تصميم الوظيفة: التعريف، الأهمية، المبادئ، الاستراتيجيات، المزايا، الخصائص

المحتويات إخفاء

لم يكن تصميم الوظيفة أكثر أهمية من أي وقت مضى، فالوظائف تتغير بشكل سريع جداً ويتم اختراع وظائف جديدة كل يوم؛ وفي هذه المقالة، سنوضح التعريف بتصميم الوظيفة وأهميتها، ومبادئ واستراتيجيات تصميم الوظائف، وخصائص ومزايا تصميم الوظيفة بالتفصيل

ما هو تصميم الوظيفة؟

تصميم الوظيفة Job design هو عملية إنشاء وظيفة تمكن المنظمة من تحقيق أهدافها مع تحفيز الموظف ومكافأته، وهذا يعني أن الوظيفة المصممة جيداً تؤدي إلى زيادة الإنتاجية وزيادة جودة العمل، بينما تؤدي أيضاً إلى زيادة الرضا الوظيفي، وانخفاض غياب الموظفين، وانخفاض دوران الموظفين.

يتبع تصميم الوظيفة تحليل الوظيفة، أي أنه الخطوة التالية بعد تحليل الوظيفة، ويهدف تصميم الوظيفة إلى تحديد وتنظيم المهام والواجبات والمسؤوليات لتحقيق أهداف معينة، وكما أنه يحدد الأساليب والعلاقات الضرورية لنجاح وظيفة معينة؛ بعبارات أبسط، يشير إلى ماذا وكم وعدد وترتيب المهام للوظيفة / الوظائف، والمهام المدرجة في تصميم الوظيفة هي جميع المسؤوليات والعمل الذي يتعين على الموظف القيام به. وقد تشمل-

  • المهام التي تم إنجازها
  • الطرق التي يتم من خلالها إكمال المهام
  • عدد المهام التي اكتملت
  • الترتيب الذي يتم به إكمال المهام

إن تصميم الوظائف يحدد مسؤوليات الوظيفة بوضوح شديد ويساعد أيضاً في جذب المرشحين المناسبين إلى الوظيفة المناسبة؛ وعلاوة على ذلك، فإنه يجعل الوظيفة تبدو مثيرة للاهتمام ومتخصصة specialised، وقد يتضمن تصميم الوظيفة استحداث وظيفة جديدة أو ببساطة تعديل مجموعة المهام التي تشملها الوظيفة الحالية.

خصائص تصميم الوظيفة بطريقة جيدة

  1. تتطلب قدر معتدل من الأنشطة العقلية
  2. تتطلب قدر معتدل من القوة الجسدية
  3. الاهتمام بالطاقة العضلية والعقلية للموظفين
  4. تشجيع الشعور بالإنجاز وتقدير الذات
  5. إعطاء شعور بالمساهمة والمشاركة للموظفين
  6. إدراج التدريب للسماح للموظفين بإجادة المهام التي من المفترض أن يقوموا بها
  7. تقديم جدول عمل – راحة فعال
  8. إعطاء التغذية الراجعة للموظفين

المشكلات التي قد يحلها تصميم الوظائف

  1. عبء العمل الزائد
  2. عبء العمل الأقل من اللازم
  3. تكرار المهام
  4. العزلة في مكان العمل، و العزلة في مكان العمل هي نوع من العزلة الاجتماعية التي تحدث على وجه التحديد في مكان العمل نتيجة لعوامل مثل الفجوات بين الأجيال، أو بيئات العمل العشوائية أو ثقافات الشركة التي تصر على أن الصمت من ذهب.
  5. عدم تحديد ساعات العمل بشكل واضح
  6. عدم تحديد إجراءات العمل بشكل واضح
  7. الفهم الضحل أو غير الفعال لعمليات العمل بأكملها
  8. القضايا المتعلقة بالتأخير في شغل الوظائف الشاغرة المختلفة

وبعد فهم بعض الخصائص الأساسية لتصميم الوظائف، وفهم المشكلات التي قد يحلها تصميم الوظائف، دعونا نلقي نظرة على المبادئ التي ستبنى عليها الوظيفة المصممة جيدًا-

مبادئ تصميم الوظائف

دعونا نلقي نظرة على المبادئ الرئيسية لتصميم الوظائف:-

1. مبدأ التنوع  Variety principle

يمكن أن يؤدي التنوع الكبير في الوظيفة إلى تحسين الاهتمام والتحدي والالتزام عند المكلف بأداء الوظيفة؛ وقد يؤدي القيام بنفس المهام المتكررة إلى القليل من التحدي، ويمكن أن يؤدي أيضاً إلى فقدان الاهتمام أو الشعور بعدم الرضا عند المكلفين بأداء المهام. والتنوع يعني أكثر من مجرد إضافة مهمة إضافية مماثلة، فعلى سبيل المثال، معالجة أشكال مختلفة من نفس المهمة لن تجعل العمل ذا مغزى بسبب عدم وجود تحد إضافي؛ ولذلك، قد يكون من المفيد دمج نوع آخر من الأنشطة ذات الصلة في الوظيفة.

وفي المقابل، يمكن أن يكون التنوع المفرط في الوظيفة محبطا ومصدرا للصراع وعدم الرضا، وسيختلف القدر الأمثل من التنوع من شخص لآخر وسيعتمد على مستوى الوظيفة واحتياجات الوظيفة.

2. مبدأ المسؤولية  Responsibility principle

يحتاج الأفراد إلى الشعور بالمسؤولية تجاه العمل الذي يقومون به، سواء بشكل فردي أو كجزء من فريق؛ ويجب تحديد عملهم بوضوح حتى يتمكنوا من رؤية أنهم مسؤولون بشكل شخصي عن النتائج (النجاحات والإخفاقات) التي تحدث نتيجة لأفعالهم. وإذا كانت المسؤوليات واضحة، فسيكون الموظف والمشرف عليه أكثر قدرة على معرفة ما إذا كان يتم تنفيذ المسؤوليات الوظيفة ام لا؛ ويجب أن يكون الموظف قادراً على فهم أهمية العمل الذي يقوم به وأين يتلائم هذا العمل مع الغرض من المنظمة.

3. مبدأ الاستقلالية  Autonomy principle

الاستقلالية تسير جنبا إلى جنب مع المسؤولية، فالاستقلالية تعني إعطاء مجال أكبر للأفراد لتنظيم عملهم والتحكم فيه ضمن المعايير المحددة للوظيفة؛ وسيحتاج الموظفين إلى بعض الحرية في إتخاذ بعض القرارات بمفردهم ضمن الإطار العام لوظيفتهم. فعلى سبيل المثال، ان يكون للموظف بعض السلطة التقديرية على طريقة عمله من أجل تحقيق ما هو مطلوب منه.

4. مبدأ هوية المهمة  Task identity principle

هوية المهمة يعني توضيح نقطة البداية ونقطة النهاية لإنجاز المهمة او الوظيفة، وإعطاء رؤية مستقبلية عن النتيجة النهائية، فهوية المهمة تقدم رؤية شاملة عن الوظيفة بأكملها دون عرض مكوناتها؛ وغالبًا ما يشعر الأفراد بالرضا بطريقة كبيرة عند القيام بعمل يتسم “بالكمال”. فمن المرجح أن يحدث هذا عندما يكون للمهمة أو الوظيفة إطار زمني محدد وبالتالي سيقوم الموظفون بالمهمة او الوظيفة بحماس أكبر وبشغف أكبر، ولذلك من الأشياء المحببة والمفضلة للغاية أن يرى الموظفين النتائج النهائية للعمل الذي قاموا بإنتاجه، إما بمفردهم أو كجزء من فريق.

5. مبدأ التغذية الراجعة Feedback principle

يدور هذا المبدأ حول فوائد مشاركة المعلومات حول أداء الموظف، وتلعب التغذية الراجعة دوراً أساسياً في تحفيز الموظفين وتوجيههم بشكل أكثر فعالية، ومن المفترض أن يشارك المديرون المباشرون التغذية الراجعة بصدق لتأسيس علاقة عمل ناجحة مع الموظفين أو العمال، ويمكن أن يكون أحد الأمثلة على هذه العلاقة هو استخدام الاجتماعات الفردية لمناقشة أهداف الشركة ودور الموظف في تحقيقها والأمور التي يؤديها الموظف ببراعة والأمور التي تحتاج الي تحسين. ويعتبر تضمين التغذية الراجعة في تصميم الوظائف فعالاً للغاية في تعليم الموظفين وتمكينهم من تحقيق النمو المهني.

6. مبدأ المشاركة  Participation principle

إشراك الموظفين يعد جزءاً لا يتجزأ من عملية صنع القرار، ومبدأ مهمًا آخر لتصميم الوظائف بطريقة جيدة؛ ويحب بعض الموظفين أو العمال المشاركة في عمليات صنع القرار التي تؤثر بشكل مباشر على عملهم، وحتى العمال أو الموظفين ذوي الخبرة يتوقعون دائماً أنه يجب أن يُطلب منهم أيضاً المساهمة، لأن خبراتهم تمثل أصولاً قيّمة للشركة. ويمكن تشجيع مشاركة الموظفين من خلال اللقاءات الرسمية، والمناقشات المتخصصة في المواضيع على سبيل المثال.

7. مبدأ التقدير والدعم  Recognition and support principle

يستمتع الموظفون بالعمل في الوظائف التي توليهم أهمية أيضاً، والتصميم الجيد للوظائف يعطي الاحترام للعمال من خلال دمج استراتيجيات إدماج الموظفين وتقديرهم من قبل المديرين والمشرفين والمالكين؛ ويعد الحصول على التقدير عند القيام بعمل جيد عاملاً أساسياً لتحفيز الموظفين على العمل بجدية أكبر وأفضل في المرة القادمة. وأيضاً، يعد تقديم الدعم عند الحاجة ودعم ثقافة العمل الجماعي جزءاً لا يتجزأ من الوظائف المصممة تصميماً جيداً، ودعم الموظفين وتقديرهم يضعف الشعور بالعزلة والاكتئاب عند القوى العاملة ويلعب دورًا مهماً في تحسين تحفيز الموظفين ومشاركتهم والاحتفاظ بهم.

8. مبدأ بيئة العمل Working environment principle

توفر الوظائف المصممة جيداُ دائماُ بيئات عمل آمنة وصحية للعمال، ويجب أن يكون مكان العمل محايدا وغير تمييزي وشاملا للجميع، وكما يجب أن تكون بيئة العمل خالية من أنواع مختلفة من المضايقات والتنمر الوظيفي ومخاطر السلامة؛ وبيئة العمل الجيدة مفيدة في تمكين القوى العاملة للعمل بحماس كامل دون أي سلبيات، ويجب دائماً دمج آلية مناسبة للتعامل مع أي مشكلات أو شكاوي في مكان العمل.

مقالة ذات صلة: التمييز في العمل: التعريف والأنواع وكيفية تحديده في مقر عملك

أهمية وفوائد تصميم الوظيفة

تصميم الوظيفة مهم للمنظمة لأداء الأنشطة التنظيمية بأكثر الطرق كفاءة وفاعلية، ويوفر تصميم الوظيفة المعلومات المطلوبة حول شاغل الوظيفة ويحدد أيضاَ طريقة أداء المهام؛ ولذلك فإن تصميم الوظيفة مهم جدا للمنظمة لما له من فوائد على النحو التالي:

1. الكفاءة التنظيمية

يعمل تصميم الوظائف الفعال على تبسيط العمليات وتقليل التكرار، مما يؤدي إلى تحسين الكفاءة التنظيمية؛ فالأدوار والمسؤوليات المحددة جيدًا تساعد على ان يكون سير العمل والتنسيق بشكل أكثر سلاسة.

2. زيادة الرضا الوظيفي

تعمل وظيفة جيدة التصميم على مواءمة مهارات الموظف واهتماماته مع مهام الوظيفة، مما يؤدي إلى مستويات أعلى من الرضا الوظيفي؛ ويكون الموظفون الراضون أكثر انخراطًا وتحفيزًا والتزامًا بعملهم، مما يؤدي إلى تحسين الأداء.

3. تحفيز الموظفين والتزامهم

يجعل تصميم الوظيفة العمل أكثر تشويقاً وتحدياً، مما يحفز الموظفين على تحقيق مستوى أعلى من الأداء؛ وتوفر الوظيفة الصعبة والمثيرة أجوراً أفضل للموظفين مما يلهمهم لأداء وظيفي أفضل. وإلى جانب تصميم الوظيفة التحفيزية يجلب أيضاً تصميم الوظيفة درجة عالية من الالتزام تجاه الأهداف التنظيمية، وهذا يساعد على زيادة الإنتاجية التنظيمية ورضا الموظفين في العمل.

4. قدر أكبر من المرونة والقدرة على التكيف

وظيفة جيدة التصميم تسمح بالمرونة والقدرة على التكيف، وتمكن الموظفين من الاستجابة للظروف والمتطلبات المتغيرة؛ وهذا يساعد المنظمة على البقاء قادرة على المنافسة والتكيف مع متطلبات السوق المتطورة.

5. علاقات العمل

يجلب تصميم الوظيفة المُعد جيداً علاقة متناغمة بين الموظفين والإدارة؛ ومن ناحية أخرى، يؤدي تصميم الوظائف السيئ الإعداد إلى شكاوى الموظفين، وزيادة معدل دوران الموظفين، وزيادة تغيب الموظفين والصراع داخل المنظمة

6. جودة الحياة العملية

تُفهم جودة الحياة العملية على أنها علاقة فعالة بين الموظفين وبيئة العمل التنظيمية، ويؤدي تصميم الوظيفة المُعد بشكل صحيح إلى تحسين جودة الحياة العملية؛ ومن خلال التصميم الجيد لجداول العمل، يرى الموظفين مستقبلاً متنامياً في المنظمة يؤدي في النهاية إلى تحفيز كبير في العمل وتغيير إيجابي في أفكار الموظفين ومعتقداتهم؛ وأخيراً، سيكون لهذه التغييرات تأثير مباشر على جودة الحياة العملية.

7. الثقافة التنظيمية الإيجابية

يساهم تصميم الوظيفة الفعال في ثقافة تنظيمية إيجابية حيث يشعر الموظفون بالتقدير والدعم والتمكين، وهذا يعزز الشعور بالانتماء والالتزام بأهداف المنظمة.

مقالة ذات صلة: الوصف الوظيفي: التعريف والأهمية والمكونات وخطوات كتابته

استراتيجيات تصميم الوظائف 

1. تبسيط الوظائف Job simplification

تبسيط الوظيفة يعني تقسيم الوظيفة إلى أجزاء فرعية أسهل نسبيًا بهدف تعزيز إنتاجية الفرد من خلال تقليل الجهود البدنية والعقلية المطلوبة لأداء وظيفة معقدة؛ وبمجرد تقسيم المهمة المعقدة إلى مهام أسهل نسبيًا، يتم تعيين كل مهمة للأفراد الذين يقومون بهذه المهام مرارًا وتكرارًا، ومن خلال فعل الشيء نفسه مرارًا وتكرارًا، يكتسب الموظفون كفاءات في الوظائف المخصصة لهم ونتيجة لذلك، تزداد ربحية المنظمة.

وفي ظل استراتيجية تبسيط الوظائف، توفر المنظمة تكلفة التدريب، حيث يلزم مستوى منخفض جدًا من المهارات لأداء الوظائف المبسطة؛ وأيضًا، تزداد سرعة العمل، حيث يُطلب من الفرد أداء جزء صغير من الوظيفة الأكبر والمعقدة سابقًا. ومع ذلك، من خلال أداء نفس المهمة مرارًا وتكرارًا، قد يشعر الموظفون بالملل والرتابة؛ وقد يؤدي هذا إلى زيادة في تغيب الموظف، والأخطاء والحوادث، وما إلى ذلك. ونتيجة لهذه العواقب السلبية، قد تتأثر الإنتاجية الكلية بشكل سلبي، وقد تتعرض المنظمة لخسائر ككل.

وبالتالي، لا يمكن لأي منظمة اللجوء إلى تبسيط الوظائف في كل مرة لجني الفوائد الاقتصادية، ويجب أن تنظر في الظروف التنظيمية السائدة عند تصميم الوظيفة.

2. التدوير الوظيفي Job rotation

التدوير الوظيفي Job Rotation هو تغيير منصب الموظف داخل الشركة من أجل زيادة فرص النمو والتعلم والترقية للموظف وأيضاُ من أجل زيادة فرص الاحتفاظ بالموظفين؛ ويمكن اعتبار التدوير الوظيفي إستراتيجية مفيدة حيث يتم تكليف الموظف بمهام جديدة في فترات زمنية معينة حتى لا يتراخى في واجباته، فالتحدي المتمثل في تحمل مسؤوليات جديدة هو لصالح الموظف لأنه يزيد من المشاركة والمرونة لديه.

وأثبت التدوير الوظيفي أنه مفيد لكل من أصحاب العمل والموظفين على حد سواء، حيث سيمنح التدوير الوظيفي الموظفين فرصة العمل في بيئات وسياقات مختلفة بينما يمكن للشركة توسيع مجموعة مهارات موظفيها لعدة مناصب دون أي تكاليف فورية، وللعلم مصطلح التدوير الوظيفي Job Rotation له ترجمات مختلفة بنفس المعنى وهي تدوير الموظفين، والتناوب الوظيفي.

مقالة ذات صلة: التدوير الوظيفي – التعريف والأهمية والمميزات والعيوب وكيفية تنفيذه

3. إثراء الوظائف Job enrichment

الإثراء الوظيفي Job enrichment هو أسلوب تتبناه الإدارة لتحفيز الموظفين وتوفير الرضا الوظيفي لهم، فهو أسلوب لإعادة تصميم الوظيفة يتم فيه إضافة مهام أو مسؤوليات وظيفية إضافية إلى الدور الوظيفي للموظف مع توقع إزالة رتابة العمل؛ فالإثراء الوظيفي هو طريقة عمودية لتوسيع الوظيفة حيث يتم منح الموظفين سلطة إضافية وسيطرة إضافية على العمل.

وباستخدام الإثراء الوظيفي لن تقوم فقط الإدارة بإنجاز أعمال إضافية عن طريق الموظفين، بل تقوم أيضاً بإعدادهم لشغل وظائف أعلى مرتبة، فهو طريقة ممتازة لتدريب موظفيك من خلال تقليل تكاليف تدريبهم؛ وفي تقنيات الإثراء الوظيفي، لا يتم تعيين مهام وظيفية اعتباطية للموظفين، بل يتم تجميع مهام الوظيفة المرتبطة ببعضها البعض وتعيينها إلى موظف واحد، و يتم زيادة المسؤوليات الوظيفية للموظفين في الاتجاه العمودي. على سبيل المثال، يحق للموظفين إتخاذ قرارات تتخذها الإدارة العليا رسمياً ويتحكمون في الموظفين الذين يخضعون رسميًا لسيطرة الإدارة العليا، وبهذه الطريقة لا يتم مشاركة مسؤوليات الإدارة العليا فحسب، بل يتعلم الموظفون أيضاً مهارات جديدة؛ ويساعد الإثراء الوظيفي في إقامة اتصال فعال بين الموظفين والإدارة.

مقالة ذات صلة: الإثراء الوظيفي – التعريف والخصائص والمميزات والعيوب

4. التوسع الوظيفي Job enlargement

التوسع الوظيفي Job enlargement هو عملية إضافة مسؤوليات وواجبات الي الوظيفة عن طريق توسيع نطاقها على نفس المستوى الوظيفي؛ وتتماشى طبيعة الواجبات المتزايدة مع المسؤوليات الحالية وفي أغلب الأحيان تكملها. ويتم توسيع نطاق الوصف الوظيفي لكي يغطي كلا من ملامح العمل القديمة والجديدة؛ وقد يعني مصطلح إضافة المسؤوليات والواجبات أن هذه المسؤوليات والواجبات قد تكون جديدة، أو قد يكون الموظف القائم قد قام بها سابقاً.

والحقيقة الهامة التي تجدر الإشارة إليها هنا هي أن هذه المسؤوليات والواجبات”على نفس المستوى الوظيفي”، وهذا يعني أن الموظفين الذين يعملون في مصنع قد يُعهد إليهم بتشغيل خط تجميع إضافي كجزء من توسيع الوظيفة، لكن لا يتم منحهم واجب إدارة فرع للشركة لأنه لن يكون على نفس المستوى الوظيفي؛ ويمكن أن يطلق علي توسيع الوظيفة أيضاً التوسع الأفقي لأنشطة العمل.

مقالة ذات صلة: التوسع الوظيفي – تعريفه وأهميته وأمثلة عليه والفرق بينه وبين إثراء الوظائف

مزايا تصميم الوظيفة

بعض مزايا تصميم الوظيفة الهامة هي كما يلي:

1. مدخلات الموظفين

يمكّن التصميم الجيد للوظيفة جميع الموظفين من بذل جهودهم وتقديم التغذية الراجعة حول وظائف الشركة، ويحدث هذا بسبب تصميم وظيفي جيد قامت به الشركة.

2. يمهد الطريق لتدريب الموظفين

التدريب إلزامي لأي منظمة، وتصميم الوظيفة الجيد يحتوي على مقدار جيد من التدريب والتطوير للموظفين ويؤكد على تدريب الموظفين لجعلهم مثاليين للقيام بوظائفهم.

3. ساعات العمل وساعات الراحة

تصميم الوظيفة يحدد ساعات العمل وساعات الراحة لجميع الموظفين، ولا توجد فرصة لأي لبس فيما يتعلق بساعات العمل وساعات الاستراحة، فكل ذلك مذكور في تصميم الوظيفة؛ ويتم تحديد جميع الساعات بوضوح وفقًا لملفات التعريف بالوظائف.

4. تؤمن ميزة تنافسية

من خلال تصميم الوظائف والمسؤوليات الوظيفية بشكل فعال، يمكن للشركات أن تكتسب ميزة تنافسية على منافسيها؛ ويمكن أن تساعد تقنيات تصميم الوظائف في إنشاء وظائف مصممة خصيصًا لمهارات ومؤهلات الموظفين، مما يجعلها أكثر إنتاجية وكفاءة.

الفرق بين تحليل الوظيفة وتصميم الوظيفة؟

تحليل الوظيفة Job Analysis هو دراسة الوظيفة لتحديد مسؤولياتها وأنشطتها، وعلاقتها بالوظائف الأخرى في المنظمة، والظروف التي يقوم الموظفون بموجبها بالوظيفة والمؤهلات التي يحتاجها الموظفون لإجراء الوظيفة بنجاح؛ والتحليل يتعلق بالوظيفة نفسها وليس بالشخص الذي يقوم بها، وعلى الرغم من أن محللي الوظائف قد يجمعون معلومات أو بيانات من الموظف الذي يقوم بالوظيفة لدعم تحليلهم. وعادة ما يحدث تحليل الوظيفة على أساس روتيني، ولكن يحدث بشكل خاص إذا تغيرت أهداف الشركة وحدث تغيير في مسؤوليات الوظيفة.

والتحليل الوظيفي يعطي للموظفين والمديرين ومديري الشركات فهمًا واضحًا لكل وظيفة فردية في الشركة والقيمة التي تجلبها، ويعمل تحليل الوظيفة على تحسين عملية التوظيف من خلال تحديد احتياجات الوظيفة بوضوح لمساعدة مديري التوظيف على اختيار المرشح المثالي؛ وكما أن التحليل الوظيفي مفيد في إعداد الموظفين الجدد والمساعدة في مراجعات أداء الموظفين. ويدعم تحليل الوظيفة نمو الموظفين ورضاهم من خلال تحديد فرص التدريب والترقية وزيادة الرواتب؛ اما تصميم الوظيفة Job design فقد ناقشناه بالتفصيل في هذه المقالة.

مقالة ذات صلة: تحليل الوظيفة: ما هو، أهدافه، مميزاته، عيوبه، طرق تحليل الوظيفة، أمثلة عليه

فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *