تعرف على وظائف الإدارة التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة

تعريف الإدارة

 الإدارة هى وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة و ذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية مع مراعاة المؤثرات الداخلية و الخارجية على بيئة العمل.  

يتضح أن هناك أربع وظائف أساسية تمارسها الإدارة ويطلق عليها العملية الإدارية (عناصر الإدارة) وهي التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة، وسوف نقوم بالعرض لها باختصار في هذا المقال على أن نفرد لكل منها جزءاً مستقلاً في مقالات منفصلة.

اولاً: التخطيط

تأتي وظيفة التخطيط في مقدمة العملية الإدارية حيث أنها تضع الأساس والإطار Framework لبقية مكونات العملية الإدارية  وتقوم وظيفة التخطيط بما يلي :

– تحديد الأهداف.
– تحديد البدائل Alternatives الممكنة لتحقيق الأهداف.
– تحديد خطوات التنفيذ Steps التي يلتزم بها الأفراد لمدد زمنية مقبلة.
– تحديد الموارد البشرية والمادية المطلوبة من الناحية النوعية والكمية .
– تحديد المعايير Standards التي تستخدم في تقييم الإنجاز الذي سوف يتحقق،

أي أن وظيفة التخطيط تختص بمجموعة من المسائل وهي :

  1. ما هي الأعمال التي ستؤدي لتحقيق الأهداف ؟ What to do ?
  2. كيف ستؤدي الأعمال؟      How to do ?
  3. -متى ستؤدي الأعمال؟      When to do ?
  4. أين ستؤدي الأعمال؟     Where to do ?
  5. لماذا ستؤدي؟                         why ? 

إذن تختص وظيفة التخطيط بتحديد الأعمال اللازم القيام بها لتحقيق الأهداف، حيث أن الأهداف لا تتحقق بالتأمل أو
بالتمني -فالسماء لا تمطر ذهباً ولا فضة– فإذا تصورنا أن القارئ يرغب في الحصول على بكالوريوس إدارة الأعمال بتفوق، فإن ذلك يلزم زيادة فى المجهود عن ما إذا كان هدفه هو تحقيق بكالوريوس إدارة الأعمال بتقدير عادي.
وعند تحديد هذه الأعمال يتم ظهور السؤال الخامس وهو لماذا ؟
why?  ، أي التأكد من أن هذه الأعمال كلها أساسية لتحقيق الأهداف وهناك مبرر لقيام بها وأنه ليس هناك أي أعمال تم تحديدها ولها مساهمة محدودة في تحقيق الأهداف وكذلك ليس هناك أعمال لها تأثير في تحقيق الأهداف ولم يتم إدراجها أو بمعنى آخر تم إغفالها.

التخطيط ليس فقط تحديد الأعمال
Activities اللازمة لتحقيق الأهداف وإنما أيضاً How تحديد كيفية أداء هذه الأنشطة حيث أن أداء أي عمل يمكن أن يتم بعدة طرق أي أنه هناك بدائل Alternatives لأداء هذا العمل ومن ثم يتطلب الأمر اختيار البديل الأمثل، وبالتالي عند تحديد كيفية أداء الأعمال يظهر مباشرة السؤال الخامس وهو لماذا ? Why أي لماذا تم اختيار طريقة لأداء الأعمال دون أخرى.
ومن الطبيعي أن وظيفة التخطيط لا تكتمل بدون ربط الأعمال التي سيتم تنفيذ الأعمال فيها. حيث أنه لا تخطيط بدون تحديد الأزمنة المستقبلية التي سيتم تنفيذ الأعمال فيها.فعند ربط تنفيذ الأعمال بفترات زمنية قريبة مقبلة يعد هذا تخطيط قصير الأجل . أما إذا تم ربط تنفيذ الأعمال بفترات زمنية بعيدة مقبلة فإن هذا يعد تخطيطاً طويل الأجل .

ثانيا التنظيم

تختص وظيفة التنظيم بـ

  1. تحديد الموارد اللازمة لتحقيق الأهداف
  2. تحديد المسئوليات أو توزيع الأعمال التي تم تحديدها بواسطة التخطيط على القوة البشرية .
  3. تحديد العلاقات الرئاسية بين القوة البشرية ..أي من مسؤول أمام من؟، من يرأس من؟/ من يراقب عمل من؟، من يوجه من ؟.
  4. تحديد Authority  السلطة اللازمة لكل فرد حتى يمكنه ممارسة وتأدية الأعمال التي تم تخصيصها له في شكل مسئولية محددة ، والسلطة قد تكون القدرة على التصرف المالي، السلطة قد تكون الحق في إصدار أوامر وتعليمات للغير ،  السلطة هي الحق الشرعي لأداء عمل معين  

أي أن وظيفة التنظيم تختص بإيجاد إجابة وافية عن:-

  1. من الذي سيؤدي عملاً معيناً؟
  2. من الذي سيرأس من؟
  3. من الذي له حق إصدار الأوامر؟
  4. من الذي له حق الإنفاق المالي؟
  5. من الذي له حق استخدام السيارة؟
  6. من الذي سيتكلم باسمنا؟ 
  7. من الذي يوقع الشيكات؟
  8. وهكذا ………

ثالثا التوجيه 

تختص وظيفة التوجيه بتحقيق تحرك القوة البشرية في الاتجاه الذي يحقق الأهداف، تقوم وظيفة التوجيه بتوفير المناخ والقيادة والمحفزات التي تحقق تحرك الأفراد في الاتجاه السليم لتحقيق الأهداف بدلاً من تشتت الجهود البشرية في اتجاهات تعوق وتحد من تحقيق الأهداف.

وتحقيق هذا المناخ يتطلب القيام بثلاث وظائف فرعية وهي محتويات وظيفة التوجيه :

1. الاتصالات الإدارية
2. القيادة
3. التحفيز   

( مقالة منفصلة )  ما الفرق بين الاتصالات والقيادة والتحفيز؟

رابعا:-  الرقابة

الرقابة هي الوظيفة الإدارية التي بها تكتمل العملية الإدارية أو السلسلة الإدارية . فإذا قام المدير بالتخطيط أي تم تحديد ما هي الأعمال التي ستؤدى؟، وكيف ستؤدى؟ ومتى وأين ولماذا ستؤدى؟، ثم قام بعد ذلك بالتنظيم أي تحديد من الذي سيؤدي الأعمال؟، وما هي  المسؤوليات وكذلك السلطات التي تحدد لكل شخص لكي يستطيع ممارسة ما هو مطلوب منه؟.

يأتي بعد ذلك الحلقة الثالثة في السلسلة الإدارية وهي التوجيه حيث يقوم المدير بتوصيل توقعاته للغير وكذلك الحصول على توقعات الغير منه من خلال عملية الاتصالات الإدارية فهي عبارة عن ما يتوقع المدير من الموطفييم وما يتوقع الموظفين من المدير.
ثم قيادة الأفراد والتأثير عليهم لتوجيه جهودهم نحو الهدف وتقليل الجهود التي قد تبذل وتعوق تحقيق الهدف ثم تحفيز الأفراد لضمان استمرارية ولائهم للهدف وتوجيه الجهود نحو الهدف وعدم حدوث التشتت أو الانحراف عن الهدف العام .

يأتي في نهاية السلسلة الإدارية حلقة لازمة لربط مكونات السلسلة وهي الرقابة، يرغب المدير في التأكد من أن الأهداف المحددة مسبقا قد تم تحقيقها،  أن المعايير المحددة سلفاً من الأداء قد تم تطبيقها، من أن الأعمال التي تم تخصيصها لكل فرد تم تأديتها وأن المسئوليات قد نفذت بالشكل المطلوب، بالجودة المطلوبة، في الوقت المطلوب، وبالتكلفة والمجهود المناسب. حيث لا فائدة من تحقيق الأعمال المطلوبة ولكن بمستوى جودة متدن أو في أزمنة طويلة ، أو بتكلفة مرتفعة ومجهود كبير .

أي أن الرقابة هي عملية المقارنة بين كل من : 

1, الأهداف المحددة مسبقاً. 
2. الإنجاز الذي تحقق فعلاً .
3. ثم تحديد الانحرافات سواء كانت بالسلب أو بالإيجاب، ومعرفة أسباب الانحرافات .

والشكل التالي يبين مكونات السلسلة الإدارية:-

لتوضيح الشكل السابق يرجى قراءة هذه المقالة ( مقالة منفصلة )  ما هى السلسلة الادارية ؟ وهل الرقابة تكمل عملية التخطيط والتنظيم والتوجيه ؟

و فى النهاية هل يوجد عزيزي القاريء تكامل بين وظائف الإدارة ؟ 

بانتظار معرفة الإجابة في التعليقات 

عالم الأعمال

هل تريد ان تكون على إطلاع
بكل جديد فى

أسود البيزنس

أشترك فى قائمتنا البريدية الآن

1 فكرة عن “تعرف على وظائف الإدارة التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة”

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

نحن نستخدم ملفات تعريف الارتباط لنمنحك أفضل تجربة ممكنة على موقعنا. بالمتابعة في استخدام هذا الموقع، فإنك توافق على استخدامنا لملفات تعريف الارتباط.
قبول
سياسة الخصوصية