شرح كيفية تكوين وتقسيم الوظائف فى اى منظمة

تعريف التنظيم 

يمكن النظر لكلمة تنظيم من منظور واسع (كإسم) NOUN يطلق علي مجموعة من الأفراد تهدف إلي تحقيق هدف معين من خلال إطار تعاوني مشترك، وهذا ما أسميناه فيما سبق بالمنظمة.

وكذلك يمكن أن ننظر إلي كلمة تنظيم من منظور محدود (كفعل) VERB وتطلق هذه الكلمة على وظيفة من وظائف الإدارة أي أن كلمة تنظيم قد تعني المنظمة التي تمارس فيها الإدارة An organisation  أو أنها تعني وظيفة من وظائف الإدارة organizing يتم ممارستها داخل منظمة معينة.

وقد تناولنا فى مقالة منفصلة بعنوان التنظيم – تعريف وأهداف وأنواع ومبادئ التنظيم أنصح بالإطلاع عليها.

الأبعاد الرئيسية لعملية التنظيم 

وتمثل قلب عملية التنظيم ثلاثة أبعاد أساسية : 

1. تقسيم Breakdown الوظيفة الأساسية للمنظمة إلى عدة وظائف.(موضوع مقالة اليوم).
2. تجميع Bringing هذه الوظائف في أقسام أو وحدات.
3. تفويض Delegating السلطة للأقسام ، للوحدات.

تتضمن عملية تقسيم الوظائف نطاق ومحتوى كل وظيفة على حدة، تتضمن عملية تجميع الوظائف في أقسام الأسس التي يمكن بناء عليها أن يتم التجميع وكذلك العدد الأمثل للوظائف التي يجب أن يضمها قسم معين، تفويض الـسـلـطـة يـشـمـل تـوزيع الحـق المخصص Right allocated لاتخاذ القرارات لكل وظيفة على حدة.

ولما كانت عملية تقسيم الوظائف يمكن أن تتم بعدة طرق فمثلاً يمكن أن تكون الوظائف متخصصة جداً أو متخصصة إلي حد ما  أو يتوافر فيها الحدود الدنيا للتخصص، وكذلك هناك عدة أسس لتجميع الوظائف في أقسام ، وأخيراً يمكن للسلطة أن تكون مركزة في المستويات الإدارية العليا أو قد تكون موزعة بالتساوي في جميع أرجاء المنظمة أي يمكن للمستويات الإدارية الأولى أيضاً أن تتخذ قرارات مستقلة.

تكوين الوظائف

عند تقسيم الوظيفة العامة للمنظمة وبالتالي تكوين الوظائف، فهنا يأتي معيار هام جدا وهو درجة التخصص Degree of specialization، وله أيضاً انعكاسات اقتصادية Economic terms، عندما يتم تقسيم الوظيفة إلي عدة وظائف متخصصة فإن التخصص سوف يؤدي إلى زيادة الكفاءة والإتقان في الأداء أي ستزداد الإنتاجية وتتحقق إنتاجية إضافية Additional output نتيجة للتخصص وتقسيم العمل. 

ومن ناحية أخرى فإن تقسيم العمل والتخصص سيؤدي إلى زيادة العمالة المطلوبة وكذلك زيادة رأس المال المستثمر في المعدات والآلات حتى يمكن أداء الوظائف المتخصصة العديدة، ومن هنا فإن التكلفة الإضافية نتيجة تشغيل عمالة أكثر وتكلفة المعدات قد تفوق الإيراد والوفر الإضافي الذي سيتحقق نتيجة التخصص وتقسيم العمل وتظهر هذه العلاقة في الشكل الآتي : 

درجة التخصص
درجة التخصص

الشكل يبين أن هناك حدوداً للاستفادة من التخصص وتقسيم العمل وهناك نقطة بعدها يصبح التخصص وتقسيم العمل مكلفاً. من الشكل السابق يتضح أن تكلفة الوحدة المنتجة تنخفض كلما زادت درجة التخصص وتقسيم العمل وذلك بسبب أن التخصص يحقق الإتقان وزيادة الإنتاجية ولكن عند حد معين نجد أن الوضع سينقلب حيث أن زيادة التخصص وتقسيم العمل سيؤدي إلى زيادة تكلفة الوحدة المنتجة بسبب زيادة العمالة وزيادة رأس المال المستثمر في المعدات نتيجة لتفتيت الوظائف إلى وظائف دقيقة جداً.
بالإضافة إلي أنه من الناحية النفسية يتحول ما يؤديه الفرد إلي حركة واحدة متكررة تؤدي إلي السقم والملل نتيجة الرتابة وعدم وجود أي تجديد فيما يؤديه، كذلك تفتيت الوظيفة إلي دقائقها وإسناد إحدى هذه الدقائق لكل فرد يحتاج إلي مجهود تنسيقي ضخم Coordination حتى يمكن إعادة التكامل بين مكونات الوظيفة الواحدة مرة ثانية.

ويمكن وصف الوظيفة الفردية من حيث الحركات التي تؤدي للقيام بالوظيفة Movements وهذا ما ركزت عليه المدرسة الكلاسيكية في الإدارة .. من حيث : 

1. استخدام دراسة الحركة والزمن لتحديد الحركات المثلى optimum لأداء وظيفة ما. 
2. تقليل الحركات وتبسيطها إلي أقل عدد ممكن من الحركات. 
3. استبعاد أي حركات زائدة غير ضرورية.

ويمكن وصف الوظيفة من زاويـة أخـرى خـاصة بـدرجـة عـمـق الوظيفة  Job depth ويتعلق عمق الوظيفة بمقدار الحرية المتاحة لشاغلها في اختيار طرق الأداء، أساليب الأداء، اتخاذ قرارات … الخ

فإذا قارنا عمق وظيفة المدير العام مع عمق وظيفة أحد العمال على خط الإنتاج ، فنجد أن وظيفة المدير العام أكثر عمقاً، وكذلك قد يختلف عمق الوظيفة بين عدة وظائف على نفس المستوى، فمثلاً عمق وظيفة عامل الصيانة أكبر بكثير من عمق وظيفة عامل الإنتاج مع أن كليهما يقعان في نفس المستوى.

أيضا يمكن وصف الوظيفة من حيث (مدى الوظيفة) Job range وهي تشير إلي طول الزمن اللازم لأداء الوظيفة، وكلما زاد درجة التخصص للوظيفة كلما قل الزمن اللازم لأدائها.

تجميع الوظائف – الهيكل التنظيمي

بعد تقسيم الوظيفة العامة إلى عدة وظائف، فإن الأمر يتطلب تجميع هذه الوظائف إلي أقسام أو وحدات مرة أخرى، فنجد أن هناك طريقتان لتجميع الوظائف :

الأولى: التجميع طبقاً للمنتج Outputs.
الثانية: التجميع طبقاً للعمليات Operations.

مقالة منفصلة : الهيكل التنظيمى – كل شيء عن تجميع الوظائف – الهيكل التنظيمى مع الشرح باللصور

فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.

عالم الأعمال

هل تريد ان تكون على إطلاع
بكل جديد فى

أسود البيزنس

أشترك فى قائمتنا البريدية الآن

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

نحن نستخدم ملفات تعريف الارتباط لنمنحك أفضل تجربة ممكنة على موقعنا. بالمتابعة في استخدام هذا الموقع، فإنك توافق على استخدامنا لملفات تعريف الارتباط.
قبول
سياسة الخصوصية