تتطلب الشركات الكبيرة هيكل تنظيمي متوازنًا ومنظمًا لتنظيم وتنسيق أعداد كبيرة من الموظفين وتجنب الفوضى، ولكن الشركات الصغيرة والشركات الناشئة نادرًا ما تفكر في تصميم الهيكل التنظيمي في المقام الأول؛ والافتقار الي الهيكل التنظيمي يؤدي إلى سوء الفهم، وتأخير العمل، وتدني الروح المعنوية، وعواقب وخيمة أخرى تعيق نمو الشركات؛ وفي المقابل، يساعد الهيكل التنظيمي المحكم على تنسيق العمل الجماعي وتقليل النزاعات وزيادة الإنتاجية.
وفي هذه المقالة نوضح تعريف الهيكل التنظيمي، وأبعاد الهيكل التنظيمي، وأهمية الهيكل التنظيمي، و خصائص الهيكل التنظيمي، ومراحل إعداد الهيكل التنظيمي، وأنواع الهيكل التنظيمي.
تعريف الإدارة
الإدارة هى وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، وذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية، مع مراعاة المؤثرات الداخلية والخارجية.
مقالة ذات صلة: ما هي الإدارة؟ – تعريف الإدارة وأهميتها ووظائفها ومستوياتها
وظائف الإدارة
وكما اتضح من تعريف الإدارة أن هناك أربع وظائف أساسية تمارسها الإدارة ويطلق عليها العملية الإدارية (عناصر الإدارة) وهي التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، ويجب ان تفكر في الوظائف الأساسية الأربع للإدارة باعتبارها المسؤوليات الأساسية الأربع التي يجب على كل قائد الوفاء بها.
مقالة ذات صلة: وظائف الإدارة – التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة بالتفصيل
تعريف التنظيم الإداري
التنظيم الإداري Management Organizing هو ثاني وظيفة إدارية من وظائف الإدارة بعد وظيفة التخطيط، والتنظيم الإداري يقوم بتنسيق الجهود البشرية وترتيب الموارد ودمج الاثنين بطريقة تساعد في تحقيق الأهداف؛ فالتنظيم الإداري ينطوي على تحديد الطرق والوسائل التي يمكن بها تنفيذ الخطط.
والتنظيم الإداري يشمل تحديد الوظائف وعلاقات العمل، وتعيين المهام المختلفة المرتبطة بالخطط، وترتيب الموارد وتخصيصها، وتصميم هيكل تنظيمي يوضح الفرق بين الواجبات والمسؤوليات والصلاحيات، وجدولة الأنشطة من أجل الحفاظ على السلاسة والفعالية في العمليات.
ما هو الهيكل التنظيمي؟
الهيكل التنظيمي Organizational structure هو هيكل يصف ما يفعله الموظفون، وإلي من يرفعون تقاريرهم، وكيف يتم اتخاذ القرارات عبر الشركة، فالهيكل التنظيمي عبارة عن مجموعة من القواعد والوظائف والعلاقات والمسؤوليات التي تحدد كيفية توجيه أنشطة الشركة لتحقيق أهدافها؛ كما أنه يحكم تدفق المعلومات عبر مستويات الشركة. وتعددت وجهات نظر المختصين حول تعريف الهيكل التنظيمي فكل منهم حاول وضع مفهوماً خاصا به للهيكل التنظيمي ومن هذه التعريفات ما يلي :
فقد عرف ستونر stoner الهيكل التنظيمي بأنه : الآلية الرسمية التي يتم من خلالها إدارة التنظيم عبر تحديد:
- خطوط السلطة والاتصال بين الرؤساء والمرؤوسين.
- البيانات والمعلومات التى تمر عبر خطوط السلطة والاتصال.
كما عرف فليت Fleet الهيكل التنظيمي بأنه نظام للسلطة والمساءلة والعلاقات بين الوحدات التنظيمية الذى يحدد شكل وطبيعة العمل اللازم للتنظيم؛ وأشار جيبسون Gibson وزملاءه إلى أن الهيكل التنظيمى ينتج عن قرارات تنظيمية تتعلق بأربعة أبعاد / جوانب لأى منظمة وهى :
- تقسيم العمل والتخصص
- أسس تكوين الوحدات التنظيمية
- حجم هذه الوحدات
- تفويض السلطة
ويضيف بأن خصائص الهيكل التنظيمي تعكس الأبعاد الثلاثة :
- التعقيد
- الترسيم
- المركزية.
وقد عرف كيث ديفز Keith Davis الهيكل التنظيمي بأنه الشئ الذي يحدد العلاقات الرسمية بين الأفراد في المنظمات؛ وكما قال منتسبرج Mintzberg بأن الهيكل التنظيمي عبارة عن مجموعة الطرق التي قسم العمل فيها إلى مهمات واضحة وكذلك يشمل التنسيق بين هذه المهمات؛ بينما عرف دافت daft الهيكل التنظيمي بأنه انعكاس للخريطة التنظيمية وهى عبارة عن تمثيل واضح لكافة الأنشطة والعمليات فى المنظمات، ويضيف بأن الهيكل التنظيمي يتكون من أربعة أجزاء وهي :
- توزيع المهام والمسؤوليات للأفراد والوحدات الإدارية في المنظمة.
- تحديد خطوط الإتصال ويتضمن ذلك تحديد عدد المستويات الهرمية ونطاق الإشراف.
- تجميع الأفراد فى وحدات وكذلك تجميع الوحدات فى المنظمة.
- تصميم انظمة فعالة لضمان الاتصال والتنسيق والتكامل على المستويين الأفقى والعمودى
وأخيرا فقد عرف ستيفن روبنس Stephen Robbins الهيكل التنظيمي بأنه يوضح كيفية توزيع المهام والوظائف، ويحدد الرئيس والمرؤوس، وآليات التنسيق الرسمى، وأنماط التفاعل التى يجب اتباعها وله ثلاثة أجزاء رئيسية هى : التعقيد، والترسيم، والمركزية
وفى ضوء ما تقدم من مفاهيم للهيكل التنظيمي يمكن القول بأن الهيكل التنظيمي يركز علي:
- تنظيم السلوك الرسمي وتحديد خط السلطة والاتصال
- توزيع الموظفين على مختلف الوحدات الإدارية في المنظمة
- تحديد التسلسل الهرمى والمستويات الإدارية ونطاق الإشراف
- تمثيل كافة الأنشطة والعمليات والوظائف الأساسية فى التنظيم
- تحديد أجزاء التنظيم الأساسية : التعقيد، والترسيم، والمركزية
أى أن الهيكل التنظيمي هو مجموعة من المراكز ذات السلطات والمسؤوليات التنظيمية التى تظهر الحدود الرسمية التي تعمل خلالها المنظمة ويمثل ذلك الهيكل فى شكل خريطة تعليمية..
مقالة ذات صلة: الهرم الإداري – مستويات الإدارة وتعريف بمسئوليات كل مستوى
أبعاد الهيكل التنظيمى
لدراسة الهيكل التنظيمي لابد من معرفة أبعاد الهيكل التنظيمي، فقد حدد دافت daft نوعين من الأبعاد التنظيمية وهى:
- أبعاد هيكلية
- أبعاد محيطية (بيئية)
اولاً: الأبعاد الهيكلية
فالأبعاد الهيكلية تتضمن السمات الداخلية للمنظمة وحددها بثمانية أبعاد هى:
1. الترسيم
الترسيم هو عبارة عن الوثائق المكتوبة فى المنظلمة والتى تشمل الإجراءات والوصف الوظيفي والأنظمة والسياسات.
2. التخصص
ويشير التخصص إلى درجة تقسيم المهام إلى أعمال منفصلة فإذا كان الموظف يقوم بمهام محددة يعنى ذلك بأن التخصص عالى، وإذا كان الموظف يقوم بعدة مهام مختلفة يعنى ذلك أن التخصص قليل، ويشير التخصص أيضا إلى تقسيم العمل.
3. التنميط / القياسية
ويشير التنميط / القياسية إلى أن الأعمال المتشابهة تنجز بنفس الأسلوب.
4. التسلسل الهرمى
ويقصد بالتسلسل الهرمي حكم الأعلى على الأدنى ويتعلق بنطاق الإشراف، فكلما كان نطاق الإشراف ضيقا يكون البناء الهرمى طويل والعكس صحيح.
5. التعقيد
ويشير إلى عدد الأنشطة أوالتفريغ والتشعيب داخل المنظمة ويمكن قياس التعقيد من خلال ثلاثة أبعاد
- التعقيد العمودى : ويعنى عدد المستويات الإدارية فى المنظمة.
- التعقيد الأفقي: ويعنى عدد الوحدات الإدارية أو عدد الوظائف فى المنظمة.
- التعقيد المكاني: ويقصد به التوزيع الجغرافي للمنظمة أو الوحدات الميدانية المنتشرة فى مختلف المناطق الجغرافية.
6. المركزية
وتشير المركزية إلى المستوى الهرمى الذى لديه سلطة اتخاذ القرار، فالمركزية تعنى احتفاظ السلطة العليا باتخاذ القرار، بينما اللامركزية تعنى تفويض سلطة اتخاذ القرار للمستويات الدنيا.
7. المهنية
وتعنى مستوى التعليم الرسمي والتدريب للموظفين، فالمهنية تكون عالية عندما يتطلب ذلك من الموظفين فترة تعليم وتدريب طويلة.
8. ترتيب /هيئة الوظائف
يقصد بترتيب /هيئة الوظائف انتشار وتوزيع الموظفين على مختلف الوظائف والوحدات الإدارية.
مقالة ذات صلة: أنواع السلطة الإدارية – الفرق بين السلطة التنفيذية والوظيفية والاستشارية
ثانياً: الأبعاد المحيطة (البيئية)
بينما حدد دافت daft الأبعاد المحيطة (البيئية)بأربعة أبعاد :
1. الحجم
ويقصد بالحجم عدد الموظفين فى المنظمة أو حجم المبيعات أو الأصول.
2. التكنولوجيا التنظيمية
وتتضمن التكنولوجيا التنظيمية الأفعال والمعرفة والآليات التي تقوم على تحويل المدخلات إلى مخرجات.
3. البيئة
وتشير البيئة إلى كافة العناصر خارج حدود المنظمة ومنها قوانين الحكومة، البيئة الصناعية، الزبائن، والموردين ذات العلاقة بالمنظمة
4. الأهداف الأساسية
وهى الغاية من وجود المنظمة وتحدد العمليات داخل المنظمة وكذلك العلاقات المرغوبة بين الموظفين والزبائن.
أهمية الهيكل التنظيمي
1. يُسهل تحقيق الأهداف
الهيكل التنظيمي الجيد يسهل تحقيق الأهداف من خلال التنسيق المناسب لجميع الأنشطة، فالهيكل التنظيمي لديه نظام مدمج من “الضوابط والتوازنات Checks and Balances” بحيث يتم تقييم التقدم نحو تحقيق الأهداف على طول الطريق بحيث يمكن إجراء أي تعديلات مطلوبة ويمكن اتخاذ أي قرارات جديدة مطلوبة.
الضوابط والتوازنات Checks and Balances هي إجراءات مختلفة يتم وضعها لتقليل الأخطاء، أو منع السلوك غير اللائق مثل الغش والإحتيال، أو تقليل مخاطر مركزية السلطة.ويستخدم المصطلح بشكل شائع في سياق الحكومة ولكنه يشير أيضًا إلى الحد من السلطة في الشركات والمنظمات؛ وتضمن الضوابط والتوازنات عادةً أنه لا يوجد شخص واحد أو قسم واحد لديه سيطرة مطلقة على القرارات، وتحدد الضوابط والتوازنات المهام الموكلة بوضوح الي كل فرد وقسم، وتفرض أيضًا التعاون في إكمال المهام.
2. تقليل النزاعات
في الهيكل التنظيمي الجيد، يتم تقليل النزاعات بين الأفراد حول السلطات والاختصاصات إلى الحد الأدنى؛ وبما أن كل شخص يكلف بأداء وظيفة معينة، فإن مسؤولية أداء تلك الوظيفة تقع على عاتقه وحده. ويؤدي ذلك إلى إمكانية تتبع النتائج وتقليل إعتماد الموظف علي زملائه لإداء تلك الوظيفة المعينة له إلى الحد الأدنى.
3. يزيل التداخل والازدواجية في العمل
توجد الازدواجية عندما لا يتم تحديد توزيع العمل بوضوح ويتم تنفيذ العمل بطريقة عشوائية وغير منظمة؛ ونظرًا لأن الهيكل التنظيمي الجيد يتطلب تحديد المهام وتعيينها بوضوح، يتم التخلص من ازدواجية العمل هذه.
4. تحديد المسؤوليات بوضوح
الهيكل التنظيمي يقلل من احتمالية حدوث الدوران في حلقة مفرغة، فالدوران في حلقة مفرغة يحدث عندما لا نعرف من المسؤول عن ماذا ولا يتم إرسالنا إلى الأشخاص المناسبين في المقام الأول لإنجاز العمل المطلوب تأديته؛ ومع ذلك، في شركة جيدة التنظيم حيث يتم تحديد المسؤوليات بوضوح، لا يحدث هذا.
5. يسهل ترقيات الموظفين
نظرًا لأن الهيكل التنظيمي يحدد بوضوح مناصب الأفراد وعلاقتهم ببعضهم البعض، فمن السهل في أي وقت معرفة المستوى الإداري الذي وصل إليه الموظف في الهرم التنظيمي؛ وعلاوة على ذلك، نظرًا لأن كل وظيفة موصوفة جيدًا من حيث المؤهلات والواجبات، يمكن تحديد المراحل التي يتم فيها ترقية الموظفين بشكل أكثر وضوحًا.
6. يساعد في إدارة الأجور والمرتبات
يعتمد جدول الأجور والرواتب العادل والمنصف على فرضية أن الوظائف ذات المتطلبات المماثلة يجب أن يكون لها مزايا مماثلة؛ فإذا تم تحديد هذه المتطلبات بوضوح وكانت الزيادات السنوية أو زيادات تكلفة المعيشة لكل نوع من الوظائف مفهومة بشكل صحيح وواضح، فإن سياسات إدارة التعويضات أسهل في التنفيذ.
مقالة ذات صلة: التعويضات والمزايا: التعريف والأهمية والأنواع وأمثلة
7. سهولة الاتصال
الهيكل التنظيمي يجعل الاتصال أسهل على جميع مستويات الإدارة، ونظرًا لأن خطوط الاتصال وتدفق السلطة محددة بوضوح على الهيكل التنظيمي، فإن الاتصال المتبادل يكون أوضح وأسهل على حد سواء ويزيل الغموض.
مقالة ذات صلة: الاتصالات الادارية – التعريف، الأهداف، الأهمية، الأنواع، المعوقات
8. توفير أساس سليم للتخطيط الفعال
توفر المنظمة جيدة التنظيم أساساً سليماً للتخطيط الفعال، فنظرًا لأن الأهداف محددة بوضوح والموارد المحددة بوضوح، يصبح التخطيط القصير الأجل وكذلك التخطيط الاستراتيجي أكثر تركيزًا وواقعية.
9. رفع معنويات الموظفين
الهيكل التنظيمي يؤدي إلى زيادة التعاون والشعور بالفخر بين أعضاء المنظمة، فهو يمنح الموظف الحرية الكافية في نطاق مسؤوليته وسلطته؛ وبما أن السلطة ومدى ممارسة هذه السلطة معروفان، فالهيكل التنظيمي ينمي شعورًا بالاستقلالية بين الموظفين مما يؤدي بدوره إلى رفع معنوياتهم بدرجة عالية.
مقالة ذات صلة: 10 طرق لتحفيز الموظفين – نصائح حول كيفية تحفيز الموظفين
10. يشجع على الإبداع
الهيكل التنظيمي يشجع على الإبداع بسبب الشعور بالانتماء والروح المعنوية العالية التي تطورها منظمة جيدة التنظيم بين الموظفين، وأيضًا بسبب المسؤولية الواضحة وتقدير المنظمة لمهاراتهم ومساهمتهم في نجاح المنظمة.
خصائص الهيكل التنظيمي
هناك خصائص معينة يعد توافرها في الهيكل التنظيمي امراً ضرورياً للتنظيم الإداري، فوجودها يعني أن الهيكل التنظيمي ملائم ومناسب للمنظمة الإدارية، وهذه الخصائص هي:
1. الملائمة
يجب ان يكون الهيكل التنظيمي ملائمًا لحجم وطبيعة نشاط المنظمة؛ فيجب مراعاة طبيعة الأعمال (البيزنس) للحفاظ على التخصص وتقسيم العمل بين الإدارات وفى كل المستويات الإدارية حتى يتم مراعاة عملية توزيع الموارد البشرية وفقا لمبدأ الكفاءة والفعالية الأمر الذي يؤدي إلى زيادة فى الأداء وخفض في التكاليف وتنمية المهارات للأفراد العاملين
2. الواقعية
أي ليس مثاليا ولكن يعير عن المهام والأعمال التي تمثل الاختصاصات الحقيقية للمؤسسة؛ فيجب ان يتم تحديد الأنشطة الرئيسية والفرعية والثانوية ويجب ان يتم التمييز بين هذه الأنشطة وأن يراعي توزيعها، حيث يجب أن تكون النشاطات الرئيسة والمهمة في قمة الهيكل التنظيمي، أى فى المستويات الإدارية العليا، ويجب ان يتم وضع النشاطات الأخرى بما يتلاءم مع طبيعة وموقع المستويات الإدارية الاخرى داخل التنظيم
اتباع الطرق الموضوعية فى حالة الرغبة فى إحداث بناء تنظيمي جديد سواء أكان رنيسياً أم فرعياً، فعنصر التكلفة يجب مراعاته، وهذا يتحقق من خلال دراسات الجدوى الاقتصادية لكل نشاط جديد أو هدف جديد وبناء جديد
3. المرونة
إمكانية تعديل وتطوير الهيكل التنظيمي بما يواكب تطور أنشطة ومهام المنظمة واحتياجاتها المتجددة؛ فبحب أن يتمتع الهيكل التنظيمى بدرجة كبيرة من المرونة حتى يستطيع مواكبة المتغيرات والمستجدات في البيئة المحيطة
4. الوضوح
يوضح الهيكل التنظيمي بدقة العلاقة بين المستويات الإدارية، وتسلسل وعلاقات السلطة والمستويات الإدارية.
5. البساطة وعدم التعقيد
يساعد الهيكل التنظيمي على سهولة تدفق الاتصالات رأسيا وأفقيا، وتحقيق التنسيق الفعال بين القطاعات والإدارات والأقسام وغيرها
6.نطاق الإشراف الملائم
ضرورة مراعاة نطاق الإشراف الملائم، بحيث يراعي في ذلك قدرات الرئيس والمرؤوس وطبيعة العمل، وذلك تسهيلاً للعمل الإداري وحفاظاً على البناء التنظيمي.
7. تفويض السلطة
ضرورة توافر مبدأ التفويض السليم للسلطة في الهيكل التنظيمي، حتى تستطيع المنظمة للبقاء والاستمرار ومواكبة المستجدات، والعمل على خلق كوادر إدارية جديدة.
مقالة ذات صلة: التفويض الإداري: التعريف، الأهمية، الأنواع، المبادئ، الكيفية، العناصر
مراحل إعداد الهيكل التنظيمي
فيما يلي سوف نستخدم المعلومات التي تم استعراضها لتحديد الخطوات اللازمة لإعداد الهيكل التنظيمي:-
1. تحديد الأهداف الرئيسية Objectives
طبيعي أن التنظيم يتم إعداده لتحقيق أهداف معينة، إذن لابد من تحديد هذه الأهداف كأول خطوة في إعداد التنظيم؛ فمثلاً وزارة العمل تهدف إلى تحقيق هدفين أساسيين، الهدف الأول هو التأكد من تطبيق قانون العمل بواسطة المؤسسات المختلفة، الهدف الثاني القيام بالتدريب المهني من خلال مجموعة من المعاهد والكليات التدريبية.
2. تحديد الأنشطة الرئيسية Activities
بعد تحديد الأهداف يتم تحديد الأنشطة اللازمة لتحقيق هذه الأهداف، حيث تحقيق الهدف يتطلب ممارسة أنشطة معينة، فمثلاً لتحقيق هدف تطبيق قانون العمل تحتاج الوزارة إلى ممارسة ما يلي:
- البت في طلبات الترخيص للعمل للأجانب.
- مراقبة أعمال الصحة والسلامة في المؤسسات.
- مراقبة تطبيق قانون العمل.
- وهكذا.
وتعد هذه الأنشطة، أنشطة رئيسية ترتبط ارتباطاً مباشراً بتحقيق أهداف وزارة العمل، بجانب هذه الأنشطة هناك الأنشطة المالية والإدارية والعلاقات العامة التي تساهم في تحقيق الأهداف ولكن بشكل غير مباشر.
3. تجميع الأنشطة في أقسام
بعد تفصيل الأنشطة اللازمة لتحقيق الأهداف سواء كانت المباشرة أو غير المباشرة، يتم تجميع هذه الأنشطة في أقسام طبقاً لمجموعة من الاعتبارات:
- أساس التجميع (العملاء – المناطق – …. الخ)
- درجة الترابط والتلازم في أداء الأنشطة.
- درجة التجانس بين هذه الأنشطة.
- نطاق الإشراف.
- الخ …….
4. تجميع الأقسام في إدارات
هنا تظهر المستويات الإدارية، حيث يتم تجميع الأقسام في إدارات يشرف على كل إدارة مدير الإدارة وهنا يظهر في هذا المثال المستوى الأول للإدارة، ويتبع في تجميع الأقسام المبدأ التنظيمي الخاص بدرجة الترابط والتشابه والتماثل والتلازم بين الأقسام التي تضمها إدارة واحدة بالإضافة إلى نطاق الإشراف الخاص بهذا المدي ، الذي لا يكون نطاق إشرافه واسعاً جداً بحيث لا يمكنه من الذي الإشراف الفعال ولا نطاق إشراف محدود جداً بحيث يعوق تدخله الزائد في أعمال الأقسام تحقيق أهدافها.
5. تجميع الإدارات في قطاعات
بذلك يظهر المستوى الإداري الثاني بتجميع الإدارات المترابطة والمتشابهة والمتماثلة والمتلازمة في قطاع يشرف عليه رئيس قطاع يراعي هنا أيضاً نطاق الإشراف لرئيس القطاع.
6. رسم الخريطة التنظيمية
والخريطة التنظيمية هي احد مراحل وعناصر بناء الهيكل التنظيمي حيث توضح بطريقة الرسم طبيعة ونوع الهيكل التنظيمي للمنظمة.
تعريف الخريطة التنظيمية
شكل أو رسم بياني يوضح الهيكل التنظيمي الذي يقوم عليه بنيان المنظمة الكلي، وقد عرفها الجوهري بأنها وسيلة للتعبير عن الإطار العام لشكل المنشأة وتصوير هيكل التنظيم وما يتضمنه البناء التنظيمي للمنشأة من قطاعات ووحدات وخطوط السلطة والاتصالات الإدارية، ويسمي كُتاب التنظيم الإداري الخرائط التنظيمية بلوحات التنظيم. حيث أن الخريطة التنظيمية توضح الآتي:
- الأنشطة الرئيسية والفرعية.
- التقسيمات الإدارية الرئيسية والفرعية.
- عدد المستويات الإدارية.
- نطاق الإشراف.
- خطوط السلطة.
- مواقع الإدارات.
- مراكز اتخاذ القرار.
- المجالس واللجان الدائمة.
ويتم تقسيم الخريطة التنظيمية إلى ثلاثة أقسام :
- خرائط التنظيم العام : وهي الخريطة التي تعطي الصورة الإجمالية لمكونات المنشأة أو المنظمة.
- خرائط الاختصاص : وهي تعمل على إبراز الاختصاصات الأساسية التقسيمات الرئيسية عل صورة عبارات قصيرة مختصرة.
- خرائط الأفراد : وهي تعمل على بيان عدد الأفراد في كل وحدة إدارية.
7. إعداد دليل التنظيم الإداري
وإعداد الدليل التنظيمي هو الخطوة الأخيرة في بناء الهيكل التنظيمي، حيث أن الخريطة التنظيمية لا توضح التفاصيل المطلوبة عن ماهية المنظمة وأنظمتها وأنشطتها وفلسفتها، وعليه يقوم الدليل التنظيمي بتفصيل هذه التفاصيل، فالدليل التنظيمي هو مكمل للخريطة التنظيمية.
والدليل التنظيمي هو عبارة عن كتيب يتضمن اسم المنظمة والعنوان وأهدافها، ويعرض موجز السياسات والإجراءات الخاصة بالمنظمة ويشمل الدليل أيضا الهيكل التنظيمي والخريطة التنظيمية وشرح لمهام الإدارات والمسؤوليات والسلطات، وكذلك أسماء الرؤساء والمدراء، وعادة ما يشرح الدليل بإيجاز عن النشاط العام للمنظمة وخدماتها وحجم القوى العاملة فيها وأيضا وصف للوظائف المختلفة، ويمكن أن نجمل الدليل التنظيمي ونعرفه بأنه البطاقة الشخصية للمنظمة.
الخريطة التنظيمية
لقد وضحنا بالأعلى ما هو تعريف الخريطة التنظيمية، والأن سنوضح ما الذي تظهره والذي لا تظهره خريطة التنظيم؟.
ماذا يمكن أن تظهره الخريطة التنظيمية؟
يتضح من الخريطة التالية ما يلي :
1. من يرأس من؟، يتضح أن نائب الرئيس للإنتاج يرأس مدير عام التصنيع.
2. نطاق إشراف كل مستوى إداري.
| المستوى الإداري | نطاق الإشراف |
| الرئيس نائب الرئيس للتسويق مدير عام البحوث | 2 3 2 |
3. السلطة التنفيذية التي يعبر عنها بالخطوط المتصلة، والسلطة التنفيذية تستمد من علاقة الرئيس – المرؤوس.
4. السلطة الوظيفية التي يعبر عنها بالخطوط الغير متصلة، والسلطة الوظيفية تستمد من الوظيفة وتتم ممارستها من قبل الرئيس ( المدير ) على وحدات لا تتبع له مباشرة.
5. أساس تجميع أوجه النشاط.
| المستوى الإداري | أساس التجميع |
| الرئيس البيع البحوث | الوظائف المنتجات المستهلك |
6. تعبر تسمية المربعات التي تظهر على الخريطة التنظيمية عن طبيعة ونوع العمل الذي يتم تأديته.
7. هيكل اتخاذ القرارات، أين تتخذ القرارات الخاصة بمجال معين؟، مع مجالات عمل المنظمة.
مقالة ذات صلة: أنواع السلطة الإدارية – الفرق بين السلطة التنفيذية والوظيفية والإستشارية
ما الذي لا تظهره الخريطة التنظيمية؟
ولكن يلاحظ أن الخريطة التنظيمية لا تستطيع أن تبين ما يلي:-
- درجة السلطة degree of authority التي تتوافر لدى كل مستوى إداري.
- من الذي لديه القوة Power داخل المنظمة، فمثلاً في الخريطة التنظيمية الرئيس هو أعلى مستوى إداري وهذا يدل على أن لديه السلطة الكاملة في السيطرة واتخاذ القرارات ولكن قد يكون الوضع الحقيقي غير ذلك؛ فمثلاً بسبب قوة شخصية نائب الرئيس للإنتاج ولما يتمتع به من خبرة ومعرفة قد يكون له قوة تأثير أكبر من الرئيس، فبالرغم من أن الرئيس يوقع القرارات إلا أن مصدرها هو نائب الرئيس للإنتاج وهذا مالا تستطيع أن تظهره الخريطة التنظيمية.
- التنظيم غير الرسمي داخل المنظمة لا يظهر في الخريطة التنظيمية، فتكوين المجموعات غير الرسمية لا يتم على أساس العمل والسلطة الوظيفية، وإنما على أسس مختلفة، شخصية واجتماعية، مثلاُ على أساس السن، الجنس، الديانة، المؤهل، وحدة المصالح… الخ، وقد تكون هذه الجماعات رأسية أو أفقية أو مختلطة، حيث تتكون من أعضاء من مستويات إدارية مختلفة وكذلك أعضاء من نفس المستوى الإداري في نفس الوقت.
- أيضاً لا تظهر خريطة التنظيم مسارات خطوط الاتصال الإدارية الفعلية، ومن الشكل السابق يتضح أن مدير الأجهزة لايستطيع الاتصال مباشرة بمدير التشطيب مثلاً وذلك لأنه لا يوجد أي خطوط اتصال بينهما، ولكن في الواقع الفعلي عندما يحتاج مدير الأجهزة إلي معلومات من مدير التشطيب فإنه يتصل مباشرة به وهذا ما لا يظهر في الخريطة التنظيمية.
أنواع الهيكل التنظيمى
هناك سبعة أنواع من الهياكل التنظيمية. يمكن أن يساعدك فهم كيفية عملها وما هي مزاياها وعيوبها في اتخاذ قرار مستنير بشأن ما يجب تنفيذه في مكان عملك. والأنواع السبعة هي:
1. الهيكل الوظيفي
يقوم الهيكل الوظيفي بتجميع الموظفين في أقسام مختلفة حسب التخصص في العمل، وكل قسم لديه قائد معين من ذوي الخبرة العالية في المهام الوظيفية لكل موظف يشرف عليه؛ وفي أغلب الأحيان، يقوم الهيكل الوظيفي بتطبيق عملية اتخاذ القرار من أعلى إلى أسفل (مركزية) حيث يقدم مديرو الأقسام تقاريرهم إلى الإدارة العليا. ومن الناحية المثالية، يتواصل قادة الأقسام المختلفة بانتظام وينسقون استراتيجياتهم بينما لا يكون لدى الموظفين من المستوى الأدنى فكرة عن العمليات التي تتم خارج القسم الذي يعملون فيه.
التحدي الرئيسي الذي تواجهه الشركات ذات الهيكل الوظيفي هو عدم وجود تنسيق بين الأقسام، فقد يفقد الموظفون سياق (مسار) الشركة الأكبر عندما يركزون على مهام محددة للغاية ويفشلون في التفاعل مع الموظفين في الأقسام الأخرى؛ ولإنشاء هيكل تنظيمي وظيفي ناجح، ستحتاج إلى تدريب القادة لتعزيز التعاون عبر الأقسام
2. الهيكل القطاعي
في الهيكل القطاعي، يتم تقسيم المنظمات إلى قطاعات بناءً على منتجات أو خدمات أو مناطق جغرافية محددة؛ ولهذا السبب، يتم استخدام هذا الهيكل عادةً من قبل الشركات الكبيرة التي تعمل في مناطق جغرافية واسعة أو تمتلك شركات منفصلة أصغر. ولكل قطاع قيادته التنفيذية وإداراته وموارده؛ على سبيل المثال، قد تفصل شركة برمجيات كبيرة مؤسستها بناءً على نوع المنتج، لذلك هناك قسم البرامج السحابية وقسم برامج الشركات وقسم برامج الحواسيب الشخصية.
تشمل مزايا هذا الهيكل ما يلي:
- السماح للأقسام بالعمل بشكل مستقل
- تلبية احتياجات الأقسام الفردية بشكل أسرع وعلى وجه التحديد
- تعزيز التركيز على منتجات أو خدمات محددة
تشمل العيوب المحتملة ما يلي:
- تقييدات على التوسع Scaling limitations
- ازدواجية الموارد أو الأنشطة
- اللامركزية في صنع القرار
3. هيكل المصفوفة
ضمن هيكل المصفوفة، يقدم الموظفين تقاريرهم إلى العديد من المديرين في وقت واحد، فوجود مشرفين متعددين يسمح بالتفاعل على مستوى الشركة وتسليم المشروع بشكل أسرع. وعادةً ما يتم استخدام هيكل المصفوفة من قبل المنظمات الكبيرة متعددة الجنسيات.
تشمل مزايا هذا النوع من الهياكل ما يلي:
- توفير بيئة عمل مرنة
- تعزيز عملية صنع القرار المتوازنة
- تعزيز التواصل المفتوح والموارد المشتركة عبر الشركة
تشمل العيوب المحتملة ما يلي:
- خلق ارتباك حول السلطة الوظيفية
- قد يكون تتبع الميزانيات والموارد أمرًا صعبًا
- الحد من كفاءة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)
4. هيكل الفريق
في هيكل الفريق، يتم تجميع الموظفين في فرق قائمة على المهارات للعمل على مهام محددة بينما يعمل الجميع نحو هدف مشترك، وهذه الفرق قادرة على حل المشكلات واتخاذ القرارات دون جلب أطراف ثالثة؛ وغالبًا ما يكون هيكل الفريق هيكلًا مرنًا يسمح للموظفين بالانتقال من فريق إلى فريق آخر أثناء إكمال المشاريع. ويركز هذا الهيكل على حل المشكلات وتعاون الموظفين.
تشمل مزايا هذا النوع من الهياكل ما يلي:
- المساعدة في تبسيط عمليات المنظمة من خلال تفكيك الصوامع
- تمكين المزيد من سلطة اتخاذ القرار مع الحد الأدنى من الإدارة
- زيادة المرونة بالتركيز على الخبرة بدلاً من الأقدمية
تشمل العيوب المحتملة ما يلي:
- تناقص اتساق المنظمة
- الحد من التواصل بالمهام الأخرى
- زيادة احتمالات الصراع بين الموظفين
5. هيكل شبكة العلاقات
في هيكل شبكة العلاقات، سينسق المديرون في المنظمة العلاقات مع الكيانات الداخلية والخارجية لتقديم منتجاتهم أو خدماتهم؛ على سبيل المثال، ستركز شركة البيع بالتجزئة فقط على بيع الملابس ولكنها ستستعين بمصادر خارجية (كشراكة) لتصميم وإنتاج هذه الملابس. ويركز هذا الهيكل على التواصل والعلاقات المفتوحة أكثر من التسلسل الهرمي.
تشمل مزايا هذا النوع من الهياكل ما يلي:
- إعطاء المنظمة المزيد من الرشاقة والمرونة
- السماح للشركة الأساسية بالتركيز على أفضل ما لديها
- المساعدة في خفض التكاليف من خلال الاستعانة بمصادر خارجية
تشمل العيوب المحتملة ما يلي:
- ازدواجية الخدمات والموارد
- خلق ارتباك حول وظائف معينة والوصف الوظيفي لها
- تزداد تعقيدًا وصعوبة في إدارتها
6. الهيكل الهرمي
في الهيكل التنظيمي الهرمي، يتم تجميع الموظفين وتعيين مشرف لهم؛ إنه النوع الأكثر شيوعًا من الهيكل التنظيمي. وقد يتم تجميع الموظفين معا حسب وظيفتهم أو المهام الموكلة إليهم أو الموقع الجغرافي أو نوع المنتجات أو الخدمات التي يقدمونها؛ وغالبًا ما يتم تصوير هذا الهيكل على أنه هرم نظرًا لوجود مستويات إدارية أو مستويات سلطة من الأعلى (على سبيل المثال، الرئيس التنفيذي أو رئيس مجلس الإدارة) إلى أسفل (على سبيل المثال، الموظفين في مستوي الإدارة المباشرة) .
تشمل مزايا هذا النوع من الهياكل ما يلي:
- وضع مستويات محددة بوضوح للسلطة
- تعزيز العمل الجماعي والولاء داخل القسم
- تعزيز فرص تطوير الموظفين وترقيتهم
تشمل العيوب المحتملة ما يلي:
- تقييد التعاون علي مستوي المنظمة
- تقييد الابتكار
- خلق البيروقراطية
7. هيكل تنظيمي أفقي
في الهيكل التنظيمي الأفقي يتم ازالة مستوى الإدارة الوسطى، ولذلك هناك القليل من الفصل بين الموظفين على مستوى الإدارة المباشرة والإدارة العليا؛ ويُمنح الموظفون في الهيكل التنظيمي الأفقي مزيدًا من المسؤولية وسلطة اتخاذ القرار دون ضغوط أو إشراف هرمي معتاد، ويمكن أن يكون الموظفين أكثر إنتاجية في كثير من الأحيان. ويتم استخدام هذا النوع من الهياكل في الغالب من قبل الشركات الصغيرة والشركات الناشئة في مراحلها المبكرة لأنها غالبًا ما يكون لديها عدد أقل من الموظفين والمشاريع لإدارتها؛ وقد يشار إلي الهيكل الأفقي أيضًا باسم “الهيكل المسطح”.
تشمل مزايا هذا النوع من الهياكل ما يلي:
- خفض تكاليف الميزانية بسبب نقص الإدارة الوسطى
- بناء العلاقات بين الموظفين والرؤساء
- تسهيل عملية اتخاذ القرار بشكل أسرع وأسهل
تشمل العيوب المحتملة ما يلي:
- تتطلب تخطيطًا مكثفًا حتى تكون فعالة
- إحداث ارتباك بشأن من يتخذ القرارات
- تطلب وجود خطط طوارئ لحل النزاعات
فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.
المصدر من اين