تحليل الوظيفة يسمح لكل من الموظف وصاحب العمل بتحديد مهارات ومهام وظيفة معينة، ويمكن أن يؤثر هذا النوع من الفحص الدقيق للوظيفة على كل شيء بدءًا من عملية التوظيف وحتى التعويضات (المرتبات)؛ وفي هذه المقالة، سنوضح ما هو تحليل الوظيفة وأهدافه، ومميزات وعيوب تحليل الوظيفة، وخطوات وطرق تحليل الوظيفة بالتفصيل.
ما هو تحليل الوظيفة؟
تحليل الوظيفة Job Analysis هو دراسة الوظيفة لتحديد مسؤولياتها وأنشطتها، وعلاقتها بالوظائف الأخرى في المنظمة، والظروف التي يقوم الموظفون بموجبها بالوظيفة والمؤهلات التي يحتاجها الموظفون لإجراء الوظيفة بنجاح؛ والتحليل يتعلق بالوظيفة نفسها وليس بالشخص الذي يقوم بها، وعلى الرغم من أن محللي الوظائف قد يجمعون معلومات أو بيانات من الموظف الذي يقوم بالوظيفة لدعم تحليلهم. وعادة ما يحدث تحليل الوظيفة على أساس روتيني، ولكن يحدث بشكل خاص إذا تغيرت أهداف الشركة وحدث تغيير في مسؤوليات الوظيفة.
والتحليل الوظيفي يعطي للموظفين والمديرين ومديري الشركات فهمًا واضحًا لكل وظيفة فردية في الشركة والقيمة التي تجلبها، ويعمل تحليل الوظيفة على تحسين عملية التوظيف من خلال تحديد احتياجات الوظيفة بوضوح لمساعدة مديري التوظيف على اختيار المرشح المثالي؛ وكما أن التحليل الوظيفي مفيد في إعداد الموظفين الجدد والمساعدة في مراجعات أداء الموظفين، ويدعم تحليل الوظيفة نمو الموظفين ورضاهم من خلال تحديد فرص التدريب والترقية وزيادة الرواتب.
أهداف تحليل الوظيفة
أهداف تحليل الوظيفة هي كما يلي-
- اختيار أفضل مرشح ممكن للوظيفة بعد مطابقة مواصفات الوظيفة مع مؤهلات موظف معين
- جمع وتسجيل المعلومات المتعلقة بوظيفة معينة
- استخدام البيانات المسجلة لتحديد المهارات والمعرفة اللازمة لهذه الوظيفة بالذات
- وضع إجراء موحد لتحديد قيمة وظيفة معينة
- تحديد خطط المكافآت والحوافز
- التحقق من دقة المعلومات ذات الصلة بالوظيفة
- تحديد أفضل طريقة لأداء عمل معين
- تحديث المعلومات المجمعة على فترات منتظمة
- تحسين الرضا الوظيفي للموظفين
- التعرف على أفضل طرق التدريب للموظفين
- تطوير الأنظمة الخاصة بقياس الأداء
- القضاء على التفاوتات في الأجور
- إنشاء وصف وظيفي أكثر تفصيلاً وتحديدًا
- كتابة إعلانات وظيفية دقيقة
- اتخاذ قرارات جيدة عند تعيين وتوظيف موظفين جدد
- تحديد التسلسل الهرمي للوظيفة والعلاقة مع الوظائف الأخرى
- تقييم المخاطر المرتبطة بالوظيفة
مميزات تحليل الوظيفة
مزايا تحليل الوظيفة على النحو التالي:-
1. فهم واضح
يساعد تحليل الوظيفة الموظف في الحصول على صورة واضحة لدوره ومسؤوليته في الوظيفة؛ ونظراً لأن لديه فهم واضح لدوره ولمسؤوليته، فهو قادر على التركيز بشكل كامل والتكيف وفقاً للمتطلبات
2. المعلومات الأولية
يعطي تحليل الوظيفة للموظف جميع المعلومات ذات الصلة المتعلقة بوظيفته لجعل وظيفته سلسلة، فالموظف الآن لديه فكرة جيدة عن وظيفته بالإضافة إلى المخاطر المتعلقة بها.
3. إجراء التغييرات
تحليل الوظيفة يساعد الموظف على معرفة وظيفته من الداخل إلى الخارج (قلباً وقالباً)، وعلي ان يكون لديه فهم أفضل للتغييرات التي يجب القيام بها للحصول على الاستفادة المثلى
4. تحديد المرتبات والأجور واليوميات المناسبة
يساعد تحليل الوظيفة الإدارة على تحديد المرتبات والأجور واليوميات المناسبة لوظائف معينة وفقاً للخصائص والمتطلبات اللازمة لتلك المناصب.
5. مجال أقل للتحيز
يحدد تحليل الوظيفة معدلات المرتبات والأجور واليوميات المناسبة بعد تقييم الوظيفة بدقة، فإمكانية تفضيل موظفين معينين والتحيز لهم ومحاباتهم ستكون أقل لأنه الوظيفة التي تم تصنيفها وليس الموظف.
6. الهيكل التنظيمي
تحليل الوظيفة هو الذي يساعد على إجراء تغييرات في الهيكل التنظيمي للشركة عن طريق حذف أو إضافة المهام المطلوبة من وظائف معينة.
7. شغل الوظيفة بالمرشح المناسب
أهم جزء في تحليل الوظيفة هو ملء الوظيفة الشاغرة بالمرشح المناسب، فبمجرد أن يعطي التحليل للإدارة صورة واضحة للمهارات والخبرة المطلوبة لهذا المنصب المحدد، يصبح من الأسهل العثور على موظف يكون مناسب و كفء في هذا المنصب.
8. الترقيات والتنقلات
يساعد تحليل الوظيفة المدير في إجراء التنقلات وفقاً لمتطلبات الوظيفة عن طريق إرسال اسم المرشح المناسب الذي لديه المهارات اللازمة لملء هذا المنصب؛ وبالمثل، يتم تخصيص الترقيات للموظفين بناءً على تقييمهم من قبل محللي الوظائف.
9. يساعد في برامج التدريب والتطوير
يتم تقديم التدريب في تلك المجالات التي يجد المحللون أنها ضرورية للنمو العام للشركة؛ فتحليل الوظيفة هو الذي يقرر متى يقدم التدريب ولمن، كما أنه مسؤول عن إيجاد المدرب الأنسب ونوع التدريب المطلوب للوظيفة.
مقالة ذات صلة: التدريب والتطوير في الموارد البشرية: الأهمية والأنواع وكيفية تنفيذه
10. الصحة والسلامة
يساعد تحليل الوظيفة في تحديد المخاطر المرتبطة بالوظيفة ويقدم معلومات للحفاظ على سلامة وصحة الموظفين في الشركة
عيوب تحليل الوظيفة
عيوب تحليل الوظيفة هي كما يلي-
1. محلل غير موضوعي
إنه تحد لمحلل الوظيفة أن يتجاهل تفضيلاته الشخصية فيما يتعلق بالعمل أثناء تقييم المعلومات التي تم جمعها؛ وفي بعض الحالات، يسمح المحللون لما يحبونه وما يكرهونه بالتدخل في عملهم.
2. محلل غير مؤهل
من الضروري توظيف محلل وظائف مدرب لتحليل الوظائف، وفي بعض الأحيان توظف الشركات محللين غير مؤهلين يتمكنون في إفشال عملية تحليل الوظائف.
3. يتطلب الكثير من الجهد
تحليل الوظيفة هو إجراء يحتاج إلى مشاركة بشرية مستمرة ويتطلب الكثير من الجهد لأن جمع المعلومات وتحليلها عمل شاق
4. عملية تستغرق وقتا طويلا
يعد تحليل الوظيفة عملية تستغرق وقتاً طويلاً حيث تتطلب الكثير من الوقت لجمع المعلومات المطلوبة وتسجيلها وتحليلها
5. مصدر محدود
في معظم الحالات، يكون مصدر جمع المعلومات محدود وناقص، وبالتالي فهو يعيق عملية جمع البيانات
6. صعوبة تقدير القدرات العقلية
من المستحيل الحصول على فكرة واضحة عن القدرات العقلية مثل القدرة على التحمل والكفاءة والفكر وخصائص الموظف المحتمل الذي تبحث عنه في وظيفة معينة.
الخطوات التي ينطوي عليها تحليل الوظائف
فيما يلي الخطوات التي يمكن للشركة اتخاذها للقيام بتحليل الوظيفة:
1. جمع المعلومات
تتمثل الخطوة الأولى في عملية تحليل الوظيفة هي جمع المعلومات التي ستكون مطلوبة أثناء تحليل وظيفة معينة؛ ويمكن جمع المعلومات من خلال الاستبيان والملاحظة والمقابلات وما إلى ذلك.
2. مراجعة المعلومات الأساسية
الخطوة الثانية التي ينطوي عليها تحليل الوظيفة هي مراجعة المعلومات التي جمعتها لتقييم الوظيفة.
3. اختيار وظيفة تمثيلية
تحليل كل وظيفة يعد عملية تستغرق وقتاً طويلاً بالإضافة إلى كونها عملية مكلفة، ومن ثم يصبح من الضروري اختيار منصب يعمل كممثل للعينة؛ ويقوم المحلل بتحليل هذة الوظيفة ويجعلها معياراً محدداً للوظائف الأخرى المماثلة
4. جمع البيانات
تتمثل الخطوة التالية في الحصول على البيانات الخاصة بوظيفة محددة وجمعها، على سبيل المثال، ظروف العمل وأنشطة الوظيفة والقدرة والسلوك المطلوب للموظف المحتمل.
5. تطوير الوصف الوظيفي
تتضمن هذه الخطوة وضع الوصف الوظيفي job description بمساعدة المعلومات والبيانات التي جمعها المحلل بالفعل، والوصف الوظيفي هذا عبارة عن بيان مكتوب يصف أنشطة ومسؤوليات الوظيفة بالإضافة إلى المخاطر المقدرة في تلك الوظيفة.
مقالة ذات صلة: الوصف الوظيفي: التعريف والأهمية والمكونات وخطوات كتابته
6. تطوير مواصفات شاغل الوظيفة
الخطوة الأخيرة في تحليل الوظيفة هي تطوير مواصفات شاغل الوظيفة، حيث يتم إنشاء بيان مواصفات شاغل الوظيفة بطريقة مفصلة تبرز الحد الأدنى من المتطلبات لكل منصب؛ وكما أن مواصفات شاغل الوظيفة Job Specifications تركز على الخلفية الضرورية والمعرفة والسمات الشخصية والمهارات اللازمة لأداء تلك الوظيفة.
طرق تحليل الوظيفة
الطرق الأكثر شيوعًا لتحليل الوظيفة هي كما يلي:
1. طريقة المقابلة
في هذه الطريقة لتحليل الوظيفة يتم إجراء مقابلة مع كل موظف في الشركة، وتساعد المعلومات التي يتم جمعها المنظمة في فهم حالات عدم الأمان والمشاكل والشكوك التي يواجهها الموظف في الوظيفة.
2. طريقة الاستبيان
في طريقة الاستبيان لتحليل الوظيفة، يُطلب من الموظفين ملء استبيان محدد؛ ويساعد هذا في جمع البيانات التي من شأنها أن تساعد في إجراء التغييرات اللازمة لمناصب وظيفية محددة.
3. طريقة المراقبة
تعتبر طريقة المراقبة واحدة من أكثر طرق تحليل الوظائف شيوعاً، ويراقب المحلل الموظف ويقوم بتدوين المهام التي يتم القيام بها بالإضافة إلى المهام التي لم يتم تنفيذها؛ ونظرًا لأن لكل محلل وجهة نظر وأساليب قياس مختلفة، فإن التحليل أيضاً عرضة لإبداءات الإعجاب وعدم الإعجاب والتحيز الشخصي للمحلل.
4. سجل الأرشيف
من أهم البيانات للإدارة هو سجل الأرشيف Log records الذي يحتفظ به الموظفين، إنه واسع النظاق بطبيعته لأنه يقدم وصفاً تفصيلياً لأنشطة الموظقين اليومية جنباً إلى جنب مع معلومات حول الملف الشخصي الوظيفي السابق والمؤهلات التعليمية، وبالتالي يقدم فكرة عادلة عن شخصيتهم والواجبات المرتبطة بمنصبهم؛ ويصبح من السهل فهم مستوى الكفاءة الأساسي للموظف.
ما الذي يتضمنه التحليل الوظيفة؟
يبدو تحليل الوظيفة بمثابة إعلان لوظيفة ما، وعادةً ما يتضمن الأقسام التالية:
- تفاصيل الوظيفة، مثل المسمى الوظيفي job title والفئة (مثل “موظف بدوام كامل”) والقسم والموقع location ودرجة الراتب
- ملخص الوظيفة، والذي يشرح بإيجاز المسؤوليات الرئيسية للوظيفة
- المهام الوظيفية في قائمة نقطية
- المهارات الأساسية في قائمة نقطية
- هيكل التقارير، بما في ذلك من يقدم تقرير الي الوظيفة (الموظف) وإلى من تقدم الوظيفة (الموظف) تقاريرها
- المتطلبات التعليمية
- متطلبات الشهادة أو الترخيص
- وصف بيئة العمل (مثل “المكتب”)
- عوامل النجاح مقسمة إلى أهداف رئيسية
- نطاقات الرواتب
أمثلة على تحليل الوظائف
استخدم هذه الأمثلة للإرشاد عند إنشاء تحليل الوظائف:
1. تحليل وظائف المبيعات
المسمى الوظيفي: مندوب مبيعات، منطقة القاهرة الكبري
التصنيف: موظف بدوام كامل
القسم: التصنيع
الموقع: حلوان، القاهرة،
درجة الراتب: المستوى الثالث، المرتب الأساسي والعمولة
متطلبات العمل:
- ملخص الوظيفة: يحدد ويتابع العملاء الجدد الذين يتناسبون مع الجمهور المستهدف للمنتج الصناعي للشركة، وينشئ ويتبع عمليات المبيعات التي تتضمن الاتصال بالعملاء المحتملين، والمتابعة مع العملاء الجدد والحاليين، وتقديم المنتجات وإنجاز عمليات البيع، ويحتفظ بسجلات رقمية لجميع جهات الاتصال (العملاء) وبجميع أرقام المبيعات المحققة، وينشئ تقارير وتوقعات المبيعات، ويجب أن يحقق أهداف المبيعات السنوية المستهدفة.
واجبات العمل:
- البحث عن عملاء جدد في منظقة القاهرة الكبري
- إنشاء قوائم العملاء
- الاتصال بالعملاء المحتملين
- المتابعة مع العملاء الحاليين والمحتملين بانتظام
- أداء عروض المبيعات sales presentations
- القيام بزيارة العملاء المحتملين
- تحقيق المبيعات المستهدفة
- الاحتفظ بسجل لتقارير المبيعات
المهارات:
- يبرع في برامج سطح المكتب
- يبرع في برامج إدارة علاقات العملاء
- خدمة الزبائن
- مهارات التعامل مع الآخرين
- التواصل الكتابي والشفهي
هيكل التقارير:
- يقدم تقاريره مباشرة إلى مدير المبيعات الرئيسي في مصر
- لا أحد يقدم تقاريره إلى هذا المنصب
- يجب أن يحضر اجتماع المبيعات السنوي
متطلبات الموظف
التعليم:
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو التمويل أو التسويق أو أي مجال ذي صلة
- ما لا يقل عن خمس سنوات من الخبرة في المبيعات
المهارات:
- القدرة على البيع
- يتكيف مع تغير احتياجات العملاء وتوقعاتهم
- يتكيف مع تغيرات السوق
- يمكنه بثقة إجراء مئات المكالمات الباردة في الأسبوع
بيئة العمل:
- بيئة عمل مكتبية
- يجلس على المكتب لساعات في كل مرة
- السفر للقاء العملاء 30٪ من أسبوع العمل
الشهادات والتراخيص:
- رخصة قيادة
- إكمال دورة تدريبية عن المبيعات
عوامل النجاح
زيادة المبيعات:
- زيادة المبيعات القائمة على الإحالة من 18٪ إلى 25٪ خلال العام الأول
نمو قسم المبيعات:
- تدريب مساعد مبيعات مبتدئ واحد على الأقل
- زيادة عروض المبيعات sales presentations بنسبة 10٪ على الأقل سنويًا
- خفض تكاليف السفر بنسبة 10٪ سنويًا عن طريق نقل عروض المبيعات التقديمية من شخصي إلى الويب (الانترنت)
2. تحليل وظائف محرر مساعد
المسمى الوظيفي: محرر مساعد
التصنيف: موظف بدوام كامل
القسم: إنتاج الكتب
المكان: القاهرة ، مصر ،
الراتب: المستوى الأول
متطلبات العمل:
- ملخص الوظيفة: التواصل مع الكتاب ومصممي الغرافيك ورئيس التحرير، ومراجعة وتدقيق المسودات خلال عملية إنتاج الكتب، وكتابة البيانات الصحفية والمساعدة في تسويق الكتب الجديدة، والبحث عن وتحديد المؤلفين الجدد الذين يروقون للجمهور المستهدف من القراء غير الخياليين، والقيام بمهام إدارية مثل إعداد الفواتير وحفظ الكتب وتسجيلها لدى مكتب حقوق الطبع والنشر.
واجبات العمل:
- دعم رئيس التحرير في جميع مهام التحرير
- الاتصال بالمؤلفين الجدد المحتملين
- التواصل مع المؤلفين الحاليين وإرسال الملفات للمراجعة إليهم
- القيام بإجراء التغييرات على المستندات، والتحقق من حدوثها.
- التأكد من بقاء المشاريع على المسار الصحيح والوفاء بالمواعيد النهائية
- حضور تدشين وإطلاق الكتب
المهارات:
- البراعة في برامج النشر المكتبي
- الانتباه للتفاصيل
- تعدد المهام وإدارة الوقت
- مهارات التعامل مع الآخرين
- التواصل الكتابي والشفهي
هيكل التقارير:
- يقدم تقاريره إلى رئيس التحرير
- لا أحد يقدم تقاريره إلى هذا المنصب
متطلبات الموظف
التعليم:
- درجة البكالوريوس في اللغة الإنجليزية أو الأدب أو الصحافة أو مجال ذي صلة
المهارات:
- القدرة على القراءة عن كثب لتحديد الأخطاء
- فهم قوي للإملاء وعلامات الترقيم والقواعد
- يمكن أن يعمل في مشاريع متعددة في وقت واحد
- الالتزام في المواعيد النهائية
بيئة العمل:
- بيئة عمل مكتبية
- يجلس على مكتب لساعات في كل مرة
- السفر لحجز المناسبات 10٪ من الوقت
الشهادات والتراخيص:
- رخصة قيادة
عوامل النجاح
تحسن الكفاءة:
- تبسيط عملية الإنتاج لتقليل أوقات إنجاز المشروع بنسبة 10٪
- تحديد وتنفيذ برامج جديدة لتحسين عمليات التحرير والإنتاج
تطوير الاعمال:
- تحديد واكتساب ما لا يقل عن خمسة مؤلفين جدد سنويًا
- توظيف وتدريب المتدربين في فترة الصيف
الفرق بين تحليل الوظيفة وتصميم الوظيفة؟
تصميم الوظيفة Job design هو عملية إنشاء وظيفة تمكن المنظمة من تحقيق أهدافها مع تحفيز الموظف ومكافأته، وهذا يعني أن الوظيفة المصممة جيداً تؤدي إلى زيادة الإنتاجية وزيادة جودة العمل، بينما تؤدي أيضاً إلى زيادة الرضا الوظيفي، وانخفاض غياب الموظفين، وانخفاض دوران الموظفين.
ويتبع تصميم الوظيفة تحليل الوظيفة، أي أنه الخطوة التالية بعد تحليل الوظيفة، ويهدف تصميم الوظيفة إلى تحديد وتنظيم المهام والواجبات والمسؤوليات لتحقيق أهداف معينة؛ وكما أنه يحدد الأساليب والعلاقات الضرورية لنجاح وظيفة معينة. بعبارات أبسط، يشير إلى ماذا وكم وعدد وترتيب المهام للوظيفة / الوظائف؛ والمهام المدرجة في تصميم الوظيفة هي جميع المسؤوليات والعمل الذي يتعين على الموظف القيام به. وقد تشمل-
- المهام التي تم إنجازها
- الطرق التي يتم من خلالها إكمال المهام
- عدد المهام التي اكتملت
- الترتيب الذي يتم به إكمال المهام
إن تصميم الوظائف يحدد مسؤوليات الوظيفة بوضوح شديد ويساعد أيضاً في جذب المرشحين المناسبين إلى الوظيفة المناسبة؛ وعلاوة على ذلك، فإنه يجعل الوظيفة تبدو مثيرة للاهتمام ومتخصصة specialised. وقد يتضمن تصميم الوظيفة استحداث وظيفة جديدة أو ببساطة تعديل مجموعة المهام التي تشملها الوظيفة الحالية؛ اما تحليل الوظيفة Job Analysis فقد ناقشناه بالتفصيل في هذه المقالة.
مقالة ذات صلة: تصميم الوظيفة: التعريف، الأهمية، المبادئ، الاستراتيجيات، المزايا، الخصائص
فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.
