أسود البيزنس

موقع يهتم بكل ما له علاقة بالبيزنس

تعرف على وظائف الإدارة التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة

وظائف الإدارة التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة
وظائف الإدارة التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة

تناولنا فى المقالة السابقة عدة نقاط وهى

تعريف الإدارة ، ما هى اهمية الإدارة ؟ من الذي يمارس الإدارة ؟ متى ظهر علم الادارة ؟ ( مقالة منفصلة )


من التعريف المبسط الذي سبق ذكره للإدارة فى المقالة السابقة 
 الإدارة هى وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة و ذلك من اجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة و فاعلية مع مراعاة المؤثرات الداخلية و الخارجية على بيئة العمل.  

 يتضح أن هناك أربع وظائف أساسية تمارسها الإدارة ويطلق عليها العملية الإدارية ( عناصر الإدارة )  وهي  التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة  ، وسوف نقوم بالعرض لها باختصار في هذا المقال على أن نفرد لكل منها جزءاً مستقلاً في مقالات منفصلة


اولا التخطيط



تأتي وظيفة التخطيط في مقدمة العملية الإدارية حيث أنها تضع الأساس والإطار Framework لبقية مكونات العملية الإدارية  وتقوم وظيفة التخطيط بما يلي :
 تحديد الأهداف .
تحديد البدائل Alternatives الممكنة لتحقيق الأهداف
 تحديد خطوات التنفيذ Steps التي يلتزم بها الأفراد لمدد زمنية مقبلة .
 تحديد الموارد البشرية والمادية المطلوبة من الناحية النوعية والكمية .
 تحديد المعايير Standards التي تستخدم في تقييم الإنجاز الذي سوف يتحقق ، أي أن وظيفة التخطيط تختصص بمجموعة من المسائل وهي :

  1. ما هي الأعمال التي ستؤدي لتحقيق الأهداف ؟ What to do ?
  2. كيف ستؤدي الأعمال ؟      How to do ?
  3. -متى ستؤدي الأعمال ؟      When to do ?
  4. أين ستؤدي الأعمال ؟     Where to do ?
  5. لماذا ؟                         why ? 


إذن تختص وظيفة التخطيط بتحديد الأعمال اللازم القيام بها لتحقيق الأهداف ، حيث أن الأهداف لا تتحقق بالتـأمل أو بالتمني فالسماء – لا تمطر ذهباً ولا فضة – فإذا تصورنا أن القارئ يرغب في الحصول على بكالوريوس إدارة الأعمال بتفوق فإنه يلزم زيادة فى المجهود عن ما إذا كان هدفه هو تحقيق  بكالوريوس إدارة الأعمال بتقدير عادي . وعند تحديد هذه الأعمال يتم ظهور السؤال الخامس وهو لماذا ؟ why?  أي التأكد من أن هذه الأعمال كلها أساسية لتحقيق الأهداف وهناك مبرر لقيام بها وأنه ليس هناك أي أعمال تم تحديدها ولها مساهمة محدودة في تحقيق الأهداف وكذلك ليس هناك أعمال لها تأثير في تحقيق الأهداف ولم يتم إدراجها أو بمعنى آخر تم إغفالها.
التخطيط ليس فقط تحديد الأعمال
Activities اللازمة لتحقيق الأهداف وإنما أيضاً How تحديد كيفية أداء هذه الأنشطة حيث أن أداء أي عمل يمكن أن يتم بعدة طرق أي أنه هناك بدائل Alternatives لأداء هذا العمل ومن ثم يتطلب الأمر اختيار البديل الأمثل وبالتالي عند تحديد كيفية أداء الأعمال يظهر مباشرة السؤال الخامس وهو لماذا ? Why أي لماذا تم اختيار طريقة لاداء الأعمال دون أخرى . ومن الطبيعي أن وظيفة التخطيط لا تكتمل بدون ربط الأعمال التي سيتم تنفيذ الأعمال فيها . حيث أنه لا تخطيط بدون تحديد الأزمنة المستقبلية التي سيتم تنفيذ الأعمال فيها . فعند ربط تنفيذ الأعمال بفترات زمنية قريبة مقبلة يعد هذا تخطيط قصير الأجل . أما إذا تم ربط تنفيذ الأعمال بفترات زمنية بعيدة مقبلة فإن هذا يعد تخطيطاً طويل الأجل .



ثانيا التنظيم


تختص وظيفة التنظيم بـ


  1. تحديد الموارد اللازمة لتحقيق الأهداف
  2. تحديد المسئوليات أو توزيع الأعمال التي تم تحديدها بواسطة التخطيط على القوة البشرية .
  3. تحديد العلاقات الرئاسية بين القوة البشرية ..أي من مسئول أمام من ؟ من يرأس من ؟ من يراقب عمل من ؟ من يوجه من ؟
  4. تحديد Authority  السلطة اللازمة لكل فرد حتى يمكنه ممارسة وتأدية الأعمال التي تم تخصيصها له في شكل مسئولية محددة ، والسلطة قد تكون القدرة على التصرف المالي ، السلطة قد تكون الحق في إصدار أوامر وتعليمات للغير ،  السلطة هي الحق الشرعي لأداء عمل معين 


أي أن وظيفة التنظيم تختص بإيجاد إجابة وافية عن

  1. من الذي سيؤدي عملاً معيناً ؟
  2. من الذي سيرأس من ؟
  3. من الذي له حق إصدار الأوامر ؟
  4. من الذي له حق الإنفاق المالي ؟
  5. من الذي له حق استخدام السيارة ؟
  6. من الذي سيتكلم باسمنا ؟ 
  7. من الذي يوقع الشيكات ؟
  8. وهكذا .........

ثالثا التوجيه 


تختص وظيفة التوجيه بتحقيق تحرك القوة البشرية في الاتجاه الذي يحقق الأهداف ، تقوم وظيفة التوجيه بتوفير المناخ والقيادة والمحفزات التي تحقق تحرك الأفراد في الاتجاه السليم لتحقيق الأهداف بدلاً من تشتت الجهود البشرية في اتجاهات تعوق وتحد من تحقيق الأهداف وتحقيق هذا المناخ يتطلب القيام
 بثلاث وظائف فرعية وهي محتويات وظيفة التوجيه : ( الاتصلات ، القيادة ، التحفيز ).  



( مقالة منفصلة )  ما الفرق بين الاتصلات والقيادة والتحفيز؟

رابعا  الرقابة


الرقابة هي الوظيفة الإدارية التي بها تكتمل العملية الإدارية أو السلسلة الإدارية . فإذا قام المدير بالتخطيط أي تم تحديد ما هي الأعمال التي ستؤدى وكيف ستؤدى ؟ ولماذا ستؤدى ثم قام بعد ذلك بالتنظيم أي تحديد من الذي سيؤدي الأعمال ؟ وما هي   المسئوليات وكذلك السلطات التي تحدد لكل شخص لكي يستطيع ممارسة ما هو مطلوب منه .
 يأتي بعد ذلك الحلقة الثالثة في السلسلة الإدارية وهي التوجيه حيث يقوم المدير بتوصيل توقعاته للغير وكذلك الحصول على توقعات الغير منه من خلال عملية الاتصلات 
What dose the manager expects from them and what they expect from him
ثم قيادة الأفراد والتأثير عليهم لتوجيه جهودهم نحو الهدف وتقليل الجهود التي قد تبذل وتعوق تحقيق الهدف ثم تحفيز الافراد لضمان استمرارية ولائهم  للهدف وتوجيه الجهود نحو الهدف وعدم حودث التشتت أو الانحراف عن الهدف العام .

 يأتي في نهاية السلسلة الإدارية حلقة الزمة لربط مكونات السلسلة وهي الرقابة ، يرغب المدير في التأكد من أن الأهداف المحددة مسبقا قد تم تحقيقها ،  أن المعايير المحددة سلفاً من اللأداء قد تم تطبيقها ، من أن الأعمال التي تم تخصيصها لكل فرد تم تأديتها وأن المسئوليات قد نفذت بالشكل المطلوب ، بالجودة المطلوبة ، في الوقت المطلوب ، وبالتكلفة والمجهود المناسب. حيث لاا فائدة من تحقيق الأعمال المطلوبة ولكن بمستوى جودة متدن أو في أزمنة طويلة ، أو بتكلفة مرتفعة ومجهود كبير .
 أي أن الرقابة هي عملية المقارنة بين كل من : 

1 -الأهداف المحددة مسبقاً . 
2 -الإنجاز الذي تحقق فعلاً .
3 -ثم تحديد الانحرافات سواء كانت بالسلب أو بالإيجاب ومعرفة أسباب الانحرافات .
 والشكل التالي يبين مكونات السلسلة الإدارية .


مكونات السلسلة الإدارية

لتوضيح الشكل السابق يرجى قراءة هذة المقالة
  

مقالة منفصلة )  ما هى السلسلة الادارية ؟ وهل الرقابة تكمل عملية التخطيط والتظيط والتوجيه ؟

و فى النهاية هل يوجد عزيزى القاريء تكامل بين وظائف الادارة ؟ 
بأنتظار معرفة الإجابة فى التعليقات 



تناولنا فى المقالات القادمة 

  1. وظيفة التوجيه الإداري ، ما الفرق بين الإتصلات والقيادة والتحفيز فى الإدارة ؟    مقالة منفصلة )
  2. الهرم الإدارى ، تعريف مستويات الادارة ، طبقة الإدارة العليا ،طبقة الإدارة الوسطى ، طبقة الإدارة المباشرة    مقالة منفصلة )
  3. ماهي الفروق الإدارية بين المديرين في المستويات الإدارية المختلفة ؟    مقالة منفصلة )
  4. أين تمارس الإدارة ؟ و تعريف المنظمة و ما هى علاقة الفرد بالمنظمة وانواع المنظمات ؟      مقالة منفصلة )
  5. ما هى العلاقة بين الإدارة والمنظمات ؟ هل نحن نعيش في عالم المنظمات ؟      مقالة منفصلة )
  6. ما هى أهمية المنظمات ؟ هل حياة وسعادة ورفاهية الإنسان تتوقف على فاعلية المنظمات التي يرتبط بها ويتعامل معها؟     مقالة منفصلة )

هناك تعليق واحد:

  1. ان مرحلة التخطيط في أي وظيفة تعتبر ما اساسيات الاداره

    ردحذف

اعلان اول الموضوع

اعلان وسط الموضوع

إعلان اخر الموضوع