أنواع الرقابة الإدارية بالتفصيل

تعريف الإدارة 

الإدارة هى وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة و ذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة و فاعلية مع مراعاة المؤثرات الداخلية و الخارجية على بيئة العمل.

ولكن اولا نتعرض لمعنى الكفاءة والفاعلية والفرق بينهما:-

الكفاءة (Efficiency): هي فعل الأشياء الصحيحة بطريقة صحيحة وبالتالى تنخفض التكاليف، فيتم استخدام أقل كم ممكن من المدخلات والموارد كالوقت والجهد والمال للحصول على أكبر منفعة.

الفاعلية (Effectiveness): هي المتعلقة في مدى تحقيق أهداف المنظمة.

مقالة منفصلة  تعريف الكفاءة والفاعلية و الفرق بينهما ، ومثال على الكفاءة والفاعلية

يتضح من التعريف السابق أن هناك أربع وظائف أساسية تمارسها الإدارة ويطلق عليها العملية الإدارية (عناصر الإدارة) وهي التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة.

تعريف الرقابة

ويمكن تعريف الرقابة بأنها تشمل كل الأنشطة التي يمارسها المدير للتأكد من أن النتائج الفعلية تتطابق مع الخطط المحددة مقدماً.

مقالة منفصلة  تعريف الرقابة وأنواعها والعملية الرقابية فى الإدارة

العملية الرقابية 

مما سبق يتضح أن الرقابة تتكون من ثلاث خطوات أو مراحل أساسية يمكن أن تطبق على رقابة الأفراد، العمليات، الأقسام …. الخ.

1. تحديد المعايير التي تستخدم لقياس مدى التقدم أو عدم التقدم في اتجاه الأهداف المحددة.
2. قياس الأداء ومقارنته مع المعايير لتحديد الانحرافات عن هذه المعايير.
3. اتخاذ الإجراءات التصحيحية لتصحيح الانحرافات عن المعايير المحددة.

يوضح الشكل التالي العملية الرقابية :أنواع الرقابة الإدارية بالتفصيلمقالة منفصلة  خطوات ومراحل العملية الرقابية بالتفصيل

أنواع الرقابة

يمكن تتبع أنواع الرقابة طبقاً لمراحل الأداء في المنظمة. هناك نقطة بداية للأداء في المنظمة تتعلق بتجميع المدخلات Inputs المختلفة للأداء في شكل خامات، عمالة، ثم هناك فترة للأداء الفعلي الخاص بتحويل مدخلات الأداء إلي مخرجات Outputs.
كما يتضح من الشكل التالي:أنواع الرقابةوكما يتبين من الشكل السابق الذي يوضح أنواع الرقابة فإنه خلال مراحل الأداء المختلفة الثلاث يتطلب الأمر ممارسة الرقابة. في المرحلة الأولى التي يتم فيها تجميع الموارد اللازمة للإنتاج هناك الرقابة السابقة على الأداء Prevention، في حالة التشغيل نفسه هناك الرقابة الملازمة Accompanied، وبعد أن تظهر النتائج في شكل منتجات أو خدمات هناك الرقابة اللاحقة Feedback.

الرقابة الوقائية

طبقا لذلك فإن الرقابة الوقائية تضع بعض الشروط التي تمنع وتحول دون حدوث الانحرافات عن المعايير. مثال اشتراطات الأمن والسلامة والصحة المهنية، الموازنات، تحديد إجراءات العمل، تحديد مواصفات الوظيفة، تحديد العلاقات الوظيفية لمنع المنازعات والخلافات وأيضا منع الازدواج في الأداء، تحديد مواصفات شاغل الوظيفة لمنع شغلها بفرد غير مناسب، تحديد مواصفات الخامات حتى يمكن أن يتم الاستلام من الموردين على أساسها، تحديد السياسة التمويلية حتى يتم اختيار مصادر التمويل طبقا لذلك.

الرقابة الملازمة

تتعلق الرقابة الوقائية بمنع حدوث الانحراف، أما الرقابة الملازمة فإنها تختص بتحديد وتشخيص الانحرافات عن المعايير خلال مرحلة التشغيل. وغالباً ما تسمى بالمتابعة حيث أنها تقوم بمتابعة التشغيل أثناء التنفيذ وليس بعد تمام التنفيذ.

تقوم الرقابة الملازمة بتحديد أثناء التشغيل –عن طريق الملاحظة والإشراف– أن هناك انحرافاً تم تحديد أسبابه واتخاذ الإجراء التصحيحي قبل أن يتدهور الإنتاج.
فمثلا في مرفق المياه يتم أخذ عينات من مياه الشرب أثناء التشغيل في مرحلة الترسيب، مرحلة التنقية، ومرحلة المعالجة ومقارنة هذه العينات بالمعايير والمواصفات المحددة مقدماً وتحديد الانحراف واتخاذ إجراءات تصحيحية منها زيادة نسبة الكلور أو استخدام الأوزون في العملية الإنتاجية.
ومثلا في المصنع يلاحظ المشرف أن هناك انخفاضا في جودة الإنتاج أو زيادة الهالك من الخامات من المعايير المحددة مقدما فيقوم بالتدخل لمنع استمرار هذا الانحراف ومعالجته بإجراء تصحيحي قد يكون تعديلا في أسلوب العمل، ضبط للماكينة وهكذا.

الرقابة النهائية

وهي تختص بالنتائج النهائية، ومن هنا لا تفيد الرقابة النهائية في اتخاذ إجراءات تصحيحة لأن العمل قد تحقق فعلاً، ولكن تفيد الرقابة النهائية في الأعمال المستقبلية وبالتالي فهي تساعد على منع الأخطاء في المستقبل.
فمثلاً في نهاية السنة المالية قد يقوم المدير بمراجعة التقارير المالية التي لا تفيد في تصحيح أي انحرافات تكون قد تمت ولكنها تساعد في تعديل الخطط المختلفة للفترات القادمة.أنواع الرقابة

أنواع الرقابة

أساليب الرقابة

الرقابة السابقة

طرق الاختيار والتعيين
الموازنة المالية
فحص الخامات الواردة للمصنع
تقارير الفحص والاستلام
الموازنة الرأسمالية

الرقابة الملازمة

التوجيه – الإشراف
فحص عينات أثناء التشغيل
الفحص المعملي
المتابعة
تقارير التشغيل

الرقابة اللاحقة

تحليل الميزانية العمومية وحساب الأرباح والخسائر المقارنة
بين التكاليف الفعلية والمعيارية
الرقابة على الجودة
تقارير تقييم الأداء

فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.

عالم الأعمال

هل تريد ان تكون على إطلاع
بكل جديد فى

أسود البيزنس

أشترك فى قائمتنا البريدية الآن

1 فكرة عن “أنواع الرقابة الإدارية بالتفصيل”

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.