الإدارة بالأهداف: ما هي، مميزاتها، عيوبها، خطوات تنفيذها، أمثلة عليها

من أولى الخطوات لإكمال الهدف تحديده بوضوح والتخطيط لكيفية تحقيقه؛ والإدارة بالأهداف هي أسلوب إدارة يطبق هذا المبدأ على المنظمة من خلال التأكيد على الحاجة إلى تحديد الأهداف وتتبع تحقيقها، ويمكّن هذا النوع من الإدارة الموظفين على جميع المستويات من مساعدة الشركة على النجاح، ولهذا السبب من المهم بالنسبة لك معرفة المزيد عن الإدارة بالأهداف. وفي هذه المقالة، نناقش ما هي الإدارة بالأهداف، ومزايا الإدارة بالأهداف وعيوبها وخطوات تنفيذها، و4 أمثلة عليها.

ما هي الإدارة بالأهداف؟

الإدارة بالأهداف management by objectives هي نموذج إداري يهدف إلى تحسين أداء أي منظمة من خلال تحديد الأهداف التي يتم الاتفاق عليها من قبل الإدارة والموظفين؛ ووفقًا للنظرية، فإن وجود حوار ومناقشة في وضع الأهداف وخطط العمل يشجع المشاركة والالتزام بين الموظفين، وأيضاً يشجع علي التوفيق بين الأهداف عبر المنظمة بمعنى أدق “تحقيق التوازن بين أهداف الموظفين وأهداف المنظمة”؛ وتم تحديد هذا المصطلح لأول مرة من قبل مدير الإدارة بيتر دراكر في كتابه الذي صدر عام 1954 بعنوان “ممارسة الإدارة”.

والإدارة بالأهداف (Management By Objectives (MBO تعرف أيضًا بالإدارة حسب النتائج .(Management By Results (MBR ويضع بيتر Drucker عددا من الشروط التي يجب الوفاء بها:

يتم تحديد الأهداف مع الموظفين.
يتم صياغة الأهداف على المستويين الكمي والنوعي.
يجب أن تكون الأهداف صعبة ومحفزة، بحيث لا تكون الأهداف سهلة فيتم تحقيقها بدون جهد ولا تكون مستحيلة فيصعب تحقيقها.
ان تكون التقارير بصفة يومية وليس بصفة ثابتة على مستوى تدريب وتطوير العاملين.
المكافآت (الاعتراف، التقدير و / أو الأجر المرتبط بالأداء) لتحقيق الأهداف المقصودة هو مطلب وشيء أساسي فى الإدارة بالأهداف.
المبدأ الأساسي هو النمو والتنمية وليس العقوبات.

مزايا الإدارة بالأهداف

تتمتع الإدارة بالأهداف بالعديد من المزايا التي يمكن أن تحسن أداء الشركة ورضا الموظفين؛ وبعض هذه المزايا تشمل:

1. التخطيط

لتحديد الأهداف، يخطط المديرون للمستقبل ويحددون الأهداف العامة لشركاتهم؛ ومن خلال القيام بذلك وفق الإدارة بالأهداف، يقوم المديرون بإبلاغ الموظفين بنوع الأهداف التي يجب تعيينها لدعم نمو الشركة؛ ويمكن أن يساعد التخطيط أيضًا في إدارة المخاطر، حيث يمكن للشركات توقع المشكلات المحتملة التي قد تنشأ في مكان العمل.

2. مشاركة الموظفين

يشجع هذا النمط من الإدارة الموظفين على تحديد أهدافهم الخاصة بالتعاون مع مشرفهم المباشر؛ ونظرًا لأن الموظفين لديهم بعض المشاركة في عملية تحديد الأهداف، فإنهم يكونوا أكثر تحفيزًا لتحقيق الأهداف التي حددوها مع الإدارة. ويمكن أن تكون زيادة المشاركة مفيدة أيضًا لأن الموظفين الذين ينخرطون بشكل أكبر في عملهم يميلون إلى تحقيق رضا وظيفي مرتفع.

الموضوعات ذات الصلة: الدوران الوظيفي – تعريفه، أنواعه، فوائده، مساوئه، أسبابه، طرق تخفيضه

3. أهداف قابلة للقياس

عادةً ما تكون الأهداف في الإدارة أهداف قابلة للقياس مما يعني أنه يمكن للموظفين والمديرين تحديد متى يكملون هدفًا بسهولة؛ وقد يكون أحد الأمثلة على هدف قابل للقياس هو تحقيق نسبة مئوية معينة من التحسن في رضا العملاء أو زيادة الإنتاج بمقدار معين. وتتمتع الأهداف القابلة للقياس بفرصة أفضل للنجاح نظرًا لوجود مواعيد نهائية ونتائج معينة لتوضيح كيفية تحقيق الهدف.

الموضوعات ذات الصلة: الأهداف الاستراتيجية: ما هي، أهميتها، أمثلة عليها

4. معايير أقوى لتقييم الموظفين

يعرف الموظفون ما تتوقعه الإدارة منهم في ظل أسلوب الإدارة بالأهداف، وعندما يقوم المشرفون بتقييم موظفيهم، فإنهم يستخدمون الأهداف المتفق عليها لشرح المكان الذي ينجح فيه الموظف وأين يمكنهم تخصيص المزيد من الوقت في المستقبل؛ ويعد وجود معايير لمراجعات الأداء التي يكون الموظفون على دراية بها أمرًا مهمًا لضمان التقييم العادل لنجاحهم في الوظيفة، فاستخدام تحقيق الأهداف التي ينشئها الموظفون والمشرفون معًا لتقييم أدائهم يساعد أيضًا في وضع توقعات واضحة.

5. تحسين الاتصال

يعمل المديرون والموظفون معًا لتحديد الأهداف وإدارتها، لذلك يقضون وقتًا أطول في الاجتماع والتواصل بشأن التقدم المحرز في هذه الأهداف؛ ويوفر هذا المزيد من الفرص للموظفين لتوصيل مخاوفهم أو أسئلة الي المشرفين. ويعد التواصل القوي أمرًا بالغ الأهمية للنجاح ويمكن أن يكون له فوائد أخرى مثل زيادة الإنتاجية والعلاقات الأفضل والرضا الوظيفي.

الموضوعات ذات الصلة: الاتصالات الادارية – التعريف، الأهداف، الأهمية، الأنواع، المعوقات

6. التطوير الوظيفي

عندما يفهم الموظفون ما يجب تركيز جهودهم عليه، فإنهم يتعلمون أيضًا عن أي مجالات قد يحتاجون فيها إلى مزيد من التعليم أو التوجيه؛ وقد يتعرف المدراء أيضًا على المهارات الإشرافية التي يمكنهم تطويرها، مثل تحديد الأهداف أو قبول التغذية الراجعة من الأشخاص الذين يشرفون عليهم؛ ويتيح ذلك للموظفين تحسين مهاراتهم الحالية أو تعلم مهارات جديدة.

الموضوعات ذات الصلة: التدريب والتطوير في الموارد البشرية: الأهمية والأنواع وكيفية تنفيذه

7. تحسين أداء الشركة

غالبًا ما يكون أداء الشركات أفضل عندما توفر الإدارة هدف واضح، وفي هذه الحالة سيعرف الموظفون كيفية استخدام وقتهم بشكل فعال، ويفهمون كيف يؤثر عملهم اليومي على الشركة؛ ةتقدم الإدارة بالأهداف العديد من الأدوات لمساعدة المديرين والموظفين على حد سواء على تحسين الأداء العام للشركة.

8. الوظائف المحددة

بمجرد أن يطور الموظفون الأهداف مع الإدارة، فإنهم يعرفون ما تتوقعه الإدارة منهم؛ ويستخدم الموظفون والمديرون هذه الأهداف لفهم ما تتضمنه وظيفتهم بشكل أفضل والتركيز على الجوانب المهمة لوظيفتهم؛ ويمكن أن تساعد الأهداف التي ينشئونها أيضًا في تعيين المهام اليومية.

9. تغذية راجعة منتظمة

يلتقي المديرون مع موظفيهم بانتظام في ظل هذا النمط من الإدارة، مما يمنح المديرين العديد من الفرص لتقديم تغذية راجعة feedback إلى موظفيهم؛ ويتيح ذلك للموظفين معرفة كيف يمكنهم التحسين أو أين يقومون بعمل جيد؛ فمن خلال التغذية الراجعة المتسقة، يمكن للموظفين العمل على تطوير المهارات قبل تلقي مراجعات الأداء التي قد تحدد معلومات مماثلة ولكنها أقل تكرارًا.

الموضوعات ذات الصلة: التغذية الراجعة: تعريفها وأهميتها وأنواعها وكيفية تقديمها

10. تمكين الموظفين

يمكن للموظفين أن يصبحوا أكثر استقلالية في ظل هذا الشكل من الإدارة لأن التوقعات الخاصة بعملهم واضحة؛ ونظرًا لأنهم يجتمعون لمناقشة الأهداف، فإن الموظفين يحتاجون إلى إرشاد أقل على أساس يومي؛ ووضوح الهدف يمكّن الموظفين من إكمال عملهم واتخاذ القرارات دون الحاجة إلى مدخلات إدارية.

عيوب الإدارة بالأهداف

مثل أي أسلوب إدارة آخر، فإن الإدارة بالأهداف لها بعض المساوئ التي يجب مراعاتها، بما في ذلك:

1. الوقت والأوراق

تتطلب الإدارة بالأهداف وقتًا إضافيًا واجتماعات وأعمالًا ورقية؛ وقد يؤدي ذلك إلى أن يكون لدى المشرفين وقت أقل لإكمال عملهم والمزيد من الوقت المخصص للقاء الموظفين ومديريهم لمجرد التحقق من التقدم في تحقيق أهداف الجميع؛ ولتوفير الوقت، خطط للاجتماعات مسبقًا حتى تتمكن من تبسيط العملية.

2. تركيز قوي على الأهداف قصيرة المدى

يتطلب تحقيق الأهداف طويلة المدى أولاً إنشاء وتلبية سلسلة من الأهداف قصيرة المدى؛ وفي بعض الأحيان، تركز المنظمات كثيرًا على الأهداف قصيرة المدى عندما تستخدم الإدارة بالأهداف وتفقد مسار تحقيق الأهداف طويلة المدى؛ ويرغب الموظفون في تحقيق أهدافهم لتلقي مراجعة (تقييم) إيجابية، لذلك قد لا ينتبهون إلى الأهداف الأكبر للشركة. ومن المفيد فصل الأهداف الأكبر إلى أهداف أصغر قابلة للتحقيق والتأكد من أن أهداف الجميع تتوافق مع أهداف الشركة طويلة المدى.

3. مهارات إدارية

تعتمد الإدارة بالأهداف على مهارات كل مدير، لذلك إذا كان لدى أي مدير ثغرات في مجموعة مهاراته، فقد لا يوفر هذا النمط من الإدارة جميع الفوائد المحتملة؛ ويضمن تدريب كل مدير على مهارات الإرشاد وتقديم التقييمات المستمرة أنه يمكنهم تقديم تغذية راجعة بناءة؛ فإذا كانت الشركة تستخدم هذا النوع من الإدارة، فمن المهم مراعاة المهارات الإدارية أثناء عملية التوظيف.

4. القبول المطلوب على جميع مستويات المنظمة

لتحقيق النجاح، تتطلب الإدارة بالأهداف دعمًا من جميع مستويات المنظمة، وخاصة الإدارة العليا؛ فإذا لم تضع الإدارة العليا أهدافًا مناسبة وتوضح أهمية الإدارة بالأهداف، فقد لا يكون لدى الموظفين في المستويات الأدنى حافز لاتباع هذا النمط الجديد من الإدارة؛ وقد يحتاج الموظفون أيضًا إلى فهم أن هذا النوع الجديد من مزايا الإدارة لكي يتمكنوا من قبولها ودعمها بالكامل. ويُنصح بشرح مزايا الإدارة بالأهداف لكل موظف ومنحهم فرصة لطرح الأسئلة؛ وبهذه الطريقة، يمكنك التعرف على أي مخاوف قد تكون لدى الموظفين وإظهار كيف يمكن لهذا النمط الجديد مساعدتهم على التحسن.

5. أنواع محدودة من الأهداف

بعض الأهداف غير قابلة للقياس الكمي (الرقمي)، مثل أهداف البحث والتطوير، وهذا يحد من مدى فعالية الإدارة بالأهداف لبعض المنظمات أو الإدارات؛ وقد يتطلب استخدام الإدارة بالأهداف بعض الإبداع، لا سيما في الأقسام حيث يصعب تحديد النتائج. على سبيل المثال، يمكن لموظفي البحث والتطوير تحديد هدف العصف الذهني لعدد معين من الساعات كل أسبوع أو استخدام قدر معين من يومهم لاختبار طرق لتحسين المنتجات الحالية.

6. عدم المرونة المحتملة

في بعض الأحيان، عندما تصبح الإدارة شديدة التركيز على هدف ما، فإنها لا تقوم بإجراء تغييرات عندما تصبح ضرورية؛ فعلى سبيل المثال، قد لا تدرك الشركة التي تضع أهدافًا لتقليل النفقات العامة بمقدار معين أنها تستطيع التوسع في قاعدة عملاء جديدة من خلال التسويق على منصة وسائط اجتماعية جديدة لأن قسم التسويق لديها يركز على خفض التكاليف؛ وحتى عندما تدرك الشركة أن تغيير الاتجاه يمكن أن يفيد أدائها، فقد يقاوم بعض المديرين أو الموظفين التغيير لأنهم يركزون على الأهداف الحالية.

7. استثمار وقت أولي طويل

تستغرق الإدارة بالأهداف وقتًا طويلاً في مراحلها المبكرة؛ فإذا قمت بتعيين شخص على دراية بالإدارة بالأهداف، فقد تقلل شركتك بعض وقت الإعداد هذا وتبدأ عملية الإدارة الجديدة في وقت أقرب. ويمكن أن يكون استثمار الوقت في تنفيذ أي نوع من العمليات الجديدة داخل المنظمة مفيدًا لأنه يزيد من القبول ويضمن أن يفهم الجميع دورهم في العملية.

8. اختلال توازن القوى

يعمل المشرفون والموظفون معًا لتحديد الأهداف، ولكن في بعض الأحيان لا يتواصل الموظفون بصراحة مع المشرفين لأن المشرف يتمتع بسلطة أكبر في هيكل الشركة؛ وقد لا يشعر الموظفون بالراحة أو بالأمان عند التعبير عن رأي صادق حول الأهداف التي يقترحها المشرف، مما قد يؤدي إلى أهداف غير واقعية للموظفين. إن بناء علاقة قوية بين الموظفين والإدارة وإعداد خيارات التغذية الراجعة مجهولة المصدر يمكن أن يضمن حصول الموظفين على فرصة لإخبار الإدارة بمخاوفهم أو اعتراضاتهم إذا لم يشعروا بالراحة للقيام بذلك شخصيًا.

9. التركيز كثيرًا على تحقيق عدد محدود من الأهداف

عندما يركز الموظفون على مجموعة ضيقة من الأهداف، فقد لا يكملون العمل غير المرتبط بتلك الأهداف؛ فعلى سبيل المثال، يركز موظف المبيعات الذي يحتاج إلى تلبية حصة معينة انتباهه على الوصول إلى عملاء جدد بدلاً من بناء علاقة مع العملاء الحاليين؛ ومن المفيد تحديد أهداف تغطي جميع الجوانب المهمة للمنصب الذي يشغله الموظف حتى يتمكن من تحقيق أهدافه أثناء أداء الأجزاء المهمة من وظيفته أيضًا.

10. أهداف غير واقعية

إذا لم يكن لدى المديرين أو الموظفين التدريب المناسب في تحديد أهداف واقعية، فقد يضعون هدفًا غير قابل للتحقيق؛ وتتطلب الإدارة بالأهداف أهدافًا واقعية للنجاح، لذا تأكد من أن الموظفين لديهم طريقة للتعبير عن أي مخاوف قد تكون لديهم بشأن أهدافهم؛ ومن الجيد أيضًا تفقد الجميع بانتظام للتأكد من أنهم يحرزون تقدمًا كافيًا نحو أهدافهم.

كيفية استخدام الإدارة بالأهداف

فيما يلي الخطوات التي يمكنك اتباعها لاستخدام الإدارة بالأهداف بفعالية:

1. تحديد أو إعادة تحديد الأهداف التنظيمية

تتمثل الخطوة الأولى في هذه العملية في تقييم وضعك الحالي كشركة، ويجب ان تضع في اعتبارك تحديد أهدافك الحالية؛.و مع هذا، قد تبحث وتحلل أداء الشركة الأخير، وبناءً على أهدافك الحالية وأدائك الحالي والمكان الذي تريد أن تكون فيه في المستقبل، يمكنك تحديد أهدافك. وعادةً ما يحدد نظام الإدارة بالأهداف الناجح هدفًا إلى ثلاثة أهداف طويلة المدى يمكن للشركة تحقيقها؛ فعلى سبيل المثال، إذا كنت تعمل في خدمة العملاء، فيمكنك تحديد هدف مثل “زيادة الاحتفاظ بالعملاء بنسبة 25٪ خلال السنوات الثلاث المقبلة”.

2. إنشاء أهداف خاصة بالموظفين

بمجرد تحديد الهدف الشامل للمنظمة بأكملها، يمكنك إنشاء أهداف أكثر تحديدًا للموظفين والتي ستساعد المنظمة على تحقيق الهدف عالي المستوى؛ فمن خلال إنشاء أهداف أصغر للموظفين، يمكنك إنشاء أهداف قابلة للتحقيق لهم لتحقيق النجاح. وعندما يحقق الموظفون أهدافهم، فقد يشعرون بقدر أكبر من النجاح، ويزيد من الحافز لديهم؛ ويعد هذا أمرًا حيويًا بشكل خاص إذا كنت تعمل مع عدد من الموظفين، حيث قد يشعر الأفراد أنهم يساهمون بشكل مباشر في تحقيق أهداف المنظمة.

وغالبًا ما يستفيد الأفراد داخل المنظمة من فهم دورهم ومسؤوليتهم المحددة؛ فعلى سبيل المثال، قد يكون هدفك الشامل هو زيادة الاحتفاظ بالعملاء بنسبة 25٪؛ ومع ذلك، قد تبدو الخطة الفردية مثل “زيادة رضا العملاء عن مكالمات المبيعات بنسبة 2٪ خلال العام المقبل”؛ فإذا تمكن كل موظف من تحقيق أهدافه الفردية، فقد تحقق منظمتك أهداف الشركة الأكبر.

3. مراقبة المخرجات وأداء الموظفين

بعد تحديد الأهداف التنظيمية والأهداف الخاصة بالموظفين، يمكن أن تكون مراقبة أداء الموظف أمرًا بالغ الأهمية؛ ويساعد نظام الإدارة بالأهداف على تعزيز القيادة الفعالة، لكن يمكن للمديرين الذين يراقبون أداء الموظفين ضمان أن يتمك هؤلاء الموظفين من تحقيق أهداف المنظمة ضمن الجدول الزمني المناسب؛ وبالطبع، في حالة وجود المديرين، يمكن للموظفين طلب المساعدة. ومن المرجح أن ينجح الموظفون في مهامهم من خلال تقديم تغذية راجعة feedback قابلة للتنفيذ في الوقت الفعلي؛ ويمكن أن يساعد ذلك في تمكين الموظفين من المضي قدمًا في عملهم وخلق بيئة يشعر فيها الموظفون بالإيجابية.

4. تقديم التغذية الراجعة والمساعدة

أثناء عملية الإدارة بالأهداف، يمكن أن يكون الاجتماع المنتظم مع فريقك أو موظفيك لتقديم تغذية راجعة مفيد، ويمكنك أيضًا تقديم جلسات تدريبية غير رسمية تركز على التعلم، وأيضاً قد تقدم دورات تدريبية متخصصة يمكن أن تزود الموظفين بأفكار إنتاجية واستراتيجيات مختلفة قد تحسن أدائهم؛ فمن خلال السماح للموظفين بمناقشة المشكلات والتعلم، يمكنك تخفيف ضغوط موظفيك وزيادة إنتاجيتهم وتحسين المخرجات.

5. إجراء مراجعات الأداء

وتجري العديد من الشركات مراجعات أداء رسمية، وغالبًا ما تحدث هذه المراجعات مرتين في السنة أو مرة كل عامين، حسب الشركة؛ وقد تكون الأهداف العامة للشركة عاملاً محددًا في عدد المرات التي يجري فيها المديرون مراجعات الأداء. فعلى سبيل المثال، إذا كانت الشركة تأمل في تحسين المبيعات على مدار عام أو عامين، فقد تطلب القيادة مراجعات رسمية بشكل متكرر أكثر؛ وأثناء مراجعة الأداء، يجلس المدير مع موظف في مكان رسمي لمناقشة أدائه خلال فترة معينة.

وفي بعض الأحيان يكون ممثل الموارد البشرية (HR) حاضرًا في الاجتماعات لضمان اتباع اللوائح القانونية؛ وفي حين أنه من الضروري تزويد الموظفين بتغذية راجعة بناءة حول كيفية تحسين أدائهم، فقد يكون من الضروري منح الموظفين الثناء على ما قاموا به بشكل جيد. وبعد أن يعطي المدير التغذية الراجعة للموظف، يمكنه إنشاء أهداف جديدة أو قد يقوم بتحديث أهدافهم الحالية بناءً على تقدمهم؛ وغالبًا ما تحتوي هذه المراجعات الرسمية على خطة تنفيذية action plan يمكن للموظفين اتباعها لضمان نجاحهم.

أمثلة على الإدارة بالأهداف

فيما يلي بعض الأمثلة على الإدارة بالأهداف التي قد تواجهها في العمل:

1. التسويق

حدد قسم التسويق ثلاثة أهداف للعام القادم؛ وهدفهم الأول هو زيادة متابعي وسائل التواصل الاجتماعي من 10000 إلى 20000 من خلال زيادة المشاركة والوعي بالعلامة التجارية وعروض العلامة التجارية، والهدف الثاني هو زيادة النقرات على الإعلانات من 4٪ إلى 10٪ من خلال تحليل الإعلانات السابقة والتعرف على الجمهور المستهدف وتطوير تصميمات مبهجة من الناحية الجمالية، والهدف الثالث هو زيادة حركة المرور علي الموقع الإلكتروني من 12000 شهريًا إلى 20000 شهريًا من خلال دعوات واضحة لزيارة الموقع في المنشورات علي وسائل التواصل الاجتماعية.

وستناقش الإدارة هذه الأهداف مع جميع الموظفين، وتقبل جميع التغذية الراجعة وتحدد مسار العمل الدقيق من خلال ما تم تعلمه؛ وسيقومون بعد ذلك بتعيين أهداف فردية لكل موظف لمساعدتهم على الوصول إلى الأهداف العامة.

2. التعليم العالى

يضع معهد للتعليم العالي هدفين جديدين للعام الدراسي المقبل؛ والهدف الأول هو زيادة عدد الطلاب الوافدين من 3000 إلى 4000 من خلال الانخراط بشكل مباشر أكثر مع الطلاب الشباب وزيادة عروض المنح الدراسية؛ والهدف الثاني هو بناء مركز طلابي جديد بميزانية قدرها 3،000،000 دولار ويتضمن الدورات الرئيسية التي يحتاجها الطلاب. وتخطط الإدارة لتحقيق هذه الأهداف من خلال التواصل مع الطلاب الحاليين لتحديد القيم الأساسية للمنظمة، والتحدث مع أعضاء هيئة التدريس والأساتذة لتحديد مجالات التحسين وتحديد جميع خطوات العملية.

3. البيع بالتجزئة

تضع شركة بيع الملابس بالتجزئة هدفًا جديدًا لموسم الخريف القادم؛ والهدف هو زيادة مبيعات المعاطف بنسبة 25٪ طوال الموسم بأكمله. وتخطط الإدارة لتحقيق هذا الهدف من خلال تحديد الأنماط (طراز styles) الشائعة، والعمل مع المصممين لتطوير تصميمات جديدة وتسويق تصاميم المعاطف للجمهور المستهدف.

4. المطعم

حدد مطعم هدفين جديدين للسنوات الثلاث القادمة؛ والهدف الأول هو زيادة معدل دوران العملاء من 100 في الساعة إلى 150 في الساعة عن طريق تنظيف الطاولات بشكل أسرع وزيادة سرعات الطهي.، والهدف الثاني هو زيادة إتمام الاستبيانات من خلال تزويد العملاء بحوافز إضافية لاستكمال الاستبيانات. وستحقق الإدارة هذه الأهداف من خلال تدريب الموظفين الحاليين، وتعيين موظفين جدد، وسؤال جميع الموظفين والعملاء عن آرائهم.

فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.