التوجيه – التعريف، الأهمية، العناصر، المبادئ، الخصائص

وظيفة التوجيه الإداري تختص بتحقيق تحرك القوة البشرية في الاتجاه الذي يحقق الأهداف، حيث تقوم وظيفة التوجيه بتوفير المناخ والقيادة والمحفزات التي تحقق تحرك الأفراد في الاتجاه السليم لتحقيق الأهداف بدلاً من تشتت الجهود البشرية في اتجاهات تعيق وتحد من تحقيق الأهداف.

في هذه المقالة سنقوم بالتعريف السريع للإدارة ووظائف الإدارة، ثم سنوضح المقصود بالتوجيه، و أهمية التوجيه، وخصائص التوجيه، وسنتناول عناصر التوجيه وهي الإتصالات الإدارية والقيادة والتحفيز، وفي النهاية سنوضح مبادئ التوجيه.

تعريف الإدارة

الإدارة هى وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، وذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية، مع مراعاة المؤثرات الداخلية والخارجية.

مقالة منفصلة     ما هي الإدارة؟ – تعريف الإدارة وأهميتها ووظائفها ومستوياتها

وظائف الإدارة

فكر في الوظائف الأساسية الأربع للإدارة باعتبارها المسؤوليات الأساسية الأربع التي يجب على كل قائد الوفاء بها. وكما اتضح من تعريف الإدارة أن هناك أربع وظائف أساسية تمارسها الإدارة ويطلق عليها العملية الإدارية (عناصر الإدارة) وهي

1. التخطيط.
2. التنظيم.
3. التوجيه. موضوع هذه المقالة.
4.الرقابة.

مقالة منفصلة  وظائف الإدارة – التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة بالتفصيل

تعريف التوجيه

يقصد بالتوجيه كافة الأعمال التي يمارسها المدير أثناء تنفيذ المرؤوسين لأعمالهم بهدف تعريفهم وتوجيههم، وتشجيعهم على أداء أعمالهم بكفاءة من أجل تحقيق الأهداف والتأكد من ترجمة الخطط إلى واقع فعلي في ظل الأسس والمبادئ التنظيمية التي تم الاتفاق عليها كما يهدف المدير من ممارسة وظيفة التوجيه إلى مساعدة المرؤوسين في التغلب على كافة المشاكل التي تواجههم.
ويجب الإشارة إلى أن نوع التوجيه ومقداره يعتمد بدرجة كبيرة على نوع ومقدار التخطيط والتنظيم الذي مارسه المدير مسبقا. فكلما كان هناك قصور في أداء وظيفتي التخطيط والتنظيم كلما زادت الحاجة إلى بذل المزيد من الجهد لتوجيه الأفراد أثناء التنفيذ الفعلي للأعمال والعكس صحيح، فكلما اتسمت ممارسة المدير لوظيفتي التخطيط والتنظيم بالدقة والشمول والموضوعية، وكلما اتبع إجراءات تنظيمية سليمة وتم رسم خطوط واضحة للسلطة والمسئولية كلما قلت المشاكل التي من المحتمل أن يقابلها المرؤوسون أثناء التنفيذ الفعلي للأعمال، وهذا يقلل من القرارات الفورية التي يضطر المدير لاتخاذها.

خصائص التوجيه

الخصائص الرئيسية للتوجيه هي كما يلي:

1. وظيفة واسعة الانتشار

يحدث التوجيه على كل مستوى من مستويات المنظمة. حيثما توجد علاقة الرئيس – المرؤوس ، يكون التوجيه موجودًا حيث يقدم كل مدير التوجيه لمرؤوسيه.

2. نشاط مستمر

إن التوجيه وظيفة مستمرة لأنها تستمر طوال حياة المنظمة بغض النظر عن التغييرات في المديرين أو الموظفين.

3. ترتيب هرمي تنازلي

يتدفق التوجيه من مستوى الإدارة العليا إلى مستوى الإدارة المباشرة. يمارس كل مدير هذه الوظيفة على مرؤوسه المباشر.

مقالة منفصلة   الهرم الإداري – مستويات الإدارة وتعريف بمسئوليات كل مستوى

4. العامل البشري

ترتبط وظيفة التوجيه بالمرؤوسين وبالتالي فهي مرتبطة بالعامل البشري. ونظرًا لأن العامل البشري معقد وسلوكه لا يمكن التنبؤ به، تصبح وظيفة التوجيه مهمة.

5. نشاط إبداعي

تساعد وظيفة التوجيه في تحويل الخطط إلى أداء. بدون هذه الوظيفة، يصبح الناس غير نشطين وتكون الموارد المادية بلا معنى.

أهمية التوجيه

1. يبدأ العمل

يتم بدء كل عمل في المنظمة من خلال وظيفة التوجيه. يوجه المديرون المرؤوسون حول ما يجب القيام به، وكيفية القيام به ومتى يجب القيام به، وكذلك يقوم المديرون بالتأكد من اتباع الموظفين تعليماتهم بشكل صحيح.

2. يوحد الجهود

من خلال التوجيه، يكون الرؤساء قادرين على توجيه وإلهام وإرشاد المرؤوسين للعمل. لهذا، فإن جهود كل فرد لتحقيق الأهداف مطلوبة. فمن خلال التوجيه يمكن ربط جهود كل قسم ودمجها مع الآخرين. فيمكن القيام بذلك من خلال القيادة المقنعة والتواصل الفعال. فتكامل الجهود يحقق الفعالية والاستقرار.

3. يحفز الموظفين

يحدد المدير إمكانات وقدرات مرؤوسيه ويساعدهم على تقديم أفضل ما لديهم. كما أنه يحفزهم من خلال تقديم حوافز مالية وغير مالية لهم لتحسين أدائهم.

مقالة منفصلة    10 طرق لتحفيز الموظفين – نصائح حول كيفية تحفيز الموظفين

4. يوفر الاستقرار

الاستقرار مهم في نمو أي منظمة. يطور التوجيه الفعال التعاون والالتزام بين الموظفين ويخلق توازنًا بين مختلف الإدارات والمجموعات.

5. مواكبة التغييرات

يميل الموظفون إلى مقاومة أي نوع من التغيير في المنظمة. لكن التكيف مع التغييرات البيئية ضروري لنمو المنظمة. يمكن للمدير من خلال التحفيز والتواصل المناسب والقيادة أن يجعل الموظفين يفهمون طبيعة ومحتويات التغيير وكذلك الآثار الإيجابية للتغيير. سيساعد هذا في التكيف السلس للتغييرات دون أي احتكاك بين الإدارة والموظفين.

6. الاستخدام الفعال للموارد

إن التوجيه ينطوي على تحديد واجبات ومسؤوليات كل مرؤوس بوضوح وبالتالي تجنب الهدر، وتجنب ازدواجية الجهود، وما إلى ذلك، وينطوي التوجيه أيضاً على استخدام الموارد البشرية والآلات والمواد والمال بأقصى طريقة ممكنة. و بالتالي يساعد التوجيه علي تقليل التكاليف وزيادة الأرباح.

عناصر التوجيه

وليكون التوجيه الإداري ناجحًا، يجب أن يتكون من بعض عناصر، وهي:

1. الاتصالات الإدارية
2. القيادة
3. التحفيز.

1. الإتصالات الإدارية

تقوم وظيفة الإتصالات الإدارية بـــ

  1.  تبليغ القوة البشرية بما هو مطلوب منهم لكي تدور العجلة الإدارية
  2. تعريف القوة البشرية بالأعمال والمسؤوليات والواجبات وكذلك السلطات الممنوحة لهم، وبشكل عام تعريفهم بما هو متوقع منهم
  3.  التعرف على ردود الفعل، مشاعرهم، مشاكلهم، آرائهم قبل وأثناء القيام بما هو مطلوب منهم 
  4. وتحقق الاتصالات للمدير تعريف القوة البشرية بما يتوقع الحصول عليه منهم في شكل مسئوليات وواجبات ونتائج أعمال
  5. كذلك التعرف على توقعات القوة البشرية في شكل مشاعر، ومشكلات، آراء، ورغبات 
  6. تحقيق الوضوح ومشاركة المعلومات والرؤية الموحدة للأمور، فبدون الاتصالات  الفعالة قد يرى أكثر من فرد نفس الشيء بطرق مختلفة وذلك لأن كل فرد يدرك الموضوع من زاوية مختلفة طبقاً اهتماماته وتكوينه النفسي وخصائص شخصيته

ب. القيادة

تعمل القيادة على استمالة القوى البشرية لتوجيه جهودهم نحو الأهداف المحددة أي التأثير في الآخرين لتأدية الأعمال المطلوبة منهم بالكامل والطريقة التي يرغبها المدير وبدون أي تضرر بل على العكس يتولد لديهم الإحساس بالمتعة والسعادة والسرور أثناء تأديتهم لما هو مطلوب منهم. ولكي يمكن للمدير أن يؤثر في الطاقة البشرية فإنه يحتاج إلي أن تكون لديه قوة التأثير وهناك مصادر عديدة يمكن للمدير أن يستمد منها هذه القوة..
وبالتالي هناك عدة أنواع وأشكال لهذه القوة وهي :

1. قوة التخويف

والتي فيها يقوم المدير بتهيئة المناخ الذي فيه يدرك الفرد أنه في حالة عدم التزامه بتعليمات المدير فإنه سيتعرض للعقاب المادي أو المعنوي . العقاب المادي في شكل جزاء مادي و العقاب المعنوي في شكل التوبيخ مثلاً. 

2. قوة المكافأة

والتي فيها يقوم المدير بتهيئة المناخ الذي به يدرك الفرد أنه في حالة التزامه بتعليمات المدير
فإنه سيحقق الحصول على مكافأة والتي قد تكون في شكل مكافأة مادية أو مكافأة معنوية. 

3. قوة المركز

والتي فيها يكون للمدير الأعلى قوة تفوق القوة التي تكون للمدير الأقل –المدير الأعلى من الناحية القانونية (قانونية المركز)– تحقق له أن يمنح مكافأة أكبر وعقوبات أكبر من المدير الأقل. 

4. قوة الخبرة

والتي فيها يؤثر المدير على الآخرين من واقع الخبرة والمعلومات والمهنية التي تتوافر لديه وبالتالي فإن
الآخرين يلتزمون بالتعليمات ليس خوفاً من عقاب قوة 
(التخويف) وليس رغبة في الحصول على مكافأة (قوة المكافأة) وليس بسبب مركز المدير القانوني (قوة المركز) الذي يوفر له قوة كبيرة أو صغيرة و محدودة لتوقيع العقاب ومنح الثواب، ففي حالة قوة الخبرة يكون لدى الأفراد مصلحة في اتباع التعليمات وذلك لثقتهم في الخبرة والمعلومات التي تتوافر لدى المدير ولا تتوافر لديهم. 

5. قوة الشخصية

والتي فيه يؤثر المدير على الآخرين وذلك لما لديه من شخصية قوية، فنظراً لأن المدير يتمتع بمجموعة من السمات سمات (الشخصية) التي تولد المودة والإخلاص بين المدير والأفراد مما يحقق العلاقة الوطيدة بين المدير
والأفراد وبالتالي يتبع الأفراد التعليمات من هذا المنطلق. 

ج. التحفيز

بعد أن يمارس المدير عملية الاتصالات لتعريف الأفراد بما هو مطلوب منهم و لمعرفة توقعاتهم أيضاً ثم يمارس عملية القيادة لاستمالة الأفراد والتأثير على جهودهم لتوجيهها نحو الهدف فإنه يحتاج إلى تحفيز الأفراد بالوسائل المختلفة.

يُعد التحفيز الإطار الذي يستخدمه المدير في الاتصالات مع الأفراد وفي محاولة التأثير فيهم لكي يضمن توجيههم بكل طاقاتهم نحو الأهداف المحددة.

يتوافر لدى المدير بطارية كاملة تحتوى على أنواع متعددة من المحفزات كل منها يلائم ويتماشى مع طبيعة بشرية معينة، فهناك من الأفراد تتركز اهتماماته في الماديات يسعى دائماً وراء المادة والمال. وهناك طائفة من الأفراد الجانب المادي لها يمكن إشباعه بأقل القليل من الماديات أي أن الجانب المعنوي لدى هذه الطائفة من البشر أكبر ويفوق الجانب المادي، ففي تلك الحالة المدير يلجأ إلي أساليب التحفيز المعنوي.

وطبيعي أن تأثير الحوافز المادية يكون محدود لمن تتركز اهتماماته ورغباته في المعنويات وكذلك بنفس المنطق فإن تأثير الحوافز المعنوية يكون عديم الأثر في حالة استخدامها لتحفيز من تتركز اهتماماته ورغباته في الماديات، وبالتالي فإن المدير يستخدم الحوافز المناسبة في المواقف المناسبة.

مبادئ التوجيه

1. أقصي حد من المساهمة الفردية

أحد المبادئ الرئيسية للتوجيه هو مساهمة الأفراد. يجب أن تتبنى الإدارة مثل هذه السياسات التوجيهية التي تحفز الموظفين على المساهمة بأقصى إمكاناتهم لتحقيق الأهداف التنظيمية.

2. انسجام الأهداف

في بعض الأحيان يكون هناك تعارض بين الأهداف التنظيمية والأهداف الفردية. على سبيل المثال، تريد المنظمة زيادة الأرباح والاحتفاظ بأكبر حصة ممكنة من الأرباح ، في حين أن الموظفين قد يرون أنه يجب ان يحصلوا على حصة كبيرة من الأرباح كمكافأة لأنهم عملوا بجد ويستحقوا تلك المكافأة.

وهنا يكون للتوجيه دور مهم في تحقيق الانسجام والتنسيق بين أهداف الطرفين.

3. وحدة القيادة

ينص هذا المبدأ على أن المرؤوس يجب أن يتلقى تعليمات من رئيس واحد فقط في كل مرة. إذا تلقى تعليمات من أكثر من رئيس واحد في نفس الوقت، فسيؤدي ذلك إلى حدوث ارتباك وصراع وفوضى في المنظمة، كما أنه لن يكون قادرًا على تحديد أولويات عمله.

4. أسلوب التوجيه المناسب

يجب استخدام تقنيات التوجيه المناسبة للإشراف على الموظفين وقيادتهم والتواصل معهم وتحفيزهم بناءً على احتياجاتهم وقدراتهم ومواقفهم والمتغيرات الظرفية الأخرى.

5. الاتصالات الإدارية

وفقًا لهذا المبدأ، يجب ملاحظة أن التعليمات يتم نقلها بوضوح إلى الموظفين ويجب التأكد من أنهم قد فهموا نفس المعنى الذي كان من المفترض أن يتم توصيله.

6. استخدام منظمة غير رسمية

داخل كل منظمة رسمية، توجد مجموعة أو منظمة غير رسمية. يجب على المدير تحديد هذه المجموعات واستخدامها لتوصيل المعلومات. يجب أن يكون هناك تدفق حر للمعلومات بين كبار المديرين والمرؤوسين لأن التبادل الفعال للمعلومات مهم حقًا لنمو المنظمة.

7. القيادة

فمن أحد المبادئ المهمة للتوجيه، أنه يجب أن يمتلك المديرون صفات قيادية جيدة للتأثير على المرؤوسين وجعلهم يعملون وفقًا لرغبتهم.

8. مدى تبعية المرؤوسين

وفقًا لهذا المبدأ ، يُطلب من المديرين مراقبة مدى اتباع المرؤوسين للسياسات والإجراءات والتعليمات. إذا كانت هناك أي مشكلة في التنفيذ، فيمكن إجراء التعديلات المناسبة.

فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.

عالم الأعمال

هل تريد ان تكون على إطلاع
بكل جديد فى

أسود البيزنس

أشترك فى قائمتنا البريدية الآن

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

نحن نستخدم ملفات تعريف الارتباط لنمنحك أفضل تجربة ممكنة على موقعنا. بالمتابعة في استخدام هذا الموقع، فإنك توافق على استخدامنا لملفات تعريف الارتباط.
قبول
سياسة الخصوصية