصفات و خصائص الرقابة الفعالة

1. قبول الرقابة

قبول الرقابة بواسطة العاملين في المنظمة وتعميق مفهوم الرقابة كوسيلة وليست غاية في حد ذاتها وتهدف إلي مساعدة العاملين على الأداء المتميز . وهذا لا يتحقق إلا إذا نظر العاملون للرقابة على أنها جهاز مساند Supporting ليس لتصيد الأخطاء وعقاب المهمل وإنما منع الأخطاء وتحديد المشاكل والمعوقات والعمل على حلها حتى لا يتعطل الإنتاج.

ومن هنا بدلاً من أن يقوم العاملون بإخفاء المشاكل التي تحدث خوفا من الرقابة السلبية فإنهم سوف يظهرون الحقائق للرقابة طمعا في الوصول إلى حلول لها، ويفيد كثيرا إشراك من تطبق عليهم الرقابة في تحديد المعايير وتوقيت تقديم هذه التقارير الرقابية على قبول العاملين للرقابة.

2.  التركيز على العوامل الحاكمة

يقوم المدير بتحديد المناطق الحاكمة في العمليات الخاصة بالقطاع الذي يشرف عليه ثم يضع المعايير تحت المراقبة المستمرة. ويقصد هنا بالعوامل الحاكمة، العوامل الأساسية التي يعتمد عليها نجاح القطاع أو فشله وأنه بتركيز الرقابة على هذه النقاط الحاكمة والتأكد أنه ليس هناك انحراف فإن ذلك يؤدي أيضا إلى التحكم والرقابة في جميع العمليات.

فمثلا إذا تحكم وراقب بشكل فعال رقم المبيعات فإن ذلك يعكس الأداء في نشاط رجال البيع، أسلوب رجال البيع في التعامل مع العملاء، فعالية برامج الدعاية والترويج وهكذا.

3. اقتصاديات الرقابة

طبيعي أن تكلفة الرقابة يجب أن تقارن بالمنافع والمميزات التي تتحقق منها. تحتاج الرقابة إلى أفراد وأجهزة ..الخ، فهل يعقل أن يتم إعداد نظام للإنذار المبكر ودوائر تليفزيونية لحماية أشياء ليست ذات قيمة، إن نظام الرقابة اللازم للرقابة على شراء دبابيس الورق يجب ألا يكون في مستوى نظام الرقابة اللازمة لشراء ماكينات التصوير للمنظمة.

4. توافر المعلومات الصحيحة

توافر المعلومات الصحيحة من حيث أسباب الانحرافات فقد يحدث انخفاض في رقم الإنتاج ويبدو أن السبب هو انخفاض في قدرة وكفاءة العاملة ولكن بالتدقيق قد يتضح أن السبب ليس في انخفاض الكفاءة بقدر انخفاض في الدافعية لدى العمالة.

5. توقيت ظهور نتائج الرقابة

قد تحدث انحرافات عن المعايير ولكن يجب أن تظهر هذه الانحرافات بسرعة وكذلك معرفة أسبابها. إن نظام الرقابة الفعال يتوقع هذه الانحرافات قبل أن تحدث ويحذر بذلك Warn، وهذا ما يسمى بالرقابة السابقة والرقابة الملازمة.
وإن لم يستطع فإن نظام الرقابة يجب أن يظهر الانحرافات فور وقوعها حيث لا معنى لإظهار تقارير رقابية بعد انقضاء وقت طويل لحدوث الخطأ في المستقبل أو حتى في تحقيق الجزاء الإداري حيث لا فائدة من اكتشاف الانحراف ثم يظهر بعد ذلك أن المتسبب في الخطأ قد ترك العمل مثلاً.

6. البساطة في العملية الرقابية

يجب أن يكون النظام الرقابي واضحا ومفهوما لمن يطبق الرقابة وأيضا لمن تطبق عليه، ويجب أن يعكس النظام العمليات التي يقوم بمراقبتها. فعند الرقابة على الإنتاج نحتاج إلى معايير، أدوات، تقارير تختلف عن تلك اللازمة للرقابة على الأموال مثلا.

7. إعادة النظر

يجب إعادة النظر في معايير الرقابة وأدواتها .. الخ من وقت لآخر وذلك للتأكد من أنها تتلاءم مع الظروف والأحوال السائدة Valid.

فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.

عالم الأعمال

هل تريد ان تكون على إطلاع
بكل جديد فى

أسود البيزنس

أشترك فى قائمتنا البريدية الآن

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

نحن نستخدم ملفات تعريف الارتباط لنمنحك أفضل تجربة ممكنة على موقعنا. بالمتابعة في استخدام هذا الموقع، فإنك توافق على استخدامنا لملفات تعريف الارتباط.
قبول
سياسة الخصوصية